Zakład Ubezpieczeń Społecznych z roku na rok zwiększa liczbę przeprowadzanych kontroli. Wykazuje się przy tym niezwykłą skutecznością, ponieważ w przeważającej większości przypadków wykrywa nieprawidłowości. Kontrola ZUS to jednak nic strasznego, jeśli wiesz czego możesz się spodziewać, jakie masz prawa i co zrobić, żeby się do niej dobrze przygotować. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na wszystkie te pytania.

Na czym polega kontrola ZUS?

Kontrola ZUS jest przeprowadzana przez inspektorów, którzy sprawdzają wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Kontrola może dotyczyć wszystkich tematów dotyczących ubezpieczeń społecznych, np. dokonywania zgłoszeń do ubezpieczeń czy prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek.

Kiedy ZUS przeprowadza kontrolę?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przeprowadza kontrole według rocznego planu kontroli. Jest on sporządzany na podstawie analizy prawdopodobieństwa naruszenia przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i innych zleconych zadań. ZUS wybiera do kontroli pracodawców, wobec których ma podejrzenie, że łamią przepisy.

Czy kontrola ZUS może być niezapowiedziana?

W przypadku przedsiębiorców ZUS nie może przeprowadzić niezapowiedzianej kontroli. Przed rozpoczęciem kontroli ZUS powinien dostarczyć zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor może zacząć kontrolę najwcześniej 7 dni, a najpóźniej 30 dni po doręczeniu zawiadomienia. Jeśli już upłynęło 30 dni od dostarczenia zawiadomienia to inspektor powinien ponownie wysłać zawiadomienie.

Kiedy ZUS nie może przeprowadzić kontroli?

Inspektor przede wszystkim nie może przeprowadzić kontroli, jeśli nie poinformował o niej w odpowiednim terminie, nie wylegitymował się przed jej rozpoczęciem lub nie doręczył upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeśli przedsiębiorca uważa kontrolę za niezgodną z przepisami, może wnieść sprzeciw, który ją wstrzymuje. Na wniesienie sprzeciwu płatnik ma 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpiła przesłanka do wniesienia sprzeciwu. ZUS rozpatruje sprzeciw w terminie 3 dni roboczych i wydaje postanowienie w sprawie dalszego prowadzenia kontroli.

Oprócz tego ZUS nie może przeprowadzić kontroli, jeśli u danego przedsiębiorcy jest już prowadzona kontrola przez inny organ. W takiej sytuacji ZUS powinien odstąpić od kontroli oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny jej termin.

Co najczęściej kontroluje ZUS?

Według raportu Grant Thornton dotyczącego kontroli ZUS przeprowadzonych w 2023 roku, inspektorzy najczęściej kontrolują:

• Outsourcing pracowników
• Pozorność zatrudnienia
• Oddelegowywanie pracowników do pracy za granicę
• Wykonywanie dodatkowej pracy na rzecz własnego pracodawcy
• Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych
• Świadczenia z ubezpieczeń społecznych
• Prawidłowość naliczania składek
• Umowy cywilnoprawne (klasyfikacja umów)
• System kafeteryjny
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawców?

Zgodnie ze wskazanym wyżej raportem pracodawcy najczęściej naruszali cztery przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

• art. 8 ust. 2a – dotyczący wykonywania przez pracownika dodatkowej pracy na rzecz pracodawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej
• art. 9 – dotyczący zbiegu tytułów ubezpieczeń emerytalnych i rentowych
• art. 18 – dotyczący podstawy wymiaru składek
• art. 36 ust. 1 – dotyczący braku obowiązkowego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.

W ramach przygotowań na potencjalną kontrolę ZUS warto w szczególności skontrolować, czy w Twojej firmie nie jest popełniany jeden z powyższych błędów.

Jak przygotować firmę na kontrolę ZUS?

Oczywiście najlepszym sposobem na przygotowanie się do kontroli ZUS jest systematyczne, dokładne i prawidłowe prowadzenie dokumentacji. W tym celu warto regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne, żeby odpowiednio wcześnie wykryć i skorygować ewentualne błędy.

Polecam Ci również pozostawanie w stałym, regularnym kontakcie z prawnikiem specjalizującym się w sprawach ZUS. Przepisy często się zmieniają, dlatego warto trzymać rękę na pulsie i aktywnie reagować na zmiany w prawie. Jeśli masz jakieś wątpliwości dotyczące ZUS w swojej firmie możesz się ze mną skontaktować tutaj. Dzięki temu kontrole ZUS będą dla Ciebie mniej stresujące.

Gdzie ZUS przeprowadza kontrolę?

Co do zasady ZUS przeprowadza kontrolę w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach, w których prowadzi działalność. ZUS może również skontrolować miejsca prowadzenia działalności przez osoby trzecie, którym przedsiębiorca powierzył niektóre czynności na podstawie odrębnych umów.

Inspektor ZUS przeprowadza czynności kontrolne w innych miejscach, jeśli płatnik nie zapewnił mu odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli lub gdy wymaga tego charakter czynności.

Inspektor może też przeprowadzić kontrolę w placówce ZUS, jeśli uzyska na to zgodę kontrolowanego. Czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w placówce ZUS bez zgody płatnika, jeśli:

• ich charakter tego wymaga
• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek
• płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby
• płatnik nie wykreślił, bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tam zapisanym nie prowadzi działalności.

