Od 8 lipca 2026 roku obowiązują nowe przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy.

Przyznały one PIP nowe uprawnienia w sprawach dotyczących umów cywilnoprawnych i współpracy B2B wykonywanych w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Najważniejsza zmiana polega na tym, że w określonych przypadkach okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Nie zawsze konieczne będzie więc wcześniejsze prowadzenie sprawy przed sądem pracy.

Nie oznacza to automatycznie całkowitego zakazu B2B ani innych umów cywilnoprawnych. Oficjalne komunikaty wskazują, że prawidłowo stosowane umowy nie są zagrożone, a reforma ma egzekwować prawo, które od dawna już obowiązywało.

Zmiana przepisów budzi jednak szereg wątpliwości i pytań. Niemal codziennie dostaję pytania od pracodawców i działów HR o to, jak przygotować się do ewentualnej kontroli PIP, co sprawdzić w umowach i jak ocenić praktykę współpracy z osobami na B2B albo zleceniobiorcami. Pojawiają się również informacje o pierwszych skargach dotyczących możliwych nieprawidłowości w stosowaniu umów zlecenia i B2B.

Dla firm korzystających z B2B i zleceń zmiana przepisów oznacza przede wszystkim konieczność sprawdzenia, czy stosowane modele współpracy są możliwe do obrony. Nie wystarczy jednak sam przegląd umów. Trzeba sprawdzić również praktykę współpracy, sposób zarządzania współpracownikami, rozliczenia, komunikację oraz to, czy osoby na B2B nie funkcjonują w organizacji tak samo jak pracownicy.

W tym artykule wyjaśniam, co zmieniło się po 8 lipca 2026 r., jak działa PIP, kiedy może pojawić się decyzja o istnieniu stosunku pracy, jakie są jej skutki i co pracodawca powinien sprawdzić, zanim zrobi to inspektor pracy.

Dlaczego nowe uprawnienia PIP są ważne dla pracodawców i HR?

Zmiany są przede wszystkim ważne dla firm, które korzystają z elastycznych modeli współpracy takich jak B2B, kontrakty, umowy o świadczeniu usług, umowy zlecenia.

Szczególnie uważnie powinny przyjrzeć się stosowanemu modelowi firmy, w których osoby na B2B albo zleceniobiorcy:

• stale współpracują z firmą
• wykonują podobne zadania jak pracownicy
• są włączeni w strukturę zespołów
• pracują pod stałym nadzorem kierowników czy menedżerów,
• mają stałe miejsce i godziny pracy,
• korzystają z firmowego sprzętu lub firmowych benefitów.

Z doniesień prasowych wynika, że w pierwszej kolejności będą sprawdzane sprawy, które trafią do PIP w wyniku skarg. Można też przypuszczać, że pod lupę trafią branże i obszary, w których często korzysta się z B2B, zleceń albo innych elastycznych modeli współpracy, m.in. IT, sektor medyczny, prace biurowe, ochrona, usługi kurierskie czy sprzątanie.

Zmiany są istotne, ponieważ PIP zyskała szybszą ścieżkę reagowania na sytuacje, w których umowa cywilnoprawna lub B2B jest wykonywana w warunkach podobnych dla stosunku pracy.

Co zmieniło się po 8 lipca 2026 r. – nowe uprawnienia PIP

Zmiany nie obejmują samej definicji stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy.

Zgodnie z tym przepisem przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zmieniają się natomiast narzędzia ułatwiające inspektorom egzekwowanie prawa.

Po zmianach PIP ma nowe uprawnienia w sytuacjach, w których strony zawarły umowę cywilnoprawną, ale sposób jej wykonywania odpowiada warunkom właściwym dla stosunku pracy z art. 22 k.p. Reforma obejmuje m.in. możliwość wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy, nowe zasady kontroli, w tym kontrolę zdalną, wymianę informacji między PIP, ZUS i KAS, interpretację indywidualną GIP oraz wyższe sankcje za niektóre wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Największa praktyczna zmiana polega na tym, że PIP nie musi już ograniczać się do występowania do sądu z powództwem o ustalenie stosunku pracy. W określonych sytuacjach sprawa może zostać rozstrzygnięta już na etapie administracyjnym — decyzją okręgowego inspektora pracy.

