Jak prawidłowo ewidencjonować nadgodziny?

Nadgodziny to temat, który pojawia się niemal w każdej firmie. W każdej, nawet w najlepiej zarządzanej organizacji, praca w godzinach nadliczbowych może okazać się nieunikniona. A jaj prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie spędzają sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy czy menadżerowi HR.

Co to jest paca w nadgodzinach

Praca w godzinach nadliczbowych to praca wykonywana przez pracownika ponad obowiązujące go normy czasu pracy lub praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy.

Praca w godzinach nadliczbowych to wyjątkowa sytuacja, która nie powinna stawać się regułą w zakładzie pracy.

Możliwa jest tylko w przypadkach wskazanych w ustawie: w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Oczywiście w zdecydowanej większości ta druga opcja ma znaczenie.

Jak prawidłowo naliczyć nadgodziny

Nadgodziny powstają w sytuacji, gdy pracownik musi pracować po normalnych godzinach swojej pracy. W praktyce sposób nadgodzin będzie zależny od systemu czasu pracy, w którym jest zatrudniony dany pracownik. Na liczenie nadgodzin ma także wpływ wymiar czasu pracy.

W podstawowym systemie czasu pracy, nadgodziny stanowi praca ponad 8 godzin dziennie (nadgodziny dobowe) i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym (nadgodzina tygodniowe). Pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz zwykłego wynagrodzenia przysługuje dodatek do wynagrodzenia lub czas wolny od pracy.

Aby obliczyć, ile było poszczególnych nadgodzin, należy od godzin nadliczbowych występujących w danym okresie odjąć nadgodziny wynikające z przekroczenia dziennych norm.

Jak liczyć nadgodziny u pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy

Na sposób naliczana nadgodzin ma również wpływ wymiar czasu pracy. Chodzi o pracowników, którzy są zatrudnieni na ½ etatu, ¾ etatu, itd. Pracodawcy mają problem czy nadgodziny powstają po przekroczeniu czasu pracy wynikającego z umowy, czy dopiero po przekroczeniu 8 godzin.

Przede wszystkim strony powinny ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar pracy. Dotychczasowo uważano, że dopiero przekroczenie tego limitu będzie uprawniało pracownika do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykład. Pracownik jest zatrudniony na pół etatu. Strony ustaliły w umowie, że dodatek przysługuje mu po przepracowaniu 6 godzin. W takim razie, jeśli pracownik przepracował danego dnia 5 godzin to nie nabył jeszcze prawa do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jednak w związku z niedawnym orzeczeniem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w przyszłości mogą pojawić się pewne spory. TSUE orzekł, że pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy wykonują pracę ponad wymiar wynikający z ich umów i nie otrzymują dodatku za nadgodziny, są nierówno traktowani w porównaniu do pracowników zatrudnionych w pełnym etacie. Zdaniem TSUE dodatek za nadgodziny, tak jak i całe wynagrodzenie, w przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy musi być równoważny.

Wyrok TSUE na razie nie oznacza dla firm obowiązku zmiany sposobu rozliczania nadgodzin w przypadku niepełnoetatowców. A le warto przyjrzeć się temu co mamy w firmie, wobec kogo stosujemy niepełny wymiar czasu pracy i na jakich zasadach przyznajemy wynagradzamy nadgodziny.

Jak dokumentować pracę w godzinach nadliczbowych

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy, w której powinny się znajdować m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych. Warto zadbać o prawidłowe dokumentowanie godzin nadliczbowych w ewidencji. Niedopełnienie tego obowiązku po pierwsze może być przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Natomiast w przypadku sporu z pracownikiem pracodawcy, który nie prowadził ewidencji, będzie trudniej wykazać, że pracownik nie pracował w godzinach nadliczbowych.

Kiedy 50%, a kiedy 100% dodatku za nadgodziny

Dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych:

• w nocy
• w niedziele i święta (jeśli nie są to dla pracownika dni pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy)
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Dodatek w wysokości 50% przysługuje pracownikowi w pozostałych przypadkach.

Czas wolny za prace w nadgodzinach – ile oddać

Pracownik zamiast dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych może otrzymać dzień wolny. Jeśli z wnioskiem o wolne występuje sam pracownik to za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych przysługuje mu czas wolny w takim samym wymiarze. Gdy wolnego udziela pracodawca z własnej inicjatywy, pracownikowi przysługuje o połowę więcej czasu wolnego.

Jak w ewidencji czasu pracy zaznaczyć dzień wolny za nadgodziny

Sposób zaznaczania w ewidencji dnia wolnego za nadgodziny będzie w dużej mierze zależał od stosowanego w danej organizacji systemu lub programu. Należy jednak pamiętać, aby w ewidencji zaznaczyć, że dzień wolny został udzielony w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Brak takiej wzmianki może powodować problemy np. w przypadku kontroli PIP. Jeśli z wnioskiem o czas wolny wystąpił pracownik to do ewidencji należy również załączyć jego wniosek.

Zdjęcia pochodzą z portalu Unspash.