Jawność wynagrodzeń w Polsce – obowiązki pracodawców od 2026 roku

Jawność wynagrodzeń to będzie gorący temat w 2025 roku. Unia Europejska od lat podejmuje działania na rzecz równości kobiet i mężczyzn, dążąc do wyeliminowania nierówności m.in wynagrodzeń. Jednym z kroków w tym kierunku jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 roku. Jej celem jest wzmocnienie zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet. Państwa UE powinny wdrożyć dyrektywę do 7 czerwca 2026 roku.

Przeczytaj również: Jawność wynagrodzeń – planowane nowe obowiązki pracodawców

Polska już rozpoczęła proces wdrażania tych przepisów – 5 grudnia 2024 roku projekt ustawy, który wprowadza kluczowe założenia dyrektywy. Do ostatecznej wersji ustawy droga jeszcze daleka, ale już teraz warto poznać jej główne założenia i rozpocząć przygotowania w swojej firmie.

Czy Twoja firma jest gotowa na jawność wynagrodzeń? W tym artykule przeczytasz jakie nowe obowiązki czekają pracodawców i jakie kroki należy podjąć, aby przygotować się do wdrożenia zmian.

Czego dotyczy dyrektywa?

Dyrektywa ma na celu wyeliminowanie różnic w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami, wykonującymi tę samą pracę lub pracę o podobnej wartości. Aby to osiągnąć, wprowadza mechanizmy, które zwiększają przejrzystość wynagrodzeń oraz ułatwiają egzekwowanie prawa do równego wynagrodzenia.

Jakie są cele dyrektywy?

Dyrektywa dąży do:

• zlikwidowania luki płacowej, która w Polsce w 2022 roku wynosiła 8,7% (Global Gender Gap Report 2022), a na poziomie Unii 13 %
• wzmocnienia zakazu dyskryminacji, ze względu na płeć w obszarze wynagrodzeń
• zwiększenia transparentności wynagrodzeń– zarówno podczas trwania stosunku pracy, jak i w procesach rekrutacyjnych.

Czym jest wynagrodzenie według nowych przepisów?

Zgodnie z dyrektywą i projektem ustawy, wynagrodzenie obejmuje:

• podstawową płacę godzinową lub miesięczną
• świadczenia dodatkowe pieniężne lub rzeczowe, takie jak premie, nagrody czy inne korzyści związane z zatrudnieniem.

Wszystkie składniki wynagrodzenia będzie analizowana pod kątem równości płac.

Likwidacja nierówności w wynagrodzeniu

Projekt ustawy kładzie szczególny nacisk na wyrównywanie luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Do kodeksu pracy w części mówiącej o równych prawach pracowników bez względu na płeć zostanie dodane sformułowanie „ze szczególnym uwzględnieniem prawa do wynagrodzenia”, co oznacza zwiększoną uwagę na kwestie równości płac w praktyce.

Kryteria różnicowania wynagrodzeń

Dyrektywa i polski projekt ustawy jednoznacznie zakazują różnicowania wynagrodzeń ze względu na płeć. Jednak możliwe będzie zróżnicowanie wynagrodzeń w oparciu o obiektywne i neutralne kryteria, takie jak:

• umiejętności pracownika
• zakres odpowiedzialności
• wysiłek i warunki pracy.
• inne neutralne czynniki specyficzne dla miejsca pracy lub stanowiska.

Pracodawcy będą musieli jasno określić te kryteria i udostępnić je pracownikom, choć z obowiązku tego będą mogły być zwolnione firmy zatrudniające mniej niż 50 osób.

Jawność wynagrodzeń i prawo do informacji

Ustawa przede wszystkim wprowadza zasadę, że wynagrodzenie i jego poziom są jawne podczas trwania stosunku pracy oraz przed jego nawiązaniem.

Jedną z kluczowych zmian jest zasada, że pracownicy zyskają prawo do informacji o indywidualnych i średnich poziomach wynagrodzenia w swojej kategorii zawodowej, z podziałem na płeć.

Pracodawca będzie zobowiązany udzielić odpowiedzi na taki wniosek w ciągu maksymalnie 14 dni.

Dodatkowo, pracownicy będą raz w roku informowani o przysługującym im prawie do uzyskania takich danych.

Koniec klauzul poufności dotyczących wynagrodzenia

Dyrektywa jednoznacznie zakazuje stosowania klauzul poufności wynagrodzeń. Do tej pory ta kwestia była przedmiotem dyskusji. Pracodawcy nie będą mogli uniemożliwiać pracownikom ujawniania ich wynagrodzenia ani zakazywać rozmów na ten temat.

Jawność wynagrodzeń już na etapie rekrutacji

Podczas rekrutacji pracodawca będzie zobowiązany do podawania w ogłoszeniu o pracę proponowanych widełek wynagrodzenia (minimalnej i maksymalnej kwoty).

Orócz tego, kandydaci będą prawo do uzyskania informacji od przyszłego pracodawcy na temat:

• początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach – przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska;
• przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.

Kary za niewywiązanie się z obowiązków

Pracodawcom, którzy nie wywiążą się z obowiązków wynikających z nowych przepisów, grożą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Grzywnę będzie można nałożyć na pracodawcę, który:

• nie udziela pracownikowi informacji o jego indywidualnym poziomie wynagradzania oraz średnich poziomach wynagradzania, z podziałem na płeć, w odniesieniu do pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości
• nie publikuje w ogłoszeniu o pracę informacji o proponowanym wynagrodzeniu
• zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem mniejszym, niż przewidziane w ogłoszeniu o pracę na dane stanowisko.