Jakie umowy mogą zainteresować PIP?

PIP może przyglądać się różnym formom współpracy cywilnoprawnej, w szczególności:

• umowom zlecenia,
• umowom o świadczenie usług,
• umowom B2B,
• szerokopojętym kontraktom,
• umowom o dzieło,
• innym modelom współpracy, jeżeli przypominają stosunek pracy.

Szczególne ryzyko pojawia się wtedy, gdy dana osoba formalnie jest kontraktorem albo zleceniobiorcą, ale w praktyce pracuje tak jak pracownik: wykonuje bieżące polecenia, ma narzucony czas i miejsce pracy, jest włączona w strukturę firmy, korzysta z tych samych procedur co pracownicy i nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego.

Co PIP będzie sprawdzać w B2B i innych umowach cywilnoprawnych

Przy ocenie umów cywilnoprawnych i B2B PIP nie ograniczy się do samej treści umowy. Bardzo duże znaczenie będzie miał rzeczywisty sposób wykonywania współpracy. Nawet dobrze przygotowana umowa nie zabezpieczy firmy, jeżeli codzienna praktyka przypomina stosunek pracy.

Pamiętaj, że nawet dobrze napisana umowa nie wystarczy – decyduje praktyka współpracy.

W praktyce PIP może zwrócić uwagę między innymi na:

• treść umowy i załączników,
• zakres faktycznie wykonywanych zadań,
• sposób wydawania poleceń,
• poziom samodzielności wykonawcy,
• czas i miejsce świadczenia usług,
• zasady rozliczania wynagrodzenia,
• korzystanie z narzędzi firmy,
• udział w wewnętrznych procedurach,
• podobieństwo do pracowników etatowych,
• możliwość świadczenia usług dla innych klientów,
• odpowiedzialność wykonawcy,
• ryzyko gospodarcze,
• komunikację z managerami,
• dokumentowanie wykonania usług.

PIP w pierwszej kolejności będzie analizować, czy współpraca nie spełnia cech stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy, czyli wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonych przez niego miejscu i czasie. Oprócz tego inspektorzy będą badać całokształt współpracy i jej rzeczywisty przebieg. Więcej o sygnałach ostrzegawczych przeczytasz w artykule: 10 sygnałów, że współpraca B2B przypomina stosunek pracy.

Szczególne znaczenie będzie miało to, czy dokumenty i praktyka pokazują ten sam model współpracy.

Nawet jeżeli umowa przewiduje samodzielność, ale w praktyce manager codziennie wydaje szczegółowe polecenia, powstaje ryzyko. Jeżeli umowa dopuszcza elastyczność, ale osoba na B2B ma stały grafik, również może to wzbudzić wątpliwości.

Jeżeli umowa mówi o niezależnym wykonawcy, ale dana osoba funkcjonuje w firmie tak samo jak pracownik, sama nazwa umowy nie wystarczy.

Jak wygląda kontrola PIP po zmianach

Kontrole mogą być wszczynane z urzędu,  w wyniku skargi – po otrzymaniu informacji o możliwych naruszeniach,   informacji  otrzymanych od innych organów lub na podstawie analizy ryzyka. Jak wspomniałam powyżej, reforma zakłada także szerszą wymianę danych między PIP, ZUS i KAS, co może zwiększyć znaczenie kontroli typowanych na podstawie danych, a nie wyłącznie skarg.

Inspektor pracy ma prawo analizować dokumenty, żądać informacji, odbierać wyjaśnienia, rozmawiać z osobami wykonującymi pracę i badać rzeczywisty sposób organizacji współpracy.

Kontrola może odbywać się w siedzibie pracodawcy, w miejscu wykonywania pracy lub przechowywania dokumentów. Po zmianach istotne znaczenie ma również możliwość prowadzenia części czynności kontrolnych zdalnie, jeżeli nie sprzeciwia się temu cel kontroli. Oznacza to, że część dokumentów i wyjaśnień może być przekazywana elektronicznie.

Wyniki kontroli powinny zostać udokumentowane w protokole. Kontrolowany podmiot ma prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu w terminie 7 dni od jego przedstawienia.

Protokół trzeba przeanalizować, porównać z dokumentami i praktyką, sprawdzić, czy ustalenia inspektora są kompletne i czy wymagają zastrzeżeń.  Ten etap jest ważny, bo pozwala odnieść się do ustaleń inspektora, uzupełnić informacje i wskazać, jeżeli opis kontroli nie oddaje rzeczywistego przebiegu współpracy.

Pamiętaj, że inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole o każdej porze dnia i nocy bez wcześniejszego powiadomienia. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor pracy powinien okazać legitymację służbową i upoważnienie do jej przeprowadzenia.

Polecenie usunięcia naruszeń — pierwszy etap działań PIP

Nowe przepisy nie oznaczają, że kontrola od razu kończy się decyzją okręgowego inspektora pracy. Jeżeli inspektor uzna, że dana umowa cywilnoprawna albo B2B jest wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, w pierwszej kolejności ma obowiązek wydać polecenie usunięcia naruszeń.

W praktyce polecenie może oznaczać konieczność szybkiego podjęcia decyzji przez firmę:

• czy zawrzeć umowę o pracę,
• czy zmienić model współpracy,
• czy uporządkować praktykę,
• czy przygotować argumentację, że dana relacja nie ma charakteru pracowniczego,
• czy zebrać dodatkowe dokumenty i dowody pokazujące rzeczywisty charakter współpracy.

Ten etap jest dla pracodawcy bardzo ważny. Wymaga spokojnej, ale szybkiej analizy. Nie każda sytuacja musi oznaczać automatyczną zmianę umowy. Trzeba jednak ocenić, czy firma rzeczywiście jest w stanie obronić stosowany model współpracy lub jakie będą konsekwencje każdego możliwego rozwiązania.

Decyzja okręgowego inspektora pracy o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy

Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, sprawa będzie miała dalszy ciąg. Okręgowy inspektor pracy (a nie inspektor prowadzący kontrolę) może wówczas wydać decyzję, w której stwierdza istnienie stosunku pracy. 

Decyzja powinna określać podstawowe elementy stosunku pracy, takie jak:

• oznaczenie stron umowy o pracę;
• rodzaj umowy o pracę;
• datę zawarcia umowy o pracę;
• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wymiar czasu pracy;
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Odwołanie od decyzji PIP i postępowanie sądowe

Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do sądu pracy.  Odwołanie będzie można wnieść za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy do właściwego sądu pracy w terminie 1 miesiąca od dnia jej doręczenia. 

To oznacza, że firma nie jest pozbawiona możliwości obrony. Musi jednak działać szybko i uporządkowanie. Szczególne znaczenie będzie miało przygotowanie materiału dowodowego: umów, korespondencji, dokumentów rozliczeniowych, opisów usług, dowodów samodzielności wykonawcy, informacji o sposobie zarządzania współpracą oraz różnicach między kontraktorami a pracownikami.

Nowelizacja przewiduje również rozwiązania przyspieszające postępowanie sądowe, m.in. możliwość wydania wyroku wstępnego, rozpoznania sprawy na posiedzeniu niejawnym w określonych przypadkach oraz prekluzję dowodową, czyli obowiązek przedstawienia twierdzeń i dowodów już na początku postępowania.

Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że firma powinna zbierać dokumenty i dowody wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy sprawa trafi do sądu.

Skutki decyzji PIP

Skutki decyzji okręgowego inspektora pracy trzeba odróżnić od skutków ewentualnego prawomocnego wyroku sądu oraz od ustaleń ZUS lub organów podatkowych.

Sama decyzja PIP zasadniczo działa na przyszłość i nie oznacza automatycznego ustalenia stosunku pracy za cały wcześniejszy okres współpracy (do tego nadal będzie potrzebne postępowanie sądowe).

Zasadniczo decyzja określa stosunek pracy od dnia jej wydania. Skutki za wcześniejsze okresy mogą pojawić się przede wszystkim wtedy, gdy sprawa trafi do sądu albo gdy odrębne działania podejmą ZUS lub organy podatkowe.