Czy ZUS może przeprowadzić kontrolę zdalnie?

Za zgodą płatnika składek ZUS może przeprowadzić zdalną kontrolę za pośrednictwem operatora pocztowego lub komunikacji elektronicznej. Zdalna kontrola jest dopuszczalna, jeśli usprawni to prowadzenie czynności kontrolnych lub przemawia za tym charakter prowadzonej działalności. ZUS może przeprowadzić kontrolę zdalną na wniosek płatnika składek złożony po wszczęciu kontroli lub w jej trakcie.

Ile trwa kontrola ZUS?

Czas trwania kontroli ZUS w danym roku jest ograniczony czasowo. Na podstawie ustawy prawo przedsiębiorców kontrola ZUS nie może przekroczyć rocznie:

• 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców
• 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców
• 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców
• 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

ZUS może przedłużyć kontrolę ponad ustawowy limit tylko w wyjątkowych przypadkach, które w tym przypadku rzadko znajdą zastosowanie.

Kontrola ZUS krok po kroku

1. Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

Inspektor ZUS przed wszczęciem kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze jej przeprowadzenia. Kontrola może się rozpocząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

2. Wylegitymowanie inspektora i doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli

Inspektor przed wszczęciem kontroli powinien okazać swoją legitymację służbową (wzór legitymacji) oraz doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. W upoważnieniu powinny być wskazane najważniejsze informacje dotyczące kontroli, m.in. jej podstawa prawna, dane inspektora czy przedmiotowy zakres kontroli. Szczegółowe informacje dotyczące upoważnienia znajdują się w art. 89 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Za datę wszczęcia kontroli uznaje się dzień doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

3. Uprawnienia inspektora ZUS podczas kontroli

Inspektor ZUS podczas przeprowadzania kontroli ma prawo:

• badać księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek
• zabezpieczać zebrane dowody
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• wzywać i przesłuchiwać świadków;
• wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Ponadto inspektor ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności. Nie musi posiadać przepustki, nie podlega też rewizji osobistej.

4. Obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli

Podczas kontroli ZUS płatnicy składek mają obowiązek współpracować z inspektorem. W związku z tym są zobowiązani:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji, które wiążą się z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację)
• udostępnić do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli w przypadku zaległości składkowych
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych
• udzielać wyjaśnień
• przedstawić polskie tłumaczenie dokumentacji, którą sporządzono w języku obcym.

5. Prawa płatnika składek podczas kontroli

Płatnik składek podczas kontroli ZUS ma nie tylko obowiązki, ale również uprawnienia do:

• Wniesienia sprzeciwu – w razie kontroli niezgodnej z przepisami.
• Uczestnictwa w czynnościach kontrolnych – płatnik lub wskazana przez niego osoba mogą być obecni w czasie kontroli.
• Udziału w przesłuchaniach lub oględzinach – płatnik powinien zostać być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Nie ma to zastosowania, jeśli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności.
• Sprawnego i niezakłócającego funkcjonowania przedsiębiorcy przeprowadzenia czynności kontrolnych przez inspektora.

6. Zakończenie kontroli – protokół

Inspektor ZUS na koniec kontroli powinien sporządzić protokół, w którym wskazuje ustalenia dokonane podczas kontroli. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany przedsiębiorca. Inspektor doręcza protokół osobiście lub wysyła go pocztą. Płatnik po otrzymaniu protokołu może go zaakceptować lub złożyć zastrzeżenia.

7. Brak zastrzeżeń do protokołu

Jeśli kontrolowany przedsiębiorca nie ma zastrzeżeń do protokołu, powinien złożyć dokumenty korygujące lub dokumenty, w zakresie których wykazano braki podczas kontroli. Ma na to 30 dni od dnia otrzymania protokołu.

8. Zastrzeżenia do protokołu

Kontrolowany przedsiębiorca ma 14 dni liczone od dnia otrzymania protokołu na złożenie zastrzeżeń i przedstawienie odpowiednich dowodów. Inspektor musi rozpatrzyć zastrzeżenia i jeśli wymaga tego sytuacja, wykonać dodatkowe czynności kontrolne. O rozpatrzeniu sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń inspektor informuje na piśmie.

W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń przez inspektora, płatnik ma 30 dni od otrzymania pisma na złożenie dokumentów korygujących. Jeśli tego nie zrobi, to ZUS wszcznie postępowanie administracyjne.

Podczas postępowania płatnik ma prawo przedstawiać nowe dowody, wypowiadać się co do zebranych dowodów i materiałów oraz przeglądać akta sprawy. Postępowanie modelowo powinno trwać miesiąc lub dwa miesiące w przypadku skomplikowanych spraw.

ZUS kończy postępowanie wydając decyzję. Po otrzymaniu decyzji przedsiębiorca może:

• złożyć dokumenty korygujące w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się decyzji, jeśli zgadza się z rozstrzygnięciem
• odwołać się do sądu, jeśli nie zgadza się z rozstrzygnięciem.

Myślę, że ten artykuł pomoże Ci dobrze przygotować się na kontrolę ZUS. Moim zdaniem jeśli prowadzisz firmę to warto także zapoznać się z wpisem: Co robi PIP i jak przygotować swoją firmę na kontrolę?

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny