Pracodawco, dowiedz się jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Jeśli jesteś pracodawcą, czyli zatrudniasz choćby jedna osobę na umowie o pracę, prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z twoich obowiązków. Jego niewypełnienie może mieć dla twojej firmy poważne konsekwencje, w tym skutkować karą nawet do 30 tys. zł.

Wiem, że ogrom obowiązków potrafi przetłoczyć niejednego przedsiębiorcę. Dlatego przygotowałam dla ciebie najważniejsze wiadomości na temat dokumentacji pracowniczej w pigułce.

Z tego artykułu dowiesz się, co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej, w jakiej formie możesz ją prowadzić oraz, jak długo musisz przechowywać.

Co się składa na dokumentację pracowniczą

Dokumentacja pracownicza to zbiór informacji i dokumentów dotyczących zatrudnienia pracowników, prowadzony przez pracodawcę. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracownika w 2024 roku – podstawowe informacje

Akta osobowe pracownika to tylko jedna z części dokumentacji pracowniczej. Są one zakładane i prowadzone osobno dla każdego pracownika. Tak jak wspomniałam powyżej, nawet jeśli masz tylko jednego pracownika to musisz założyć dla niego akta osobowe. Ale nie zakłada się nowych akt pracowniczych dla każdej kolejnej umowy o pracę zawieranej z tym samym pracownikiem.

Przykład: Pracownik początkowo był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony sześciu miesięcy. Następnie pracodawca zawarł z nim umowę na czas nieokreślony. Z zawarciem nowej umowy nie zakłada się nowych akt osobowych dla pracownika, tylko kontynuuje prowadzenie dotychczasowych.

Co powinno być w aktach osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części: A, B, C, D, E.

W części A znajdują się oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, list motywacyjny). Tutaj powinny się także znaleźć skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W części B powinny się znaleźć oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu. Należą do nich m.in. umowa o pracę, umowa lojalnościowa, potwierdzenie dotyczące zapoznania się przez pracownika z regulaminami czy dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego.

Część C dotyczy oświadczeń i dokumentów związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Znajdą się w niej m.in. oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy czy wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy.

W części D należy umieszczać odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Część E została dodana stosunkowo niedawno, bo w 2023 roku. Powinny znaleźć się w niej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak układać dokumenty w aktach osobowych?

Przepisy bardzo konkretnie określają, jak należy prowadzić akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w danej części akt osobowych powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane. Na początku każdej części akt powinien być umieszczony wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Dobre prowadzenie akt osobowych pozwala na pełne odtworzenie historii zatrudnienia danego pracownika.

Z czego składa się dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzi dokumentację w sprawach związanych z zatrudnieniem. Dokumentacja ta obejmuje:

• dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
• dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego
• karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

W tej części dokumentacji mogą znaleźć się również inne dokumenty, nie ujęte wprost w przepisach. Warto jednak przemyśleć czy zawsze będzie to dla ciebie korzystne. Wprowadzenie dokumentu do dokumentacji pracowniczej wiąże się z tym, że musisz przestrzegać wymogów jej dotyczących.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. To do ciebie należy wybór, która z tych form będzie wygodniejsza w twojej organizacji. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz się zdecydować na zmianę postaci dokumentacji pracowniczej.

Dopuszczalne też jest prowadzenie dokumentacji w postaci mieszanej, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, a pozostałej dokumentacji w postaci papierowej. Niedopuszczalne jest jednak prowadzenie akt osobowych w różnych postaciach, np. części A w postaci papierowej, a części B w postaci elektronicznej.

Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej powinien gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej nie powinny stwarzać ryzyka jej uszkodzenia lub zniszczenia.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez cały okres trwania stosunku pracy oraz odpowiedni czas po jego zakończeniu. Czas przechowywania dokumentacji zależy od tego, kiedy została zawarta dana umowa i może wynosić:

1. 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później
2. 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony między 1999 r. a 2018 r., pod warunkiem, że złożysz oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie
3. 50 lat – jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku lub nie spełniłeś powyższych warunków dla umów zawartych w latach 1999-2018.

Jak zawsze mam nadzieję, że ten artykuł będzie do ciebie pomocny.

Irena Pacholeska-Urgacz

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.