Od 5 listopada 2026 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą musieli określić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach wskazanych w ustawie.
Termin na dostosowanie dotychczasowego dokumentu albo wprowadzenie nowego regulaminu upływa 5 maja 2027 r. Nie warto jednak czekać do maja przyszłego roku. Nowe obowiązki dotyczące systematycznego przeciwdziałania mobbingowi i naruszaniu zasady równego traktowania zaczną obowiązywać już 5 listopada 2026 r.
W wielu firmach od lat funkcjonują polityki antymobbingowe, procedury zgłaszania nieprawidłowości czy komisje rozpatrujące skargi pracowników. Czy te rozwiązania wystarczą po zmianie przepisów? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.
1. Kto musi wprowadzić regulamin antymobbingowy?
Zgodnie z nowym art. 94³a Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników będzie zobowiązany do określenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań dotyczących przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania oraz godności i innych dóbr osobistych pracownika.
Jeżeli wymagane reguły, procedury oraz częstotliwość działań zostały określone w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie pracy, odrębny regulamin nie będzie konieczny. Jeżeli obecne dokumenty nie spełniają tych wymagań, pracodawca będzie musiał je uzupełnić albo przyjąć odrębny regulamin przewidziany w art. 94³a Kodeksu pracy.
Określenie „regulamin antymobbingowy” jest jedynie używanym tu skrótem. Ustawowy zakres dokumentu jest szerszy. Obejmuje także dyskryminację, nierówne traktowanie oraz naruszanie godności i innych dóbr osobistych pracownika.
Czy do progu 10 pracowników wlicza się zleceniobiorców i osoby na B2B?
Próg określony w art. 94³a Kodeksu pracy odnosi się do liczby pracowników, a nie wszystkich osób świadczących pracę lub usługi na rzecz firmy. Nie uwzględnia się więc osób współpracujących na podstawie umów zlecenia czy kontraktów B2B.
Czy regulamin antymobbingowy powinien obejmować osoby współpracujące na B2B?
To dość częste pytanie. Jest to odrębna kwestia od sposobu ustalania progu zatrudnienia. Natomiast przepisy wyraźnie przewidują, że sprawcą mobbingu wobec pracownika może być także osoba wykonująca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. A zatem również osoba współpracująca na B2B czy zleceniu będzie mogła być sprawcą mobbingu. Tego nie można wykluczyć wewnętrznie.
Nie oznacza to jednak, że osobom współpracującym na podstawie B2B czy zlecenia przysługują pracownicze roszczenia z tytułu mobbingu. Kodeks pracy w tym zakresie chroni pracowników.
Czy pracodawca zatrudniający mniej niż 10 pracowników musi wprowadzić regulamin antymobbingowy?
Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 pracowników nie będzie objęty obowiązkiem wydania odrębnego regulaminu wynikającym z art. 94³a Kodeksu pracy. Nie zwalnia go to z obowiązku przeciwdziałania mobbingowi i innym naruszeniom objętym nowymi przepisami.
2. Mamy już politykę antymobbingową. Czy musimy przygotować nowy dokument?
Bardzo często firmy mają już politykę antymobbingowa. Co wtedy? Czy trzeba przygotować nowy dokument? Nowelizacja nie nakazuje aby wszystkie dotychczasowe polityki uchylić i zastąpić nowymi. Natomiast na pewno tego typu dokumenty należy sprawdzić.
Przegląd obecnej dokumentacji powinien objąć przede wszystkim:
- zakres regulacji – czy obejmuje nie tylko mobbing, ale również dyskryminację, nierówne traktowanie oraz naruszanie godności i innych dóbr osobistych pracownika;
- definicje i kryteria oceny zgłoszeń – w tym odwołania do długotrwałości zachowań lub określonego celu sprawcy;
- działania prewencyjne i ich częstotliwość – czy opisuje je obok zasad rozpatrywania skarg;
- zasady prowadzenia postępowań wyjaśniających – również w świetle nowych przepisów dotyczących uprawdopodobnienia nierównego traktowania;
- charakter prawny dokumentu i sposób jego przyjęcia.
Zmiany definicji mobbingu i ich znaczenie dla oceny zgłoszeń omawiam szerzej w artykule „Nowe przepisy o mobbingu — co powinien sprawdzić pracodawca?”.
Samo posiadanie dokumentu zatytułowanego „Polityka antymobbingowa” nie świadczy o wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 94³a Kodeksu pracy, gdyż może się okazać niewystarczająca już choćby jeśli chodzi o zakres regulacji. Istniejąca polityka może natomiast oczywiście stanowić podstawę dostosowania. Tak aby na końcu odpowiadała nowym wymaganiom co do treści i trybu wprowadzenia.
Czy wystarczy polityka obowiązująca w międzynarodowej grupie kapitałowej?
