Nowe uprawnienia PIP: jak uniknąć przekwalifikowania umów cywilnoprawnych na etat?

Jeśli zatrudniasz współpracowników na B2B lub na zleceniach – nadchodzą zmiany, które mogą w kilka dni zamienić ich w pracowników etatowych. I to bez Twojej zgody.

Od 8 lipca 2026 roku wejdzie w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.

Najważniejszą z wprowadzanych zmian jest przyznanie PIP uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych w etat decyzją administracyjną. Do stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie wystarczała decyzja okręgowego inspektora pracy – bez udziału sądu. To ogromna zmiana, ponieważ do tej pory PIP mógł jedynie wnieść pozew.

Dlaczego to tak istotne dla przedsiębiorców i HR?

Zmiany przede wszystkim dotkną firm, które korzystają z elastycznych modeli współpracy takich jak B2B, kontrakty, zlecenia. Można przypuszczać, że  pod lupę trafią branże: IT, sektor kreatywny, medyczny i managerski – czyli te, w których granica między współpracą a etatem często bywa płynna.

W praktyce oznacza to, że PIP będzie mógł szybciej i skuteczniej przekwalifikować umowę cywilnoprawną w etat bez wchodzenia na ścieżkę sądową. Po stronie pracodawcy powstanie obowiązek zapłaty zaległych składek, podatków i świadczeń.

Z niniejszego artykułu dowiesz się co zrobić, żeby przygotować się na nowelizację ustawy i uniknąć przekwalifikowania umów.

Nowe uprawnienia PIP – co się zmienia

Zmiany nie obejmują samej definicji stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy, ale wprowadzają nowe narzędzia ułatwiające inspektorom egzekwowanie prawa. Według nowelizacji ustawy PIP zyska nowe uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych o istnieniu stosunku pracy, gdy strony zawarły umowę cywilnoprawną w warunkach typowych dla etatu (art. 22 k.p.).

Dobra wiadomość jest taka, że PIP nie będzie mógł od razu wydać decyzji przekształceniowej. Zgodnie z ustawą organy PIP najpierw powinny umożliwić stronom umowy zajęcie stanowiska w sprawie stosowanej formy współpracy. Jeśli inspektor stwierdzi, że strony umowy łączy stosunek pracy, może wydać polecenie usunięcia naruszeń dotyczących niezawarcia umowy o pracę. Dopiero niewykonanie polecenia inspektora może skutkować wydaniem decyzji administracyjnej przekwalifikującej umowę cywilnoprawną w etat.

Decyzja okręgowego inspektora pracy stanie się wykonalna po upływie terminu do wniesienia odwołania (jeśli żadna ze stron go nie wniosła), z dniem prawomocnego orzeczenia sądu lub z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności. Inspektor będzie mógł zastosować natychmiastową wykonalność tylko w odniesieniu do pracowników szczególnie chronionych, np. kobiet w ciąży, pracowników przedemerytalnych. Decyzja będzie wywoływać skutki prawne od dnia jej wydania m.in. w obrębie prawa pracy, prawa podatkowego oraz składek ZUS.

Strony przekształconej umowy będą miały miesiąc na wniesienie odwołania od decyzji do właściwego sądu rejonowego za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy. Wszczęcie postępowania sądowego wstrzyma wykonanie decyzji.

Na co PIP zwróci szczególną uwagę

PIP w pierwszej kolejności będzie analizować, czy współpraca nie spełnia cech stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy, czyli wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonych przez niego miejscu i czasie. Oprócz tego inspektorzy będą badać całokształt współpracy i jej rzeczywisty przebieg. Szczegółową checklistę z elementami współpracy sprawdzanymi przez PIP znajdą Państwo w artykule 10 sygnałów, że współpraca B2B przypomina stosunek pracy.

Pamiętaj, że nawet dobrze napisana umowa nie wystarczy – decyduje praktyka współpracy.

Jak będzie wyglądała kontrola PIP

Kontrole mogą być wszczynane z urzędu,  po otrzymaniu informacji o możliwych naruszeniach, w wyniku informacji przekazanych przez ZUS czy konkurencję.

Pamiętaj, że inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole o każdej porze dnia i nocy bez wcześniejszego powiadomienia. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor pracy powinien okazać legitymację służbową i upoważnienie do jej przeprowadzenia.

Miejsce kontroli

Nowelizacja ustawy wprowadza zmiany dotyczące miejsca przeprowadzania kontroli. Do tej pory PIP przeprowadzał kontrole w siedzibie kontrolowanego podmiotu, w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych.  Poszczególne czynności kontrolne mogły być wykonywane także w siedzibie PIP. Nowe przepisy wprowadzają możliwość przeprowadzenia kontroli w sposób zdalny, jeśli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny. To oznacza, że kontrola może odbyć się częściowo zdalnie – np. poprzez przesyłanie dokumentów elektronicznie, co przyspieszy postępowanie, ale utrudni przygotowanie się firmie.

Przebieg kontroli

Podczas kontroli inspektor jest upoważniony do podejmowania wszelkich działań związanych z zakresem kontroli, który został wskazany w upoważnieniu. Inspektor ma prawo m.in. swobodnie przemieszczać się po obiektach kontrolowanego, przeglądać dokumenty, przeprowadzać oględziny czy żądać pisemnych i ustnych informacji od kontrolowanego, pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

W trakcie kontroli inspektorzy starają się ustalić, czy u kontrolowanego podmiotu nie dochodzi do naruszeń oraz wykryć ewentualne nieprawidłowości. W przypadku kontroli istnienia stosunku pracy inspektorzy badają, czy dana umowa cywilnoprawna nie spełnia cech stosunku pracy. Warto zaznaczyć, że o istnieniu stosunku pracy nie decyduje nazwa umowy lub jej zapisy, ale jak jest realizowana w praktyce. Z artykułu 10 sygnałów, że współpraca B2B przypomina stosunek pracy dowiesz się, co jeszcze badają inspektorzy podczas kontroli.

Protokół pokontrolny

Wyniki kontroli powinny być odpowiednio udokumentowane. W związku z tym inspektor pracy sporządza protokół, w którym przedstawia wszystkie ustalenia kontroli. W razie niestwierdzenia uchybień protokół może zostać zastąpiony notatką urzędową. Zgodnie z wprowadzanymi zmianami protokół będzie mógł zostać sporządzony w postaci papierowej lub elektronicznej. Kontrolowany podmiot będzie miał 7 dni od dnia przedstawienia protokołu na zgłoszenie zastrzeżeń.

Decyzja o ustaleniu stosunku pracy

W przypadku ustalenia istnienia stosunku pracy okręgowy inspektor pracy będzie mógł skorzystać z uprawnienia do wydania decyzji. Datą zawarcia umowy o pracę będzie data wydania decyzji. Rozstrzygnięcie decyzji będzie zawierało:

• oznaczenie stron umowy o pracę;
• rodzaj umowy o pracę;
• datę zawarcia umowy o pracę;
• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wymiar czasu pracy;
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Odwołanie od decyzji będzie można wnieść za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy do właściwego sądu pracy terminie 1 miesiąca od dnia jej doręczenia. Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji.

Ryzyka związane z przekwalifikowaniem umów B2B lub zleceń

Z przekształceniem umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy wiąże się szereg ryzyk, m.in. finansowych, prawnych, operacyjnych czy wizerunkowych. Należy podkreślić, że konsekwencje przekwalifikowania umowy będą obciążały nie tylko pracodawcę, ale także pracownika.

Obowiązki po stronie pracodawcy po decyzji PIP

Jeśli pracodawca nie zdecyduje się na wniesienie odwołania od decyzji PIP, powinien niezwłocznie zrealizować obowiązki wynikające z przepisów kodeksu pracy, w szczególności dotyczące:

• naliczania i wypłaty wynagrodzenia;
• prowadzenia dokumentacji pracowniczej;
• innych uprawnień pracowniczych np. urlopów;
• odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od bieżącego wynagrodzenia;
• zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego;
• naliczenia i odprowadzenia bieżących składek ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ryzyka finansowe

Konsekwencje finansowe związane z ustaleniem stosunku pracy w głównej mierze dotkną pracodawców, którzy będą musieli  np.:

• opłacić zaległe składki ZUS do pięciu lat wstecz;
• zapłacić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych;
• uregulować należności związane ze stosunkiem pracy takie jak premie, nagrody, wynagrodzenie, etc.

Poza tym pracodawcom grożą kary za zawarcie umowy cywilnoprawnej, gdy powinna zostać podpisana umowa o pracę. Nowelizacja ustawy zakłada zwiększenie tych kar. Według nowych przepisów mają one wynosić od 2 tys. zł do nawet 60 tys. zł.

