O czym pamiętać, kiedy ZUS wzywa do złożenia wyjaśnień – historia mojej klientki

Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego przez ZUS – to pismo, które u większości przedsiębiorców wzbudza obawy. 

Dzieje się tak na przykład, gdy chodzi o świadczenia takie jak zasiłek macierzyński. 

Jakiś czas temu  jedna z moich klientek otrzymała takie właśnie takie pismo. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się jak poradziłyśmy sobie ze sprawą, unikając negatywnej decyzji ZUS.

ZUS wszczyna postępowanie wyjaśniające – co to właściwie znaczy?

ZUS może wszcząć postępowanie wyjaśniające, gdy powstają wątpliwości dotyczące prawa do świadczeń – w tym przypadku do zasiłku macierzyńskiego. Może to tez dotyczyć np. zasiłku chorobowego. Pismo, którym ZUS pisze, że rozpoczyna takie postępowanie jeszcze nie jest decyzją odmowną, ale może do niej prowadzić, jeśli nie dostarczymy rzetelnych dokumentów i przekonujących wyjaśnień.

Kiedy ZUS wszczyna postępowanie wyjaśniające?

Najczęściej ZUS kwestionuje świadczenia gdy:

• Pracownica została zatrudniona na krótko przed pójściem na l4 lub urodzeniem dziecka.

• Doszło do znaczącego wzrostu wynagrodzenia przed urodzeniem dziecka a zwłaszcza gdy zmienił się wymiar etatu.

• Pracodawca i pracownica są ze sobą spokrewnieni lub zaprzyjaźnieni.

• Okoliczności zatrudnienia budzą wątpliwości ZUS– np. krótki staż pracy, bardzo wysokie wynagrodzenie, brak wcześniejszego zatrudnienia.

Nasza historia – od niepokoju do sukcesu

Jakiś czas temu moja klientka – właściciela firmy – zadzwoniła do mnie z nerwowym pytaniem: „Pani Mecenas, co teraz będzie?”.

Chodziło o jej pracownicę zatrudnioną kilka miesięcy wcześniej, która właśnie rozpoczęła urlop macierzyński. Wszystko było legalne, pracownica faktycznie zatrudniła się na początku ciąży (nie wiedząc o niej). Moja klientka również nie wiedziała, że jej nowo zatrudniona pracownica jest w ciąży. Pomimo ciąży pracownica pracowała do samego porodu, dobrze wykonując swoje obowiązki. Gdy złożony został do ZUS wniosek o zasiłek macierzyński ZUS poprosił o szczegółowe wyjaśnienia.

Pierwszą reakcją klientki był stres: „Czy popełniłam jakiś błąd? Czy coś mi umknęło?”. Natychmiast przystąpiłyśmy do pracy.

Oto kroki, które podjęłyśmy, aby skutecznie wyjaśnić wątpliwości ZUS:

1. Przejrzałyśmy dokumentację kadrową – umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące czasu pracy, skierowanie na badania medycyny pracy, zaświadczenie o odbyciu szkoleń BHP.

2. Sprawdziłyśmy wypłaty wynagrodzeń – listy płac, potwierdzenia przelewów, zgodność ze zgłoszeniem do ubezpieczeń.

3. Zgromadziłyśmy dodatkowe dowody na prawdziwość zatrudnienia – nie było z tym żadnego problemu, bo pracownica bardzo dużo pracowała i było to świetnie udokumentowane – wiadomości mailowe, kalendarz spotkań, projekty realizowane przez pracownicę, grafik godzinowy, oświadczenia współpracownic.

4. Sporządziłyśmy precyzyjne i konkretne pismo wyjaśniające – opisując jasno sytuację i dołączając sporo dowodów.

Co zrobić, gdy ZUS wzywa do wyjaśnień – porady praktyczne

Na podstawie tej historii podsumowuję kilka wskazówek, które mogą pomóc także Tobie, jeśli znajdziesz się w podobnej sytuacji:

• Działaj szybko, ale bez paniki

Pamiętaj, że wezwanie to nie wyrok, ale czas na działanie jest ograniczony.

• Przygotuj dokumentację – solidną i kompleksową

ZUS oczekuje wyjaśnień i dokumentów, które potwierdzają zatrudnienie pracownicy, takich jak:

• • Umowa o pracę, zakres obowiązków.

  • Listy obecności, ewidencja czasu pracy.

  • Obowiązki związane z medycyna pracy i BHP.

  • Dowody faktycznego świadczenia pracy (korespondencja, dokumenty, świadkowie).

Pamiętaj – jeśli ZUS kwestionuje wysokość wynagrodzenia musisz przygotować dowody na to, że wynagrodzenie było adekwatne do zakresu obowiązków, wykształcenia, doświadczenia pracownicy, porównywalne do wynagrodzeń Twoich innych pracowników na podobnych stanowiskach.

W tej sprawie ZUS akurat o to nie pytał.

• Dbaj o spójność informacji

Pilnuj aby w pismach nie było błędów typu rozbieżności w datach, stanowiskach, wynagrodzeniu.

• Nie odpowiadaj chaotycznie

Wyjaśnienie powinno być jasne, profesjonalne, logiczne i oparte na faktach. ZUS nie potrzebuje emocji, tylko konkretów. Pamiętaj, że jest to bardzo ważny etap postępowania, nie warto tego zaniedbać.

Co pomogło nam zakończyć tę sprawę z sukcesem

W tej sprawie ZUS umorzył postępowanie i nie wydał negatywnej decyzji odmawiającej prawa do zasiłku. Co według mnie przesądziło o pozytywnym rozstrzygnięciu dla naszej klientki?

• Rzetelność dokumentacji od samego początku – klientka była dobrze zorganizowana i miała porządek w dokumentach.

• Zaufanie i świetna współpraca między klientką a kancelarią – klientka od razu po otrzymaniu pisma zadzwoniła do mnie, sprawna komunikacja i szybkie udostępnienie dokumentów pozwoliły nam natychmiast działać.

• Konkretny, profesjonalny styl wyjaśnień – logiczny, oparty na prawie i faktach, kompletny i bez zbędnych emocji.

W efekcie, ZUS uznał nasze argumenty i umorzył postępowanie. Pracownica bez przeszkód mogła cieszyć się pierwszymi miesiącami ze swoim dzieckiem, a moja klientka odzyskała spokój i pewność siebie w prowadzeniu biznesu.

Podsumowanie – o czym pamiętać na przyszłość?

Pamiętaj – ZUS ma prawo zadawać pytania. Warto od samego początku zadbać o dokumentację, która pozwoli Ci w razie potrzeby wykazać, że wszystko zostało zrobione zgodnie z prawem.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zatrudnienia pracowników i zasiłków – zawsze warto skonsultować się ze specjalistą, który pomoże Ci wyjaśnić sytuację, zanim zrobi to ZUS.

Masz podobną sytuację?

Dostałaś wezwanie z ZUS i potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie. Wspólnie przejdziemy przez ten proces skutecznie i bez niepotrzebnego stresu.

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.