Bardzo częsty problem w przypadku spółę z grup, które stosują regulacje narzucone przez spółkę matkę, nierzadko opracowane w oparciu o inne przepisy, a wręcz inną kulturę prawną. Dokument grupowy może stanowić podstawę regulacji obowiązujących u polskiego pracodawcy. Sam w sobie nie gwarantuje jednak spełnienia polskich wymagań dotyczących zakresu regulacji oraz sposobu ich przyjęcia. To zawsze warto sprawdzić sprawdzić.
Na przykład globalna procedura przyjęta na poziomie grupy nie oznacza z góry, że polski podmiot przeprowadził wymagane uzgodnienia.
3. Co powinien zawierać regulamin antymobbingowy?
Nowe przepisy co oczywiste nie zawierają wzoru regulaminu. Wskazują jednak co trzeba w regulaminie określić. I tak, wymagają określenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań w czterech obszarach:
- przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika;
- przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu;
- przeciwdziałania dyskryminacji;
- przeciwdziałania mobbingowi.
Przy przeglądzie dokumentu warto sprawdzić, czy określa on nie tylko zakazane zachowania, ale również sposób postępowania w razie ich wystąpienia.
Przykłady braków w dokumentacjo, które będą wymagały uzupełnienia:
- Działania prewencyjne – dokument przewiduje szkolenia, ale nie określa, jak często mają się odbywać.
- Przyjmowanie zgłoszeń – zgłoszenia przyjmuje dyrektor HR, ale procedura nie przewiduje sytuacji, gdy zarzuty dotyczą właśnie jego.
- Bezstronność postępowania – nie określono zasad wyłączenia z postępowania osoby pozostającej w konflikcie interesów.
- Działania po zakończeniu postępowania – procedura kończy się sporządzeniem raportu, ale nie wskazuje, kto odpowiada za decyzje i dalsze działania.
4. Kto powinien przyjmować zgłoszenia i prowadzić postępowania?
Przepisy tego nie precyzują. To firma powinna określić jakie rozwiązanie będzie optymalne w jej przypadku. Zadania te mogą zostać powierzone na przykład pracownikowi działu HR, wyznaczonej osobie z innego działu, wewnętrznej komisji antymobbingowej czy też osobom spoza organizacji.
Czy komisja antymobbingowa musi być stała?
Nie ma ustawowego obowiązku powoływania stałej komisji antymobbingowej. Możliwe jest zarówno utworzenie komisji funkcjonującej na stałe, jak i powoływanie jej w związku z konkretnym zgłoszeniem. Powołanie stałej komisji może być korzystne, ale może rodzić problemy np. w przypadku nieobecności jednego z członków, rozstania z firmą itd.
Przy wyborze modelu znaczenie ma wiele czynników między innymi zapewnienie bezstronności postępowania oraz kompetencje osób, którym powierzono jego prowadzenie, a także struktura firmy, rotacja pracowników itp.
Przykładowo, jeżeli zgodnie z regulaminem zgłoszenia przyjmuje dyrektor HR, trzeba przewidzieć sposób postępowania również w sytuacji, gdy zarzuty dotyczą właśnie tej osoby. Podobny problem powstaje, gdy zgłoszenie dotyczy członków komisji.
Czy trzeba rozpatrywać zgłoszenia anonimowe lub niezgodne z procedurą?
Informacja o możliwym naruszeniu może trafić do pracodawcy jako anonimowe zgłoszenie, albo rozmowa z pracownikiem, który nie chce składać oficjalnej skargi. Co wtedy?
Procedura powinna przewidywać sposób postępowania z takimi informacjami. Moim zdaniem jednak brak formalnej skargi nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przeciwdziałania naruszeniom. Zakres możliwych działań powinien zależeć jednak od konkretnej treści otrzymanej informacji, wagi sprawy i możliwości wyjaśnienia okoliczności.
Czy zgłoszenia mobbingu można przyjmować przez kanał zgłoszeń przeznaczony dla sygnalistów?
Kolejne częste pytanie. Zazwyczaj możliwe będzie wykorzystanie analogicznego technicznie rozwiązania. Nie oznacza to jednak, że każde zgłoszenie mobbingu automatycznie podlega ustawie o ochronie sygnalistów oraz, że powinno być to łączone.
Prawo pracy nie należy do ustawowego katalogu dziedzin objętych ustawą o ochronie sygnalistów. Co prawda art. 3 ust. 2 pozwala rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych na inne naruszenia i w niektórych firmach taka sytuacja ma miejsce, ale nie oznacza to automatycznie spełnienia nowych wymogów dotyczących przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania oraz godności i innych dóbr osobistych pracownika. Użycie konkretnego kanału zgłoszeń powinno być przeprowadzone analizą w konkretnej firmie.