Ryzyka finansowe związane z ustaleniem stosunku pracy dotyczą również osób zatrudnionych na B2B, które były opodatkowane ryczałtem lub podatkiem liniowym. W związku z tym, że decyzja o ustaleniu stosunku pracy działa wstecz, będą one musiały dokonać rozliczeń podatkowych z urzędem skarbowym w związku z przejściem na skalę podatkową.

Ryzyka prawne

W związku z ustaleniem stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany respektować roszczenia i prawa pracownicze wynikające z kodeksu pracy. Przede wszystkim nowy pracownik zyska prawo do urlopu i ekwiwalentu za zaległy urlop. Poza tym pracodawca będzie musiał rozliczyć ewentualne nadgodziny. Strony umowy zostaną objęte ustawowym okresem wypowiedzenia, a pracodawca będzie miał mniejszą swobodę rozwiązywania umów ze względu na obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia.

Poza tym pracodawca będzie musiał prowadzić dokumentację pracowniczą, objąć pracownika regulacjami wewnętrznymi, skierować pracownika na badania medycyny pracy oraz zapewnić szkolenie BHP.

Poważne ryzyka prawne powstaną po stronie pracownika i pracodawcy współpracujących wcześniej na podstawie B2B na gruncie rozliczeń VAT. Zmiana podstaw współpracy spowoduje, że faktury wystawione przez nowego pracownika (dawnego współpracownika) w praktyce okażą się „puste”, a ich ujęcie i rozliczenie przez rzekomego pracodawcę będzie nieprawidłowe. W związku z tym powstanie konieczność wykonania stosownych korekt faktur VAT, żeby nie narazić się na zarzuty oszustwa podatkowego.

Ryzyka wizerunkowe

W przypadku licznych przekształceń umów cywilnoprawnych w etat firma ponosi również ryzyko wizerunkowe. Ujawnienie rzekomych nieprawidłowości może skutkować utratą zaufania kontrahentów. Grozi to również złą renomą na rynku pracy i problemami z rekrutacją oraz employer brandingiem. Ustalanie stosunków pracy na pewno stanie się głośnym tematem medialnym, co spowoduje ryzyko strat wizerunkowych na szerszą skalę w przypadku nagłośnienia tematu oraz konieczność podejmowania działań naprawczych.

Ryzyka operacyjne

Z ustaleniem stosunku pracy wiążą się liczne ryzyka operacyjne, które będą wymagały znacznych nakładów finansowych, czasowych i organizacyjnych. Ryzyka pojawią się już na etapie przygotowania do nowych przepisów. Pracodawcy chcący uniknąć strat wizerunkowych i ryzyka ustalenia stosunku pracy, będę musieli przeprowadzić weryfikację obecnych modeli współpracy oraz ponieść koszty restrukturyzacji modeli, które spełniają cechy stosunku pracy. Będzie się to wiązało nie tylko z koniecznością spełnienia licznych obowiązków prawnych, ale również przygotowaniem organizacji na nadchodzące zmiany, przeszkoleniem działów HR oraz wdrożeniem odpowiednich rozwiązań technicznych i systemowych.

Jak przygotować się na kontrole PIP po zmianie przepisów?

Największy błąd firm to czekać na kontrolę, zamiast sprawdzić ryzyka wcześniej. W artykule Jak przygotować firmę do kontroli PIP przy współpracy B2B znajdą Państwo praktyczny przewodnik wraz checklistami, który pomoże przygotować firmę na zmiany prawne i kontrole PIP.

Podsumowanie i rekomendacja

Przyznanie PIP prawa do wydawania decyzji o istnieniu stosunku pracy to rewolucja na rynku pracy, która prawdopodobnie mocno zmieni polski rynek pracy.

Najlepszym zabezpieczeniem jest wcześniejszy audyt form współpracy i przygotowanie wewnętrznych procedur oraz wytycznych. Już teraz sprawdź stosowany model B2B przed wejściem zmian w życie.

W Law First pomagam firmom przeprowadzać audyty umów B2B i zleceń, przygotowuję  raporty i gotowe rekomendacje zmian. O tym jak wygląda audyt przeczytasz więcej w artykule Audyt umów B2B – co sprawdzić, zanim zrobi to PIP lub ZUS.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje umowy są bezpieczne  – napisz do mnie i umów konsultację.

Dlaczego warto działać teraz

• zmiany maja obowiązywać już w 2026 r.;

• PIP będzie mógł decyzją ustalić stosunek pracy;

• koszty błędów mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych.

Pozdrawiam,

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny