Jawność wynagrodzeń – jak przygotować proces rekrutacji?

Jawność wynagrodzeń to temat, o który ostatnio dostaję sporo zapytań od pracodawców. Wielkimi krokami zbliża się w Polsce implementacja tzw. dyrektywy równościowej czyli Dyrektywy PE i Rady (UE)  sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie obowiązki będą dotyczyć pracodawców
• co warto zrobić teraz, aby przygotować firmę,
• na co zwrócić uwagę w treści ogłoszeń o pracę.

Czego dotyczy dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa UE ma na celu wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet. Jej głównym założeniem jest likwidacja tzw. luki płacowej, czyli różnicy w zarobkach mężczyzn i kobiet wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Jawność wynagrodzeń ma dotyczyć procesu rekrutacji i samego okresu zatrudnienia. Dyrektywa powinna zastać wprowadzona w państwach członkowskich do 7 czerwca 2026 roku.

Co szykuje polski rząd w odniesieniu do jawności wynagrodzeń?

9 maja 2025 r. Sejm uchwalił ustawę nowelizującą Kodeks pracy w zakresie implementacji art. 5 unijnej dyrektywy 2023/970. Nowy przepis – art. 18(3ca) k.p. – nakłada na pracodawców konkretne obowiązki informacyjne wobec kandydatów do pracy. Aktualnie projekt ustawy  jest w Senacie, zaś zmiany mają wejść w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy.

Firmy przygotowujące się na wprowadzenie dyrektywy powinny w pierwszej kolejności zająć się procesem rekrutacji. Drugi projekt ustawy, najprawdopodobniej dotyczący pozostałych kwestii, opracowuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Jakie nowości w procesie rekrutacji wprowadza ustawa?

Polska ustawa wprowadza kilka znaczących zmian, które wpłyną na proces rekrutacji. Należą do nich:

• Obowiązek informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu oraz o wewnątrzzakładowych regulacjach dotyczących wynagradzania
• Zapewnienie neutralności płciowej w ogłoszeniach o pracę
• Przeprowadzanie procesu rekrutacji w niedyskryminujący sposób
• Zakaz zadawania pytań kandydatom o wynagrodzenie otrzymywane w poprzednich stosunkach pracy

Obowiązek informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia

Zgodnie z ustawą pracodawca będzie miał obowiązek informować kandydata do pracy o wysokości wynagrodzenia. Może to zrobić poprzez podanie początkowej wysokości lub tzw. widełek. Widełki powinny być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci. Oprócz tego pracodawca będzie musiał podać kandydatowi informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.

Gdzie pracodawca powinien umieścić informację o wysokości wynagrodzenia?

Pracodawca powinien przekazać informację o wynagrodzeniu odpowiednio wcześniej, żeby zapewnić kandydatowi świadome i przejrzyste negocjacje. Może to zrobić na trzy sposoby:

• w ogłoszeniu o pracę
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli nie prowadzono naboru na stanowisko ani nie było podanej informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeśli pracodawca nie prowadził naboru, informacja o wynagrodzeniu nie znalazła się w ogłoszeniu o pracę lub nie została przekazana przed rozmową kwalifikacyjną.

W jakiej formie pracodawca powinien przekazać informację kandydatowi?

Informacja może być podana kandydatowi w postaci papierowej (np. osobiste wręczenie kandydatowi druku z informacją) lub elektronicznej (np. wysłanie maila z informacją przed rozmową o pracę). W każdym przypadku informację należy podać odpowiednio wcześniej.

Jak się przygotować na obowiązek informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia?

W celu dobrego przygotowania Twojej firmy na obowiązek informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia polecam Ci podjąć następujące działania:

Przeprowadź audyt wynagrodzeń

Sprawdź ile zarabiają Twoim pracownicy zatrudnieni na konkretnych stanowiskach. Dzięki temu wynagrodzenia podawane kandydatom do pracy będą oparte na realnej sytuacji panującej w Twojej firmie. Pozwoli Ci to również na podanie precyzyjniejszych widełek wynagrodzeń.

Wybierz sposób przekazywania informacji

Informacja o wynagrodzeniu nie musi być podana w ogłoszeniu o pracę, można ją również przekazać przed rozmową kwalifikacyjną. Zdecyduj się w jaki sposób chcesz ją przekazywać w Twojej firmie i ustal jednolite zasady.

Wprowadź nowe zasady dodawania ogłoszeń o pracę

Jeśli chcesz podawać proponowane wynagrodzenie w ogłoszeniu o pracę opracuj nowy wzór dodawanych ogłoszeń i wyznacz początkowe wynagrodzenia/widełki dla konkretnych stanowisk. Poza tym skontroluj już dodane ogłoszenia i uzupełnij je o propozycje wynagrodzeń.

Wybierz formę przekazywania informacji i opracuj jednolite wzory

Pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi informację o proponowanym wynagrodzeniu oraz obowiązujących regulacjach dotyczących wynagrodzeń. Zdecyduj czy chcesz te informacje przekazywać w postaci papierowej czy elektronicznej. Oprócz tego opracuj jednolite wzory informacji, które będzie można wykorzystywać przy wielu rekrutacjach.

Opracuj neutralne i obiektywne kryteria wynagradzania

Warto już na samym początku zrewidować obowiązujące w Twojej firmie układy zbiorowe lub regulaminy wynagradzania. Jeśli uznasz, że wyznaczone przez nie kryteria wynagradzania nie są neutralne i obiektywne, najlepiej od razu podjąć działania zmierzające do ich zmiany. Będzie to szczególnie przydatne, jeśli planujesz korzystać z tzw. widełek.