5. Jak uzgodnić i wdrożyć regulamin antymobbingowy?
Tryb wdrożenia zależy od tego, czy pracodawca przyjmuje odrębny regulamin na podstawie art. 94³a Kodeksu pracy, czy zmienia regulamin pracy.
Uzgodnienie odrębnego regulaminu
Zgodnie z art. 94³a Kodeksu pracy pracodawca uzgadnia treść odrębnego regulaminu z zakładową organizacją związkową.
Jeżeli działa więcej niż jedna organizacja związkowa, uzgodnienia prowadzi się z tymi organizacjami. Gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści ze wszystkimi, pracodawca uzgadnia ją z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia w trybie przewidzianym w art. 94³a § 2 lub 3, pracodawca ustala treść regulaminu, uwzględniając ustalenia poczynione w toku uzgodnień. Jeżeli treść zostanie uzgodniona wcześniej, nie trzeba czekać na upływ 30 dni.
Co z regulaminem antymobbingowym w sytuacji, gdy w firmie nie działają związki zawodowe?
W takim przypadku odrębny regulamin uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Czy przedstawiciele wybrani wcześniej do innych celów mogą uzgodnić regulamin antymobbingowy?
Znaczenie ma sposób wyłonienia dotychczasowych przedstawicieli oraz zakres umocowania otrzymanego od pracowników.
Jeżeli ich mandat nie obejmuje uzgadniania tego rodzaju regulacji albo istnieją co do tego wątpliwości, zasadne będzie ponowne wyłonienie przedstawicieli.
Czy wystarczy jeden przedstawiciel pracowników?
Ta kwestia bardzo często rodzi wątpliwości. Nie. Regulamin powinien być uzgodniony z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników. Art. 94³a § 5 Kodeksu pracy posługuje się liczbą mnogą, co przesądza o tym, że jeden przedstawiciel nie będzie wystarczający, choć nie określa minimalnej liczby przedstawicieli wprost liczbą.
A jeżeli zasady zostaną wprowadzone do regulaminu pracy?
Wówczas stosuje się zasady ustalania i zmiany regulaminu pracy, a nie tryb uzgodnień przewidziany dla odrębnego regulaminu w art. 94³a § 2–5 Kodeksu pracy. W szczególności, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca zgodnie z art. 104² § 2 Kodeksu pracy.
Kiedy regulamin zacznie obowiązywać?
Do odrębnego regulaminu przewidzianego w art. 94³a stosuje się odpowiednio art. 104³ Kodeksu pracy.
Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.
6. Dlaczego samo przyjęcie regulaminu nie wystarczy?
Nowelizacja wyraźnie wskazuje, że przeciwdziałanie mobbingowi i naruszaniu zasady równego traktowania powinno mieć charakter systematyczny.
Wdrożenie obejmuje więc również przygotowanie kadry kierowniczej, pracowników HR oraz osób przyjmujących i rozpatrujących zgłoszenia do stosowania procedury. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie zasady obowiązują w firmie i gdzie mogą zgłaszać nieprawidłowości. Kadra kierownicza powinna wiedzieć, jak reagować na mobbing.
Działania zaplanowane w regulaminie trzeba następnie realizować i dokumentować. W razie sporu znaczenie może mieć nie tylko sama treść dokumentu, ale też możliwość wykazania, jakie szkolenia, działania informacyjne, postępowania czy działania naprawcze rzeczywiście przeprowadzono.
Więcej o nowych zasadach odpowiedzialności pracodawcy za mobbing piszę w przeglądzie zmian obowiązujących od 5 listopada 2026 r.
7. Do kiedy trzeba wdrożyć nowe regulacje antymobbingowe?
Nowelizacja Kodeksu pracy wchodziw życie 5 listopada 2026 r. Przewidziany w niej sześciomiesięczny termin na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu upływa 5 maja 2027 r.
W harmonogramie wdrożenia trzeba uwzględnić przygotowanie dokumentacji, ewentualne wyłonienie przedstawicieli pracowników, uzgodnienia oraz dwutygodniowy okres poprzedzający wejście regulaminu w życie. Rekomenduję zaplanowanie prac tak, aby do 5 maja 2027 r. regulamin już obowiązywał.
Prace nad dokumentami nie powinny wstrzymywać działań prewencyjnych ani reakcji na zgłoszenia. Nowe przepisy dotyczące systematycznego przeciwdziałania naruszeniom zaczną obowiązywać już 5 listopada 2026 r.
Jeżeli potrzebują Państwo oceny, czy obecna polityka antymobbingowa spełni nowe wymagania, albo pomocy w przygotowaniu i wdrożeniu regulaminu, zapraszam do kontaktu. W Law First wspieram pracodawców w przeglądzie dokumentacji, dostosowaniu procedur i przygotowaniu osób odpowiedzialnych za ich stosowanie.
Irena Pacholewska-Urgacz
radca prawny
Zdjęcie pochodzi z portalu Unspalsh.