Monitoring w firmie – praktyczny poradnik dla pracodawcy

Monitoring w miejscu pracy staje się coraz powszechniejszy. Dlaczego? Rozwiązanie to jest obecnie tańsze i bardziej dostępne, dlatego wiele firm decyduje się na jego wykorzystanie. Wdrożenie monitoringu to jednak nie tylko instalacja kamer. Przepisy dotyczące tego, jak monitoring powinien działać, znajdziesz zarówno w Kodeksie pracy, jak i rozporządzeniu RODO.

Jeśli planujesz wprowadzenie monitoringu zgodnie z obowiązującym prawem, koniecznie przeczytaj dzisiejszy artykuł. Przybliżę ci kluczowe aspekty prawne i praktyczne tego rozwiązania.

Czym jest monitoring w świetle przepisów prawa

Według Kodeksu pracy monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu.  To, że w swojej firmie możesz zamontować jedynie monitoring rejestrujący obraz. Nagrywanie dźwięku w zakładzie pracy nie jest dozwolone i może wiązać się z odpowiedzialnością prawną.

W swojej firmie możesz tylko monitorować obraz, ale nie dźwięk.

Monitoring to szczególny rodzaj nadzoru nad terenem zakładu pracy lub wokół niego. Może on obejmować pomieszczenia, ale też otoczenie – m.in. parkingi czy garaże.

Kiedy można wprowadzić monitoring w zakładzie pracy

Monitoring w firmie może zostać wprowadzony tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników
• ochrony mienia
• kontroli produkcji
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring może być wykorzystywany wyłącznie w określonym celu, dla którego został zamontowany. Nie może być używany do m.in. kontrolowania czasu pracy czy długości przerw.

Oprócz tego cel wprowadzenia monitoringu powinien być zgodny również z RODO.

Wprowadzenie monitoringu jest możliwe tylko w określonych przypadkach.

Gdzie nie wolno stosować monitoringu

Prawo jasno określa miejsca, w których monitoringu nie wolno instalować. Są to:

• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej – zapewnia to wolność i ich niezależność;
• pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnia – wyjątek stanowi sytuacja, gdy nadzór jest konieczny do realizacji jego głównych celów, a instalacja kamer nie narusza godności ani  innych dóbr osobistych pracowników. W takim przypadku wymagana jest zgoda organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników.

W niektórych miejscach w firmie nie możesz zainstalować kamer. Są ta pomieszczenia związkowe, sanitarne, szatnie, stołówki czy palarnia.

Jak wprowadzić monitoring

Wdrożenie monitoringu wymaga kilku obowiązkowych kroków:

1. Określenie celu, zakresu i sposobu zastosowania.  Informacje te należy zawrzeć w jednym z dokumentów:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu.

2. Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Pracodawca powinien powiadomić pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Informacja powinna być przekazana w formie dostosowanej do praktyk istniejących w organizacji (np. przez email lub tablicę ogłoszeń).
3. Indywidualne powiadomienie nowych pracowników. Nowo zatrudnionego pracownika należy poinformować o monitoringu na piśmie przed rozpoczęciem pracy.

Skutecznie wprowadzenie monitoringu wymaga spełnienia określonych wymagań.

Obowiązkowe oznaczenia

Pomieszczenia i monitorowany teren powinny być oznaczone w sposób widoczny oraz czytelny. Należy do tego wykorzystać odpowiednie znaki lub ogłoszenia dźwiękowe, np. umieszczone w widocznych miejscach tablice z klauzulą informacyjną czy znaki graficzne na bramach wjazdowych. Monitorowany obszar powinien być oznaczony co najmniej jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Klauzula informacyjna powinna być zgodna z wymogami RODO. Nie trzeba jednak na tabliczkach umieszczać wszystkich informacji wymienionych w tych przepisach. Można zastosować tzw. warstwowe noty informacyjne (czyli podać tylo niektóre informacje a w szczegółach odesłać do pełnej klauzuli).

Zasady przetwarzania danych osobowych

Podczas rejestracji obrazu dochodzi do utrwalania wizerunku pracowników, który jest również daną osobową. Dlatego obowiązują tu zasady przetwarzania określone w RODO:

• zgodność przetwarzania z prawem, rzetelność i przejrzystość;
• ograniczenie celu;
• minimalizacja danych;
• dokładność;
• ograniczenie przechowywania;
• integralność i poufność;
• rozliczalność .

Powyższe zasady przetwarzania danych osobowych przekładają się na praktyczne aspekty stosowania monitoringu. Między innymi w celu minimalizacji danych kamery nie mogą być skierowane w dowolne miejsce i obejmować zbyt szerokiego obszaru. Obowiązek zapewnienia poufności danych wymusza z kolei konieczność zastosowania odpowiednich środków technicznych, aby odpowiednio zabezpieczyć zbierane dane.

Nagrania pochodzące z monitoringu mogą być przechowywane maksymalnie przez 3 miesiące od dnia nagrania.Ten termin może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jeśli nagrania stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu.

Inne formy monitoringu

Oprócz monitoringu wizyjnego pracodawca może również wprowadzić inne formy monitoringu, np. monitoring:

• poczty e-mail,
• odwiedzanych stron WWW
• lokalizacji
• wysyłanych smsów.

Taka forma monitoringu może być wprowadzona, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawcę obowiązują w tym przypadku takie same obowiązki informacyjne jak przy monitoringu wizyjnym.

Podsumowanie

Monitoring w miejscu pracy może znacząco poprawiać bezpieczeństwo i efektywność, o ile jest stosowany zgodnie z prawem. Pamiętaj o obowiązkowych dokumentach, zasadach informacyjnych oraz ograniczeniach przestrzennych i technicznych.

Zdjęcie z portalu Unsplash.