Praca zdalna w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą

Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm. Jednakże wraz z jej popularnością pojawia się coraz więcej pytań i wątpliwości. Jednym z nich jest kwestia miejsca wykonywania pracy zdalnej. Czy musi to być miejsce zamieszkania pracownika? Czy pracownik może przenieść się z pracą w inne miejsce bez zgody pracodawcy? Ten artykuł jest aktualny zwłaszcza w okresie świątecznym, kiedy sporo pracowników wyjeżdża i może mieć chęć połączenia wolnego z pracą zdalną.

Na pewno pomoże Ci zrozumieć te kwestie i podpowie, jak rozwiązać ten problem w Twojej firmie.

Czy praca zdalna musi odbywać się w miejscu zamieszkania pracownika

Jednym z najczęstszych błędów wśród pracodawców jest zakładanie, że praca zdalna powinna odbywać się wyłącznie w miejscu zamieszkania pracownika. Tymczasem przepisy wcale nie narzucają takiego obowiązku. Kodeks pracy mówi że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki nie tylko z domu, ale również z innego miejsca, np. wynajętego biura, kawiarni czy podczas podróży. Ważne jednak, aby miejsce to spełniało określone standardy bezpieczeństwa i higieny pracy, oraz standardy ochrony danych wyznaczone przez Ciebie. Dlatego jeśli Twoi pracownicy chcą pracować np. z letniego domu nad morzem lub wynajętej przestrzeni coworkingowej, warto wymagać, aby to miejsce zostało wcześniej zaakceptowane przez Ciebie jako pracodawcę.

Miejsce zamieszkania pracownika to tylko jedna z opcji na prace zdalną, ale nie jedyna

Jak określić miejsce wykonywania pracy przy pracy zdalnej

Kluczem do uniknięcia późniejszych konfliktów i nieporozumień jest precyzyjne określenie miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Warto wprowadzić do regulaminu pracy zdalnej postanowienia dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej, w tym:

• Zakres możliwych lokalizacji: Wskaż, czy praca może odbywać się jedynie w kraju, czy także za granicą
• Wymagania dotyczące Twojej zgody jako pracodawcy: Wskaż, że pracownik musi uzyskać wcześniejszą zgodę na zmianę miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Zadbaj również o składanie przez pracownika oświadczeń wymaganych Kodeksem pracy dotyczących BHP przy pracy zdalnej.

Czy możesz odmówić pracy zdalnej

Chociaż praca zdalna stała się niezwykle popularna, nie jest to bezwzględne prawo prawo przysługujące każdemu pracownikowi. W przypadku, gdy pracownik chce zmienić miejsce wykonywania pracy zdalnej bez Twojej zgody, masz prawo odmówić, jeśli nowe miejsce nie spełnia wymogów ergonomii i nie gwarantuje bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych.

Pamiętaj jednak, aby Twoja odmowa była zgodna z zasadą równego traktowania. Nie możesz niektórym pracownikom pozwalać na prace z każdego miejsca a innym tego zabraniać kierując się wyłącznie własnymi sympatiami czy antypatiami.

Podczas zezwalania na pracę zdalną z różnych miejsc traktory pracowników równo.

PIP a miejsce wykonywania pracy zdalnej

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) coraz częściej monitoruje przestrzeganie przepisów dotyczących pracy zdalnej. Inspektorzy PIP zamierzają w 2025 r. kontrolować przestrzeganie przepisów związanych z wykonywaniem pracy w sposób zdalny.

Aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli, warto sprawdzić regulamin pracy zdalnej w swojej firmie, odpowiednio dokumentować wszystkie uzgodnienia z pracownikami oraz sprawdzać, jak w praktyce wygląda praca zdalna.

Praca zdalna w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą

Jeśli pracownik pomimo wszystko będzie świadczył pracę zdalną w miejscu nieuzgodnionym z Tobą, naraża się na określone konsekwencje.

Po pierwsze, jeśli dowiesz się o tym, możesz zastosować wobec pracownika sankcje przewidzenie prawem pracy. W zależności od konkretnego przypadku może to być kara dyscyplinarna, a być może nawet zwolnienie z pracy. Pamiętaj, że tu trzeba będzie zbadać szczegóły sprawy.

Po drugie, jeśli wówczas dojdzie do wypadku, może się pokazać, że ZUS nie uzna go za wypadek przy pracy z uwagi na brak związku z pracą.

Pracownik, który świadczy pracę zdalną w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą, naraża się na konsekwencje.

Podsumowanie

Praca zdalna to wygodne rozwiązanie dla wielu firm, ale wymaga świadomego podejścia do kwestii miejsca jej świadczenia. Pamiętaj, że jako pracodawca masz prawo mnie zgodzić się na miejsce wykonywania pracy zdalnej zaproponowane przez pracownika, ale powinno to być zgodne z prawem.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące zasad pracy zdalnej, napisz do mnie bezpośrednio. Odpowiednie przygotowanie to klucz do sukcesu w prowadzeniu nowoczesnej firmy.

Irena Pacholewska-Urgacz 

radca prawny 

Zdjęcie z portalu Pixabay