Jeżeli decyzja stanie się wykonalna, pracodawca powinien przygotować się na obowiązki właściwe dla stosunku pracy, w szczególności:

• zgłoszenie pracownika do ZUS,
• naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• pobór zaliczek na PIT,
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• stosowanie przepisów o czasie pracy,
• zapewnienie badań lekarskich,
• zapewnienie szkoleń BHP,
• stosowanie przepisów o urlopach i innych uprawnieniach pracowniczych,
• uwzględnienie tej osoby w systemach kadrowo-płacowych.

Ryzyka finansowe mogą okazać się istotne, zwłaszcza gdy firma korzysta z większej liczby podobnych umów. Wtedy jedna zakwestionowana relacja może stać się impulsem do sprawdzenia całego modelu współpracy.

Skutki za wcześniejsze okresy

Wcześniejsze okresy współpracy wymagają osobnej oceny. Nie należy automatycznie zakładać, że sama decyzja PIP rozstrzyga wszystkie skutki za kilka lat wstecz.

Ryzyka dotyczące wcześniejszych okresów mogą pojawić się przede wszystkim w razie:

• postępowania sądowego o ustalenie istnienia stosunku pracy,
• kontroli ZUS,
• kontroli podatkowej,
• roszczeń byłego współpracownika,
• zakwestionowania rozliczeń faktur, podatków lub składek.

Dlatego przy analizie ryzyka nie wystarczy sprawdzić, co stanie się od dnia decyzji. Trzeba również ocenić:

• jak wyglądała wcześniejsza współpraca
• jakie dokumenty firma posiada i
• czy sposób wykonywania umowy mógłby zostać uznany za pracowniczy.

Ryzyka dla pracodawcy

Ustalenie istnienia stosunku pracy może powodować kilka grup ryzyk.

1. Ryzyka finansowe — związane ze składkami, podatkami, opłatami dodatkowymi, odsetkami, świadczeniami pracowniczymi, obsługą kadrowo-płacową i ewentualnymi roszczeniami.
2. Ryzyka prawne — związane z koniecznością stosowania przepisów prawa pracy, prowadzenia akt osobowych, rozliczania czasu pracy, urlopów, BHP i zasad rozwiązywania umów.
3. Ryzyka operacyjne — szczególnie wtedy, gdy podobny model współpracy dotyczy większej grupy osób. Przekształcenie jednej relacji może wymagać sprawdzenia całej organizacji, budżetu, sposobu zarządzania i dokumentacji.
4. Ryzyka wizerunkowe — zwłaszcza gdy kontrola dotyczy większej liczby osób albo temat zostanie nagłośniony przez współpracowników, media lub rynek pracy.

Jak przygotować się na kontrole PIP po zmianie przepisów?

Największym błędem jest czekanie na kontrolę.  Warto wcześniej wiedzieć, z kim współpracuje się na B2B lub na zleceniu, jakie zadania wykonują te osoby. Ponadto należy sprawdzić, czy podobne zadania wykonują pracownicy, kto nimi zarządza i czy dokumenty odpowiadają praktyce.

W osobnym artykule omawiam szerzej jak przygotować firmę do kontroli PIP przy współpracy B2B.

Podsumowanie i rekomendacja

Nowe uprawnienia PIP to rewolucja na rynku pracy, która prawdopodobnie mocno zmieni polski rynek pracy. Firmy powinny znacznie uważniej sprawdzić, czy stosowane modele współpracy są zgodne z rzeczywistością.

Największe ryzyko pojawia się tam, gdzie dokumenty pokazują współpracę dwóch niezależnych podmiotów, ale codzienna praktyka przypomina zatrudnienie pracownicze: stałe godziny, podporządkowanie managerowi, rozliczanie obecności, brak realnej samodzielności albo korzystanie z tych samych procedur co pracownicy.

W Law First pomagam firmom przeprowadzać audyty B2B i umów cywilnoprawnych, oceniać ryzyka PIP/ZUS, przygotowywać rekomendacje zmian oraz porządkować dokumenty i praktykę współpracy. O tym jak wygląda audyt przeczytasz więcej w artykule Audyt umów B2B – co sprawdzić, zanim zrobi to PIP lub ZUS.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy model B2B lub umów cywilnoprawnych w Twojej firmie jest możliwy do obrony przy kontroli PIP, umów konsultację wstępną tutaj.

Pozdrawiam,

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny