Czy Twoja firma jest gotowa na jawność wynagrodzeń?

W Polsce już od wielu miesięcy trwają prace nad implementacją Dyrektywy PE i Rady (UE) dotyczącej jawności wynagrodzeń. Oznacza to, że wielkimi krokami zbliżamy się do wprowadzenia jawności wynagrodzeń. Polska powinna dopasować swoje prawo do unijnej dyrektywy do 7 czerwca 2026 roku. Czasu wbrew pozorom walce nie jest dużo, dlatego już teraz warto przygotować firmę na jawność wynagrodzeń. Jak to zrobić, dowiesz się w tym artykule.

Czego dotyczy dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa ma na celu zlikwidowanie nierówności płacowych występujących między kobietami a mężczyznami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości (tzw. luki płacowej). Więcej o jej postanowieniach możesz przeczytać w innych artykułach na blogu:

Jawność wynagrodzeń w Polsce – obowiązki pracodawców od 2026 roku

Jawność wynagrodzeń – planowane nowe obowiązki pracodawców

Jakie obowiązki nakłada na pracodawców dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców w zakresie dbania o równość w zatrudnieniu między kobietami a mężczyznami. Na razie trwają nad prace nad wprowadzeniem tych wymogów do prawa polskiego. W przeciągu najbliższych miesięcy możemy się spodziewać nowych regulacji. Do najważniejszych obowiązków nakładanych na pracodawców przez dyrektywę należą:

1. Zapewnienie transparentności wynagrodzeń

Zapewnienie jawności i transparentności wynagrodzeń ma wpłynąć na zmniejszenie luki płacowej.

Pracodawcy już na etapie rekrutacji będą zobowiązani do informowania o proponowanym wynagrodzeniu (np. poprzez wskazanie widełek).

Pracodawcy będą musieli wywiązywać się z obowiązku informacyjnego wobec pracowników. Pracownicy będą mieli prawo do otrzymania informacji o indywidualnych i średnich poziomach wynagrodzenia w swojej kategorii zawodowej, z podziałem na płeć.

2. Raportowanie luki płacowej

Pracodawcy będą mieli obowiązek składania do odpowiednich organów sprawozdań w zakresie luki płacowej między kobietami a mężczyznami. W razie wystąpienia znaczących różnic w poziomach wynagradzania pracodawcy będą musieli podejmować działania naprawcze. Według dyrektywy pierwsi pracodawcy powinni złożyć sprawozdanie już do 7 czerwca 2027 roku. Szczegóły dotyczące obowiązku sprawozdawczego powinny zostać doprecyzowane w ustawie, dlatego warto śledzić rozwój sytuacji.

3. Wprowadzenie kryteriów różnicowania wynagrodzeń

Dyrektywa nie odbiera pracodawcom prawa do różnicowania wynagrodzeń. Jednak czynnikiem wpływającym na wysokość wynagrodzenia nie może być płeć. Pracodawcy powinni przyjąć obiektywne i neutralne kryteria ustalania i różnicowania wynagrodzeń. Do przykładowych dopuszczalnych kryteriów należą umiejętności pracownika, jego zakres odpowiedzialności czy wysiłek włożony w pracę. Pracodawcy będą musieli jasno określić te kryteria i udostępnić je pracownikom. Można do tego wykorzystać politykę wynagrodzeń. Z tego obowiązku mogą być zwolnione firmy zatrudniające mniej niż 50 osób.

Jawność wynagrodzeń w Polsce – jak wyglądają prace nad ustawą?

Pierwszy projekt ustawy, o którym pisałam na blogu w styczniu, został odrzucony w lutym. Od tamtej pory powstał kolejny projekt, który znacznie okrojono względem pierwotnej wersji. Zredukowano liczbę nowych artykułów z dziesięciu do zaledwie dwóch.

Nowy projekt ustawy odnosi się tylko do kandydatów do pracy i realizowania wobec nich obowiązku jawności wynagrodzeń. Z projektu usunięto przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń w stosunku do obecnych pracowników. Nie oznacza to jednak, że te kwestie zostaną zupełnie pominięte. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad całościowym projektem wdrożenia dyrektywy. W związku z tym warto na bieżąco śledzić bloga, bo będą się tu pojawiały aktualne informacje.

Obowiązek informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia

Nowy projekt ustawy o jawności wynagrodzeń dotyczy jawności wynagrodzeń w procesie rekrutacji. Pracodawca będzie miał obowiązek poinformować kandydata do pracy o proponowanym wynagrodzeniu oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.

Wynagrodzenie powinno zostać podane z uwzględnieniem wszystkich jego składników oraz innych świadczeń związanych z pracą. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie otrzymuje od pracodawcy informację o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale.

Sposób przekazania informacji o wysokości wynagrodzenia

Według projektu ustawy pracodawca może przekazać informacje o wysokości lub przedziale wynagrodzenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Informację należy przekazać z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby zapewnić kandydatowi do pracy świadome i przejrzyste negocjacje.

Informację o wysokości wynagrodzenia można przekazać w następujący sposób:

• w ogłoszeniu o pracę
• przed rozmową kwalifikacyjną
• w innym przypadku przed nawiązaniem stosunku pracy.

Informacja o wysokości wynagrodzenia nie musi być podana w ogłoszeniu o pracę. Pracodawca ma jednak obowiązek przekazać kandydatowi o pracę tę informację przed rozmową kwalifikacyjną.

Nowe wymogi dotyczące formułowania ogłoszeń o pracę

W projekcie ustawy znajdują się też nowe wymogi dotyczące formułowania samego ogłoszenia o pracę. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko oraz nazwy stanowisk powinny być neutralne pod względem płci. Sam proces rekrutacyjny powinien przebiegać w sposób niedyskryminujący.

