Sygnaliści w Twojej firmie – jak prawidłowo wprowadzić nowe obowiązki

25 września 2024 roku wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów. [i] Wprowadza ona nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Między innymi obowiązek wdrożenia mechanizmów umożliwiających sygnalistom zgłaszania naruszeń, wprowadzenia procedur zgłaszania naruszeń oraz zapewnienia ochrony sygnalistom. Z serii wpisów na bogu dowiesz się jak prawidłowo wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów w swojej firmie.
Z dzisiejszego, pierwszego z serii wpisu dowiesz się:

• • kogo dotyczą nowe obowiązki
  • kim jest sygnalista
  • na czym polega ochrona sygnalisty
  • jakie nieprawidłowości sygnalista może zgłosić zgodnie z ustawą
  • czy warto rozszerzyć zakres możliwych zgłoszeń

Kogo dotyczą nowe obowiązki dotyczące sygnalistów 

Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób.

Aby ustalić liczbę osób świadczących pracę należy uwzględnić zarówno pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) jak i osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Warunkiem jest, aby ci ostatni pracowali odpłatnie i nie zatrudniali do tego innych osób.

W praktyce oznacza to, że do ustalenia liczby osób świadczących pracę należy wziąć pod uwagę między innymi osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, B2B, praktykantów czy stażystów.

Określenie liczby osób wykonujących pracę zarobkową powinno następować w każdym roku według stanu na 1 stycznia i 1 lipca.

Przykład nr 1: Firma zatrudnia 60 pracowników na pół etatu. Jednak pomimo zatrudniania więcej niż 50 osób nie ma obowiązku ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych, bo w przeliczeniu na pełne etaty stan zatrudnienia wynosi 30 osób.

Przykład nr 2: firma zatrudnia 40 pracowników na pełen etat, 8 pracowników na pół etatu i 7 współpracowników zasadzie B2B. Po podliczeniu etatów pracowniczych wychodzi 44 pracowników (mimo że w rzeczywistości jest 48 osób). Sumując 44 pracowników i 7 zatrudnionych na B2B wychodzi 51 osób, w związku z czym firma ma obowiązek ustalić wewnętrzną procedurę zgłoszeń.

Obowiązek bez względu na liczbę zatrudnionych 

Próg 50 osób nie ma zastosowania do niektórych firm, w których z uwagi na profil ich działalności ryzyko wystąpienia naruszeń jest wyższe. Dotyczy to podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Chodzić będzie tu o banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, biura rachunkowe itp.

Kim jest sygnalista

Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenie prawa, o którym uzyskała informację w kontekście związanym z pracą.

Sygnalistą może być na przykład pracownik (także pracownik tymczasowy), osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu, stażysta, wolontariusz czy praktykant.

Na czym polega ochrona sygnalistów 

Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona dotyczy również prób lub gróźb działań odwetowych.

Czym są działania odwetowe 

Działania odwetowe to w skrócie wszystkie negatywne konsekwencje, których może doświadczyć sygnalista, z powodu zgłoszenia nieprawidłowości.

W przypadku pracowników działanie odwetowe może polegać między innymi na:

• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę lub odmowie nawiązania stosunku pracy;
• niezawarciu kolejnej umowy o pracę, jeśli pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że taka umowa zostanie z nim zwarta;
• obniżeniu wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu lub pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• mobbingu, dyskryminacji, niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu, etc.

Jest to jedynie przykładowe wyliczenie.

W razie zarzutu pracownika, że pracodawca stosował działania odwetowe, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że podjęte przez niego działanie stanowiło realizację jego uprawnień, a nie działanie odwetowe. Sygnalista, wobec którego pracodawca  dopuścił się działań odwetowych będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie lub zadośćuczynienie.

Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista

Zgodnie z ustawą, naruszenie, które może podlegać zgłoszeniu to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji
• zamówień publicznych
• usług, produktów i rynków finansowych
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
• bezpieczeństwa transportu
• ochrony środowiska
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
• bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt
• zdrowia publicznego; ochrony konsumentów
• ochrony prywatności i danych osobowych
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z ww. dziedzinami).

Co ze zgłaszaniem tematów związanych z HR lub prawem pracy

W ostatecznej wersji ustawy nie wskazano naruszeń dotyczących prawa pracy czy tematów HR. Jednak pomimo, że przepisy wprost nie wskazują, że naruszenia prawa pracy lub wewnętrznych regulaminów czy polityk w zakresie HR stanowi naruszenie, które podlega zgłoszeniu – pracodawcy mają tutaj wolna rękę i mogą  przewidzieć, że również naruszenia z tych kategorii mogą być zgłaszane w ramach zgłoszeń wewnętrznych.

O tym jak prawidłowo wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych, jak ustalić wewnętrzną procedurę zgłoszeń wewnętrznych  i co powinno się w niej znaleźć, kto powinien zajmować się obsługą zgłoszeń i jak prowadzić działania po wpłynięciu zgłoszenia przeczytasz w kolejnych wpisach.

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny

[i] Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

Zdjęcie z portalu Unsplash.