Co robi PIP i jak przygotować swoją firmę na kontrolę?

Kontrola PIP w firmie to zazwyczaj stresujące wydarzenie, ale wcale nie musi tak być. Poniżej znajdziesz garść informacji o tym, jak przebiega kontrola PIP oraz jak się na nią przygotować. Pomoże Ci to uniknąć niepotrzebnego stresu i skupić się na ważniejszych rzeczach związanych z prowadzeniem biznesu.

Na czym polega kontrola PIP?

Kontrola PIP ma na celu sprawdzenie, czy Twoja firma jest prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem. Inspektor podczas kontroli przede wszystkim sprawdza przestrzeganie prawa pracy, przepisów i zasad BHP oraz legalność zatrudnienia.

Co będzie kontrolowała PIP w 2025 roku?

Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała w swoim programie działania na lata 2025 – 2027 aż 55 tys. kontroli w 2025 roku. Kontrola obejmie w szczególności:

• Przestrzeganie zasad BHP (m.in. zapobieganie wypadkom w sektorze przemysłowym, ochrona przed szkodliwymi czynnikami)
• Legalność zatrudnienia (m.in. eliminowanie pracy „na czarno”, sprawdzanie legalności pracy cudzoziemców)
• Umowy i wynagrodzenia (przede wszystkim zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych, przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej)
• Prawa pracownicze (przede wszystkim ochrona praw pracowników z niepełnosprawnościami, przestrzeganie przepisów o pracy zdalnej, uprawnienia związane z rodzicielstwem, ochrona sygnalistów)
• Prawa cudzoziemców.

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Najlepszym sposobem na przygotowanie się do kontroli PIP jest bieżące dbanie o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, przestrzeganie zasad BHP oraz innych wymogów prawnych. Jeśli masz wątpliwości co do prawidłowości działania Twojej formy warto:

• przeprowadzić audyty struktury i podstaw zatrudnienia
• zweryfikować umowy osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, o dzieło oraz B2B pod kątem spełniania przez nie cech stosunku pracy
• zweryfikować kwestie związane z czasem pracy, m.in. obowiązujące systemy, sposób ich wprowadzenia, pracę w godzinach nadliczbowych
• skontrolować legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy tymczasowej
• zweryfikować obowiązujące przepisy BHP oraz ich przestrzeganie w Twojej firmie
• skontrolować politykę firmy dotyczącą zatrudniania osób z niepełnosprawnościami
• zweryfikować przestrzeganie praw pracowniczych, m.in. w zakresie pracy zdalnej i praw rodziców, urlopów czy wypłaty wynagrodzeń
• zweryfikować funkcjonujące w firmie akty dotyczące sygnalistów oraz ochronę ich praw.

Czy PIP kontroluje bez „donosu”?

Bardzo często PIP podejmuje działania kontrolne po otrzymaniu informacji o możliwych naruszeniach w firmie. Zazwyczaj pochodzą one od obecnych lub byłych pracowników, którzy poczuli się niesprawiedliwie potraktowani przez pracodawcę. Czasami „donosy” składa też nieuczciwa konkurencja.

Jednak PIP oczywiście może działać również bez wcześniejszej skargi. Jeśli urząd stwierdzi, że u danego pracodawcy istnieje ryzyko naruszeń prawa, może z własnej inicjatywy skontrolować jego działalność.

Czy kontrola PIP może być niezapowiedziana?

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzenia kontroli bez uprzedzenia. Inspektor może wcześniej powiadomić pracodawcę mailowo, telefonicznie lub pisemnie o planowanej kontroli. Nie jest to jednak jego obowiązek.

Kiedy przychodzi PIP na kontrolę?

Na podstawie ustawy o PIP, inspektor może przeprowadzić kontrolę  bez uprzedzenia „o każdej porze dnia lub nocy”. W praktyce oznacza to, że inspektor może przyjść w dowolnym czasie, aby skontrolować działalność pracodawcy.

Ile trwa kontrola PIP?

Ta kwestie reguluje ustawa Prawo przedsiębiorców. Na podstawie art. 55 ustawy prawo przedsiębiorców, czas trwania kontroli u przedsiębiorcy w danym roku nie może przekraczać:

• 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców
• 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców
• 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców
• 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

Od powyższej zasady istnieje jednak szereg wyjątków. Kontrola może być przedłużona m.in. gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska, i przypadku PIP niektóre z tych wyjątków znajdują zastosowanie. W każdej sytuacji PIP powinien przeprowadzać czynności kontrolne sprawnie, bez zbędnego przedłużania kontroli.

Co sprawdza PIP na kontroli?

PIP podczas kontroli sprawdza przede wszystkim:

• przestrzeganie przepisów prawa pracy (w tym przepisów BHP)
• legalność zatrudnienia
• wywiązywanie się z obowiązku wypłacania minimalnego wynagrodzenia
• przestrzeganie przepisów dotyczących zakazu handlu w niedziele i święta.

Kto może być kontrolowany przez PIP?

Kontroli PIP podlegają przede wszystkim:

• pracodawcy, czyli podmioty zatrudniające pracowników
• przedsiębiorcy, na rzecz których wykonują pracę osoby fizyczne (w zakresie BHP i kontroli legalności zatrudnienia).

Oznacza to, że jeśli zatrudniasz ludzi na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia czy B2B, możesz zostać skontrolowany przez PIP.

Gdzie może się odbywać kontrola PIP?

Inspektor pracy może przeprowadzić kontrolę w:

• siedzibie kontrolowanego pracodawcy
• innych miejscach wykonywania zadań pracodawcy
• miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

Inspektor może wykonywać niektóre czynności kontrolne w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP (np. zapoznawanie się z dokumentacją).

W żadnym wypadku kontrola nie może być przeprowadzona tylko i wyłącznie w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

Jak wygląda kontrola PIP w 5 krokach?

1. Weryfikacja inspektora PIP

Kontrolę przeprowadza inspektor pracy lub inny upoważniony pracownik Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor przed rozpoczęciem kontroli jest zobowiązany do okazania legitymacji służbowej, która potwierdza jego tożsamość i uprawnienia.

Jeśli inspektor nie okazał legitymacji poproś go o to. Pamiętaj, że w przypadku odmowy nie masz obowiązku wpuszczania takiej osoby na teren zakładu pracy. Wzór legitymacji został określony w przepisach i możesz go znaleźć tutaj.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli PIP

Inspektor pracy powinien również okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Oficjalny wzór upoważnienia ze wskazaniem niezbędnych informacji znajdziesz tutaj.

W wyjątkowych sytuacjach inspektor może przeprowadzić kontrolę jedynie po okazaniu legitymacji służbowej. Ma to miejsce, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli. W tym przypadku, w terminie 7 dni od podjęcia kontroli, powinno zostać doręczone upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, zawierające powyższe dane.

3. Uprawnienia inspektora podczas kontroli PIP

Podczas kontroli inspektor może sprawdzać wszystko, co dotyczy zakresu kontroli, który został określony w upoważnieniu. W trakcie kontroli inspektor miedzy innymi ma prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń pracodawcy (inspektor nie musi posiadać przepustki, jest zwolniony z rewizji osobistej)
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy
• żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą od pracodawcy i związanych z nim osób (m.in. pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych)
• przesłuchiwania wyżej wymienionych osób
• przeglądania dokumentów, w tym akt osobowych pracowników i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez zatrudnione osoby
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Pełny zakres uprawnień inspektora pracy został opisany w art. 23 ustawy o PIP.

4. Obowiązki pracodawcy podczas kontroli PIP

Pracodawca powinien przede wszystkim zapewnić inspektorowi pracy odpowiednie warunki i środki, które pozwolą na sprawne przeprowadzenie kontroli. W szczególności należy:

• niezwłocznie przedstawiać inspektorowi pracy żądane dokumenty i materiały
• pilnować terminowego udzielania informacji przez były i obecnych pracowników oraz osoby zatrudnione na innej podstawie niż umowa o pracę
• udostępniać urządzenia techniczne
• w miarę możliwości zapewnić inspektorowi oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

5. Zakończenie kontroli

Zakończenie kontroli PIP powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Inspektor pracy powinien sporządzić protokół, w którym przedstawi wszelkie ustalenia kontroli. Protokół podpisuje inspektor pracy oraz osoba lub organ reprezentujący kontrolowany podmiot. Jeśli inspektor nie stwierdzi uchybień może sporządzić jedynie krótką notatkę urzędową.

Jeśli masz zastrzeżenia do protokołu możesz je zgłosić przed podpisaniem protokołu. Masz na to 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy ma obowiązek zbadać zastrzeżenia, a jeśli uzna je za zasadne, zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Jakie są konsekwencje kontroli PIP?

W przypadku niestwierdzenia uchybień PIP nie podejmuje dalszych działań. Jeśli jednak inspektor znajdzie nieprawidłowości w funkcjonowaniu zakładu pracy, może podjąć następujące działania:

• wydanie decyzji – znajdują się w niej nakazy lub zakazy określonych działań
• skierowanie wystąpienia – zawiera propozycje rozwiązań, aby przywrócić stan zgodny z prawem
• wydanie polecenia – inspektor wydaje je ustnie (dotyczą uchybień, które mogą być usunięte podczas kontroli lub zaraz po jej zakończeniu)
• wniesienie powództwa i występowanie w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy
• inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów (np. wymierzenie kary pieniężnej lub nałożenie grzywny).

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pozwolą Ci się oswoić z kontrolą PIP i okażą się pomocne w razie potrzeby. Zachęcam Cię do zapoznania się z innymi artykułami, które pomogą Ci się przygotować do kontroli PIP:

Dokumentacja pracownicza w 2025 roku – kompletny przewodnik dla pracodawców

Jak prawidłowo ewidencjonować nadgodziny?

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.