Jak sformułować neutralne pod względem płci ogłoszenia o pracę?

Kolejnym obowiązkiem nałożonym na pracodawców będzie formułowanie ogłoszeń o pracę w sposób neutralny płciowo. W praktyce oznacza to, że treść ogłoszenia o pracę nie powinna sugerować płci poszukiwanego pracownika. Jak to osiągnąć?

Używaj feminatywów i maskulatywów

W języku przyjęło się, że do niektórych stanowisk powszechnie stosuje się nazwę w rodzaju męskim lub żeńskim. W ogłoszeniu o pracę należy unikać takich podziałów i stosować podwójne nazewnictwo. Sprawi to, że żadna grupa nie będzie się czuła wykluczona z rekrutacji.

Przykład 1: Jeśli szukasz programisty, to w ogłoszeniu wskaż, że oferta dotyczy stanowiska programisty/programistki.

Stosuj opisowe nazewnictwo stanowisk

Feminatywy i maskulatywy nie zawsze są intuicyjne, a czasem trudno je stworzyć. Zamiast stosować podwójne nazewnictwo, możesz po prostu opisać stanowisko, na które poszukujesz pracownika. Tylko minimalnie wydłuży to Twoje ogłoszenie, a pomoże uniknąć problemów z wymyślaniem żeńskich lub męskich nazw zawodów.

Przykład: Trudno utworzyć męską formę od wyrazu „kosmetyczka”. W związku z tym możesz zastosować opisowe nazewnictwo i wskazać w ogłoszeniu, że szukasz „osoby specjalizującej się w wykonywaniu zabiegów kosmetycznych”.

Pamiętaj o podwójnej formie wszystkich słów w ogłoszeniu

Na koniec zapamiętaj, że nie tylko nazwa stanowiska powinna być neutralna płciowo, ale całe ogłoszenie nie może wskazywać na konkretną płeć. W związku z tym pozostałe słowa w treści ogłoszenia również należy podać w formie żeńskiej lub męskiej. Jest na to kilka sposobów, np. zastosowanie tzw. „deski” (np. zainteresowany_a) lub ukośnika (zainteresowany/a lub zainteresowany/zainteresowana). Możesz też spróbować tak sformułować treść ogłoszenia, żeby użyte słowa nie odnosiły się do konkretnej płci.

Jak przeprowadzić proces rekrutacji w niedyskryminujący sposób?

Całość procesu rekrutacyjnego, zaczynając od ogłoszenia o pracę, a kończąc na wyborze pracownika, powinna przebiegać w sposób niedyskryminujący. Warto zaznaczyć, że nie jest to nowość, ponieważ już na podstawie dotychczasowych przepisów kodeksu pracy dyskryminacja w zatrudnieniu jest zakazana.

Zakaz dyskryminacji polega na tym, że wszyscy powinni być traktowani równo, bez względu na ich osobiste cechy, tj. płeć, rasa czy orientacja seksualna. W celu przeprowadzenia niedyskryminującego procesu rekrutacji warto zastosować następujące rozwiązania:

• Ustalenie konkretnych kryteriów doboru pracowników, które będą neutralne, obiektywne i znane kandydatom do pracy – w razie konfliktu pomoże Ci to uzasadnić Twoją decyzję
• Uzasadnianie wyboru danego kandydata – warto wskazać odrzuconym kandydatom co sprawiło, że nie zostali wybrani
• Regularne szkolenia działu HR – pomoże to w neutralizacji osobistych uprzedzeń pracowników i odpowiednio przygotuje ich do obiektywnego prowadzenia procesu rekrutacji

Zakaz pytań o poprzednie wynagrodzenie

Ostatnia zmiana dotyczy zakazu pytań o wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy kandydata. Została ona wprowadzona, żeby pracodawca proponując wynagrodzenie kandydatowi opierał się na obiektywnych kryteriach i nie sugerował się poprzednim wynagrodzeniem. Jeśli do tej pory była to powszechna praktyka w Twojej firmie, przekaż osobom odpowiedzialnym za rekrutację, żeby już nie zadawały o to pytań. Przydatne może się też okazać odpowiednie przeszkolenie pracowników w celu zapoznania ich z nowymi zasadami.

Co dalej? Czy to już pełna implementacja dyrektywy?

Nie. Obecna nowelizacja wdraża wyłącznie jeden artykuł dyrektywy 2023/970 (art. 5). Tymczasem unijne przepisy przewidują m.in.:

• prawo do informacji o poziomach wynagrodzeń dla pracowników już zatrudnionych,

• obowiązki sprawozdawcze dla firm,

• sankcje za naruszenie zasady równości płac.

Ministerstwo Rodziny zapowiada kolejne etapy implementacji, ale na ten moment nie ma harmonogramu prac.

Podsumowanie

Zmiany w Kodeksie pracy wchodzące w życie najprawdopodobniej już w 2025 roku to pierwszy krok w kierunku przejrzystości płac i równego traktowania w zatrudnieniu. Choć to tylko fragment unijnej dyrektywy, warto już teraz:

• rozważyć nowe zasady rekrutacyjne,

• przeszkolić osoby prowadzące rekrutacje,

• ustalić sposób komunikowania wynagrodzeń.

Potrzebujesz wsparcia przy dostosowaniu polityki rekrutacyjnej do nowych przepisów? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wdrożyć zmiany zgodnie z prawem i dobrymi praktykami. Koniecznie zajrzyj również do innych wpisów dotyczących dyrektywy o jawności wynagrodzeń:

Czy Twoja firma jest gotowa na jawność wynagrodzeń?

Jawność wynagrodzeń w Polsce – obowiązki pracodawców od 2026 roku