Dokumentacja pracownicza w 2025 roku – kompletny przewodnik dla pracodawców

Wprowadzenie

Zatrudnianie pracowników wiąże się z szeregiem obowiązków. Do jednego z nich należy prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Nowy rok to dobry moment na zrobienie porządków w firmowej dokumentacji. Poniższy poradnik Ci w tym pomoże. Dowiesz się z niego co to jest dokumentacja pracownicza, co wchodzi w jej skład, jak ją prowadzić i porządkować oraz jakich najczęściej popełnianych przez pracodawców błędów unikać.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór informacji i dokumentów dotyczących zatrudnienia. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy.

Dokumentacja pracownicza – obowiązki pracodawcy

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej

W skład dokumentacji wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez cały okres trwania stosunku pracy oraz odpowiedni czas po jego zakończeniu. Czas przechowywania dokumentacji zależy od tego, kiedy została zawarta umowa z konkretnym pracownikiem i może wynosić 10 lub 50 lat.

Akta osobowe pracownika

Akta osobowe to jedna z dwóch części dokumentacji pracowniczej. Każdy pracownik powinien mieć założone swoje własne akta osobowe. Jeśli zawierasz kolejną umowę o pracę z tym samym pracownikiem nie zakładasz dla niego nowych akt. W takiej sytuacji należy kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt pracowniczych.

Jakie dokumenty w aktach osobowych?

Akta osobowe zawierają bardzo dużo informacji i dokumentów, szczególnie w przypadku pracowników pracujących wiele lat dla tego samego pracodawcy. W celu ułatwienia uporządkowania i prowadzenia akt pracowniczych wprowadzono ich podział na pięć części.

Porządkowanie akt osobowych krok po kroku

Układanie dokumentów w aktach osobowych jest szczegółowo opisane w przepisach. Porządkując akta pracownika pamiętaj o następujących zasadach:

• chronologia – oświadczenia i dokumenty przechowuje się w poszczególnych częściach akt osobowych w porządku chronologicznym
• numeracja – oświadczenia i dokumenty znajdujące się w aktach powinny być ponumerowane
• wykaz oświadczeń i dokumentów – powinien sią znajdować na początku każdej części akt osobowych.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest drugą częścią dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (przede wszystkim ewidencja czasu pracy)
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
• karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Jeśli chcesz poznać szczegóły dotyczące ewidencjonowania nadgodzin, sprawdź nasz poradnik: Jak prawidłowo ewidencjonować nadgodziny. 

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór sposobu prowadzenia dokumentacji należy do pracodawcy. W każdej chwili może on zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

Dopuszczalne też jest prowadzenie dokumentacji w postaci mieszanej, np. akt osobowych w postaci papierowej, a pozostałej dokumentacji w postaci papierowej.

Jednak niedopuszczalne jest prowadzenie poszczególnych części akt osobowych w różnych postaciach, np. części A w postaci papierowej, a części B w postaci elektronicznej.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami

Dokumentacja pracownicza powinna być odpowiednio zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Do najczęściej popełnianych błędów podczas prowadzenia dokumentacji pracowniczej należą:

• brak odrębnych akt osobowych dla poszczególnych pracowników
• brak wyraźnego podziału akt osobowych na części A, B, C, D i E lub brak którejś z części
• dołączanie dokumentów do niewłaściwych części akt osobowych
• brak zachowania chronologii i właściwej numeracji
• braki poszczególnych dokumentów, np. pisemnej umowy o pracę.

Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

1. Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zawarcia umowy z pracownikiem. Może wynosić 10 lub 50 lat. Umowy zawarte po 1 stycznia 2019 roku wymagają przechowywania dokumentacji przez 10 lat, natomiast starsze dokumenty mogą być przechowywane przez 50 lat.

2. Czy dokumentację pracowniczą można prowadzić wyłącznie elektronicznie?

Tak, pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, papierowej lub mieszanej. Jednak poszczególne części akt osobowych muszą być prowadzone w jednolitej formie.

3. Co grozi za niewłaściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Niewłaściwe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji pracowniczej może skutkować grzywną w wysokości 1.000 zł – 30.000 zł.

4. Jakie są najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych?

Do najczęstszych błędów należą brak podziału na części A, B, C, D i E, brak chronologii i numeracji dokumentów, brak podpisanych umów o pracę czy dołączanie dokumentów do niewłaściwych części.

5. Czy muszę zakładać nowe akta osobowe dla pracownika przy każdej nowej umowie?

Nie. Dla pracownika zakłada się akta osobowe raz, które kontynuuje się przy zawieraniu kolejnych umów.

6. Kiedy nowe akta dla dawnego pracownika?

W przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika po przerwie dłuższej niż 10 lat należy założyć dla tego pracownika nową dokumentację.

7. Czy CV powinno być w aktach osobowych? 

To zależy od tego jakie dane znajdują się w CV. Jeśli zawiera dane wskazane w Kodeksie pracy to może być przechowywane w aktach osobowych (cześć A).

Dowiedz się więcej w artykule Pracodawco, dowiedz się jak prowadzić dokumentację pracowniczą. 

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.