Regulamin pracy – kiedy musisz go wprowadzić w swojej firmie i co powinno się w nim znaleźć?

Regulamin pracy wielu pracodawcom kojarzy się z przykrym obowiązkiem i szeregiem formalności. Jednak w praktyce może to być część odpowiedzialnego i przemyślanego prowadzenia firmy. Odpowiednio dobrany regulamin pracy usprawnia pracę działów HR, buduje zaufanie pracowników oraz jest elementem employer brandingu. Właśnie z tych powodów wiele firm decyduje się na wprowadzenie regulaminu pracy mimo braku takiego obowiązku.

Jeśli temat regulaminu pracy jest Ci zupełnie obcy lub chcesz się dowiedzieć więcej, zapraszam do lektury artykułu. Przeczytasz w nim o tym, kiedy należy wprowadzić regulamin pracy oraz co powinno się w nim znaleźć. Znajdziesz również wiele przydatnych wskazówek i porad, które pomogą Ci stworzyć regulamin pracy ułatwiający życie.

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które zawiera ustalenia dotyczące kluczowych aspektów prowadzenia zakładu pracy:

• organizacji i porządku w procesie pracy
• praw i obowiązków pracodawcy i pracowników związanych z procesem pracy
• informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy lub innych aktów wyższego rzędu. W przypadku mniej korzystnego uregulowania sytuacji pracowników stosuje się kodeks pracy, a postanowienia regulaminu są nieważne. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby pracodawca zawarł w regulaminie pracy postanowienia korzystniejsze dla pracowników niż te wynikające z ustawy. Przemyślane wprowadzanie atrakcyjniejszych dla pracowników rozwiązań może być skutecznym elementem employer brandingu.

Kiedy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy w firmie?

Pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeśli:

• zatrudnia co najmniej 50 pracowników i nie jest objęty postanowieniami układu zbiorowego pracy;
• zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, jeśli zakładowa organizacja związkowa wystąpiła z wnioskiem o jego wprowadzenie, a nie jest objęty postanowieniami układu zbiorowego pracy.

Regulamin pracy może zostać wprowadzony obok układu zbiorowego pracy, jeśli ten drugi nie reguluje wszystkich kwestii wskazanych w art. 104(1) kodeksu pracy.

Obowiązek pracodawcy do wprowadzenia regulaminu pracy aktualizuje się w momencie zatrudnienia pięćdziesiątego pracownika. Do tego limitu wliczają się wszyscy pracownicy zatrudnieni przez pracodawcę, bez względu na podstawę zatrudnienia czy wymiar czasu pracy (również ci przebywający na urlopie lub L4). Z tego limitu są wyłączone osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych lub B2B.

Przykład: Pracodawca, który zatrudnia 30 pracowników na pełen etat i 20 pracowników na pół etatu musi wprowadzić regulamin pracy.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą dobrowolnie wprowadzić regulamin pracy, jeśli nie są objęci układem zbiorowym pracy. W praktyce warto rozważyć takie rozwiązanie w szczególności, jeśli liczba pracowników waha się w granicach pięćdziesięciu. Dzięki temu można uniknąć stresu i wynikających z pośpiechu błędów, gdy zaktualizuje się obowiązek pracodawcy. Wprowadzenie regulaminu pracy jest również korzystne dla mniejszych zakładów pracy. Pozwala to jasno określić w jednym miejscu prawa i obowiązki stron stosunku pracy, co ułatwia komunikację i usprawnia działanie firmy.

Pracodawcy, który mimo ustawowego obowiązku nie wprowadził regulaminu pracy, grozi kara grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Co musi się znaleźć w regulaminie pracy?

Zgodnie z kodeksem pracy regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy
• porę nocną
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
• informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Wskazane wyliczenie ma charakter przykładowy i mogą się w nim znaleźć inne postanowienia, które z perspektywy pracodawcy są niezbędne do prawidłowego prowadzenia spraw związanych z zatrudnieniem, np. dotyczące zasad korzystania przez pracowników ze sprzętu informatycznego pracodawcy. Przed wprowadzeniem regulaminu pracy warto ustalić obszary, które wymagają dodatkowej regulacji.

W regulaminie pracy powinny się również znaleźć postanowienia dotyczące celu, zakresu i sposobu monitoringu oraz wprowadzenia kontroli trzeźwości, jeśli u pracodawcy nie funkcjonuje układ zbiorowy pracy.

Regulamin pracy – jak go wprowadzić krok po kroku?

Wprowadzenie regulaminu pracy to proces, który wymaga odpowiedniego zaplanowania. Pominiecie istotnych kroków może skutkować nieważnością regulaminu, a tym samym ryzykiem odpowiedzialności prawnej. Podane zasady mają analogiczne zastosowanie przy zmianie regulaminu pracy.

Krok 1 – Sporządzenie projektu regulaminu

Przygotowanie projektu regulaminu pracy to najprawdopodobniej najbardziej wymagający etap. Warto zrezygnować w nim z półśrodków, w końcu dobrze sformułowany regulamin pracy może z niewielkimi zmianami funkcjonować przez lata. Regulamin powinien przede wszystkim uwzględniać charakterystykę i specyfikę Twojej organizacji oraz odpowiadać na jej potrzeby. Wykorzystanie gotowego wzoru z Internetu, o ile wydaje się szybkim i tanim rozwiązaniem, na dłuższą metę może przynieść więcej strat niż korzyści. Należy również pamiętać o tym, że postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne od przepisów kodeksu pracy. W razie jakichkolwiek wątpliwości warto na tym etapie zasięgnąć rady prawnika, który pomoże Ci stworzyć regulamin dostosowany do potrzeb Twojej firmy.

Krok 2 – Konsultacje z zakładową organizacją związkową

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Oznacza to, że treść regulaminu podlega negocjacjom. Przed rozpoczęciem konsultacji najpierw należy ustalić czas ich trwania. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu we wskazanym terminie, pracodawca może określić ją samodzielnie. Jeśli termin negocjacji nie został wyznaczony, pracodawca nie może jednostronnie wprowadzić regulaminu przed zakończeniem uzgodnień. Regulamin pracy wydany bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.

Konsultacje się komplikują, jeśli u pracodawcy działa więcej organizacji związkowych. W takiej sytuacji, zgodnie z ustawą o związkach zawodowych, organizacje związkowe mają 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę projektu regulaminu na uzgodnienie wspólnego stanowiska. Jeżeli nie uda im się osiągnąć porozumienia, to pracodawca ustala regulamin samodzielnie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Związki zawodowe mogą również wyznaczyć wspólną reprezentacje – wtedy to z nią pracodawca prowadzi negocjacje.

Jeśli w zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa to pracodawca samodzielnie wprowadza regulamin. Negocjacje z innym przedstawicielem pracowniczym nie są wymagane.

Krok 3 – Wejście w życie regulaminu pracy

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty. Pracodawcy zazwyczaj korzystają z następujących sposobów:

• wywieszenie regulaminu w miejscu dostępnym dla pracowników, np. na tablicy ogłoszeń
• przekazanie regulaminy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. za pomocą e-maila
• pozostawienie tekstu regulaminu w ogólnodostępnym miejscu, np. w dziale kadr
• bezpośrednie przekazanie tekstu pracownikom.

Ponadto pracodawca ma obowiązek zapoznać nowoprzyjętego pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem należy umieścić w jego aktach osobowych w części B.

Najczęstsze błędy przy wprowadzaniu regulaminu pracy

Regulamin pracy to ważny dokument wewnętrzny, dlatego warto zadbać o jego prawidłowe wprowadzenie. Pozwoli to uniknąć błędów, które niosą ze sobą ryzyka finansowe, organizacyjne i wizerunkowe. Do najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców należą:

• Korzystanie z gotowych wzorców – sprawia to, że mimo formalnego istnienia regulaminu nie odpowiada on potrzebom firmy i może w przyszłości wymagać wielu poprawek.
• Brak konsultacji z organizacjami związkowymi – przez to regulamin nie ma mocy wiążącej.
• Niepodanie regulaminu do wiadomości pracowników – jest to niezbędna przesłanka wejścia regulaminu w życie.
• Zbyt ogólne lub niekompletne zapisy – uniemożliwiają sprawne korzystanie z regulaminu. Może to też rodzić w przyszłości wiele sporów wokół interpretacji poszczególnych postanowień.
• Pośpiech przy ustalaniu regulaminu – regulamin należy wprowadzić sprawnie, ale bez zbędnego pośpiechu. Pozwoli to uniknąć błędów, których naprawianie może zająć więcej czasu niż wprowadzenie samego regulaminu.
• Sprzeczność z przepisami prawa – powoduje to, że postanowienia regulaminu mniej korzystne dla pracowników nie mają mocy obowiązującej.
• Brak aktualizacji regulaminu – samo ustalenie regulaminu nie jest wystarczające, należy go także co jakiś czas aktualizować, żeby był dopasowany do aktualnej struktury organizacyjnej oraz zgodny z prawem.

Kiedy warto aktualizować regulamin pracy?

Samo wprowadzenie regulaminu pracy nie jest wystarczające. Warto regularnie przeprowadzać rewizję postanowień regulaminu i dostosowywać go do bieżących potrzeb. Sygnałem do zmian mogą być następujące sytuacje:

• Wprowadzenie w firmie monitoringu lub kontroli trzeźwości – odpowiednie postanowienia dotyczące tych kwestii należy umieścić w regulaminie.
• Zmiany organizacyjne w firmie – w przypadku zmian w zakładzie pracy warto skontrolować, czy regulamin pracy odpowiada nowej sytuacji.
• Zmiany w prawie pracy – w tej sytuacji należy dostosować zapisy regulaminu do nowoprzyjętych przepisów.
• Konflikty wewnętrzne – jeśli w firmie pojawiają się konflikty dotyczące stosowania regulaminu warto przeanalizować spójność i konkretność jego zapisów.

Regulamin pracy stwarza wiele możliwości na usprawnienie działalności firmy. Jego wprowadzenie to nie tylko obowiązek, ale również szansa na lepsze i sprawniejsze funkcjonowanie zakładu pracy. Chętnie pomogę Ci stworzyć regulamin pracy odpowiednio dobrany do potrzeb Twojej firmy, który będzie elementem przemyślanej strategii. Zapraszam Cię również do sprawdzenia innych artykułów na blogu:

• Kiedy warto aktualizować regulamin wynagradzania – 5 sygnałów ostrzegawczych
• Dowiedz się, czy musisz mieć regulamin pracy zdalnej w swojej firmie
• Pay transparency – co już dziś musi przygotować HR, zanim wejdzie polska ustawa