Co ze sprawozdaniami

Na podstawie dyrektywy pracodawcy powinni składać do odpowiednich organów sprawozdania w zakresie luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Jednak ten obowiązek nie został na razie uwzględniony w polskim projekcie ustawy. Jest to na tyle istotne, że według dyrektywy pierwsi pracodawcy powinni złożyć sprawozdanie już do 7 czerwca 2027 roku. Nie wiadomo jak zostanie rozwiązana ta kwestia, dlatego zachęcam do śledzenia bloga, na którym na bieżąco będę przekazywała nowe informacje na ten temat.

Jak przygotować firmę na nowe przepisy?

Już teraz warto rozpocząć przygotowania, aby uniknąć problemów organizacyjnych i budżetowych. Oto kluczowe kroki, które warto rozważyć już teraz:

1. Przeprowadź audyt wynagrodzeń i zidentyfikuj potencjalne nierówności
2. Opracuj obiektywne i neutralne kryteria wynagradzania.
3. Przygotuj budżet na wyrównanie różnic płacowych, jeśli będą one nieuzasadnione.
4. Przeszkol menedżerów w zakresie nowych wymogów dotyczących transparentności wynagrodzeń.
5. Opracuj dokumentację dotyczącą informowania pracowników o ich prawach i procedurach.
6. Przemyśl mechanizmy egzekwowania prawa do równego wynagrodzenia.

Podsumowanie

Dyrektywa UE 2023/970 oraz polski projekt ustawy wprowadzają znaczące zmiany w polityce wynagrodzeń. To okazja do poprawy transparentności i budowy kultury organizacyjnej opartej na równości. Nie czekaj – już dziś zacznij wdrażać nowe zasady, aby uniknąć kar i zyskać przewagę konkurencyjną jako nowoczesny i odpowiedzialny pracodawca.

Jawność wynagrodzeń – najczęściej zadawane pytania 

1. Jawność wynagrodzeń – od kiedy obowiązuje?

Dyrektywa UE 2023/970 wprowadza obowiązek wdrożenia przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń dla państw członkowskich do 7 czerwca 2026 roku. Polska aktualnie pracuje nad wdrożeniem tych przepisów – projekt ustawy trafił do Sejmu 5 grudnia 2024 roku. Ostateczne przepisy wejdą w życie po zakończeniu procesu legislacyjnego, spodziewamy się, że w 2026 r.

2. Jawność wynagrodzeń – co mówi dyrektywa?

Dyrektywa ma na celu zapewnienie równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn poprzez:

• obowiązek podawania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę lub przed rozmową kwalifikacyjną
• zakaz klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń
• prawo pracowników do informacji o poziomach wynagrodzenia, w podziale na płeć
• regularne raportowanie luki płacowej przez większych pracodawców.

3. Jawność wynagrodzeń w Polsce – co zmieni się w praktyce?

W Polsce projekt ustawy implementujący dyrektywę wprowadza m.in.:

• obowiązek publikowania informacji o proponowanym wynagrodzeniu w ogłoszeniach o pracę
• prawo pracowników do uzyskania informacji o wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach
• zakaz klauzul poufności wynagrodzeń, umożliwiający pracownikom ujawnianie własnych zarobków.

4. Czy zarobki pracowników są jawne?

W obecnym stanie prawnym nie jest to jednoznacznie uregulowane. Uważa się, że nie można zakaz pracownikowi podzielenia się informacją o swoim wynagrodzeniu, jednak nadal klauzule poufności w tym zakresie są powszechnie stosowane. Jednak po wejściu w życie przepisów wdrażających dyrektywę, pracodawcy będą zobowiązani do zwiększenia transparentności wynagrodzeń. Wynagrodzenie przestanie być tajne, szczególnie w procesach rekrutacyjnych oraz w ramach informacji dostępnych dla pracowników. Pracownicy będą mogli rozmawiać o swoich zarobkach.

5. Czy pracownik może ujawnić swoje zarobki?

Tak jak możesz przeczytać powyżej, aktualnie wynika to jedynie z orzeczeń sądowych i stanowiska przedstawicieli organów, a nie wprost z przepisów. Dlatego jest to temat szeroko dyskutowany. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca nie będzie mógł zakazać pracownikowi ujawniania jego wynagrodzenia. Oznacza to koniec klauzul poufności wynagrodzeń, które obecnie nadal są stosowane w umowach.

6. Czy wynagrodzenie to dane wrażliwe?

Nie! Wynagrodzenie nie jest traktowane jako dane wrażliwe w rozumieniu RODO. Jest to jednak informacja, która wymaga odpowiedniej ochrony i przetwarzania zgodnego z przepisami prawa. Dyrektywa UE zmienia podejście do jawności wynagrodzeń, co najpewniej wpłynie na sposób udostępniania tych danych.

7. Kiedy wchodzi jawność wynagrodzeń?

Polska, jako członek UE, pracuje nad wdrożeniem tych przepisów. Konkretne zmiany w polskim prawie wejdą w życie w 2026 r.