Przykład: Jeśli szukasz pracownika na stanowisko programisty, to w ogłoszeniu o pracę powinieneś wskazać, że oferta pracy dotyczy stanowiska programisty/programistki.

Wejście w życie tych zmian stworzy po stronie pracodawcy obowiązek umieszczania podwójnego nazewnictwa stanowisk w ogłoszeniach o pracę. Pracodawcy będą musieli posługiwać się feminatywami lub w razie ich braku umieszczać odpowiedni opis stanowiska. Ponadto do domyślnych męskich form wyrazów trzeba będzie dodać ich żeńskie odpowiedniki.

Zakaz pytań o dotychczasowe zarobki

Projekt ustawy wprowadza ograniczenia w zakresie pytań o dotychczasowe zatrudnienie. Pracodawcy nadal będą mogli zadawać pytania o przebieg dotychczasowego zatrudnienia, ale z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?

Chociaż obecny projekt ustawy skupia się na procesie rekrutacji, a projekt MRPiPS jeszcze nie został przedstawiony, to można się spodziewać, że ostatecznie pracodawcy będą musieli spełnić obowiązki wynikające z dyrektywy UE o jawności wynagrodzeń. W związku z tym już teraz warto rozpocząć przygotowanie swojej firmy, żeby wprowadzane zmiany były ewolucyjne, a nie rewolucyjne. W tym celu podejmij następujące kroki:

1. Audyt wynagrodzeń

Przeprowadź analizę struktur wynagrodzeń w celu wykrycia ewentualnych różnic i dysproporcji w zarobkach kobiet i mężczyzn.

2. Analiza luki płacowej

W razie wykrycia luki płacowej przeanalizują ją i podejmij kroki zmierzające do jej wyeliminowania.

3. Stworzenie spójnej polityki płacowej

W polityce płacowej wprowadź jasne zasady wynagradzania oraz wskaż obiektywne kryteria różnicowania wynagrodzeń. Przy jej tworzeniu korzystaj z ustaleń z audytu.

4. Rewizja regulaminów wynagradzania i układów zbiorowych

W celu podjęcia odpowiednio wcześnie działań zmierzających do zapewnienia ich zgodności z nowymi przepisami.

5. Przeredagowanie ogłoszeń o pracę

W celu zapewnienia neutralności płciowej pomyśl już teraz jak zredagujesz ogłoszenia o pracę oraz wprowadzisz nowe zasady opisywania stanowisk pracy.

6. Odświeżenie procedur rekrutacyjnych

Przede wszystkim określ sposób informowania kandydatów o wynagrodzeniach. Dodatkowo możesz wprowadzić odpowiednie zasady, żeby proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

7. Wprowadzenie odpowiednich narzędzi

Zastanów się nad wprowadzeniem w firmie narzędzi, które ułatwią analizę poziomu płac, ewentualnych różnic i występującej luki płacowej. Pozwoli to na łatwiejszą i szybszą reakcję na potencjalne nierówności.

8. Szkolenia dla działów HR i kadry zarządzającej

Ze względu na dynamicznie zmieniające się przepisy zapewnij przeszkolenie osób odpowiedzialnych za rekrutację i wynagradzanie pracowników. Zapewni to zgodność działań firmy z obowiązkami wynikającymi z nowych przepisów.

9. Przygotowanie się do procesu raportowania

Na podstawie dyrektywy pracodawcy będą zobowiązani do składania sprawozdań w zakresie luki płacowej między kobietami i mężczyznami. Mimo że jeszcze żaden z projektów ustawy nie regulował tego tematu, już teraz zacznij prace nad procesem raportowania do właściwych jednostek.

10. Rozdzielenie nowych zadań

Na pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki w zakresie informowania o poziomie wynagrodzeń i raportowania luki płacowej. Już teraz zacznij przygotowywać do tego zespół, zastanów się nad podziałem zadań i ewentualną koniecznością zatrudnienia dodatkowych pracowników.

Jawność wynagrodzeń – FAQ

1. Kiedy wchodzi dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa weszła w życie 6 czerwca 2023 roku. Państwa UE mają 3 lata na jej implementację. W związku z tym dyrektywa zacznie obowiązywać od 7 czerwca 2026 roku. Do tej pory Polska powinna dostosować prawo do wymogów dyrektywy.

2. Czy weszła ustawa o jawności wynagrodzeń?

Jeszcze nie, ale trwają nad nią prace. Najwcześniej najprawdopodobniej zostaną uchwalone przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń w rekrutacji. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje dodatkowo nad całościową ustawą, która wprowadzi wymogi dyrektywy do polskiego prawa.

3. Czy pracodawca ma obowiązek podać widełki wynagrodzenia?

Nie ma takiego obowiązku, ale na podstawie planowanych zmian pracodawca będzie musiał w jakiś sposób podać kandydatowi do pracy początkowe wynagrodzenie lub właśnie widełki. Będzie trzeba to zrobić w ogłoszeniu o pracę lub przed rozmową rekrutacyjną.

4. Czy w ogłoszeniu o pracę w 2025 roku należy podać wynagrodzenie?

Na razie nie ma takiego obowiązku, ale na gruncie dyrektywy pracodawca będzie musiał podać kandydatowi do pracy proponowane wynagrodzenie. Więc  jest to kwestia czasu. Podanie wynagrodzenia w ogłoszeniu o pracę to jedna z dopuszczalnych opcji. Jeśli pracodawca nie poda wynagrodzenia w ogłoszeniu, to będzie musiał to zrobić przed rozmową rekrutacyjną.

Jeśli jesteś zainteresowany tematem jawności wynagrodzeń koniecznie śledź wpisy na blogu. Będę Cię na nim informować na bieżąco o planowanych zmianach.

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny