Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników w kontekście ZUS

Zatrudnianie pracowników wiąże się z szeregiem obowiązków spoczywających na pracodawcy. Podpisanie umowy o pracę to dopiero początek formalności. Nowego pracownika należy zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karą dla pracodawcy.

Jakim ubezpieczeniom podlegają pracownicy?

Kwestie ubezpieczeń pracowników regulują szereg przepisów ale kluczowe są dwie ustawy: ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Na ich podstawie pracownicy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

To pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek zgłosić pracowników do ZUS. Zgłoszenie to automatycznie pociąga za soba zgłoszenie do NFZ.

Kiedy zgłosić pracownika do ZUS?

Pracodawca ma 7 dni od nawiązania stosunku pracy na zgłoszenie pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń. W praktyce ten termin liczy się od dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jest to szczególnie ważne, ponieważ umowa o pracę może zostać podpisana wcześniej. W takiej sytuacji przy obliczaniu terminu 7 dni znaczenie ma dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie.

Termin 7 dni liczy się od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeśli koniec terminu na rejestrację przypadnie w weekend lub święto, upływa on w najbliższy dzień roboczy.

Co przygotować do zgłoszenia pracownika do ZUS?

Pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń społecznych na urzędowym druku ZUS ZUA. W zgłoszeniu należy podać dane osobowe pracownika, adres, PESEL, datę rozpoczęcia pracy, kod tytułu ubezpieczeń oraz inne niezbędne informacje. Wskazówki jak wypełnić formularz można znaleźć w specjalnym poradniku opublikowanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Kod ubezpieczenia dla pracownika to 01 10 xx.

Jak dokonać zgłoszenia pracownika do ZUS?

Pracodawca może zgłosić pracownika do ubezpieczeń w wybrany przez siebie, najbardziej wygodny dla niego sposób:

1. Przez Internet – poprzez wysłanie formularza w Programie Płatnik lub w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych. W obu przypadkach formularz powinien być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym (przy aplikacji ePłatnik można także użyć profilu zaufanego ePUAP do podpisu).
2. Osobiście – w odpowiedniej placówce ZUS. Przy wyborze tej opcji należy mieć przy sobie dokument potwierdzający tożsamość. Pracodawca można udzielić pełnomocnictwa do złożenia dokumentów.
3. Pocztą – poprzez wysłanie tradycyjną pocztą wypełnionego i podpisanego formularza.

Kogo pracownik może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny?

Pracownik może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, którzy nie posiadają własnego tytułu do ubezpieczeń. Pracownik może zgłosić jako członka rodziny do ubezpieczenia:

• dziecko (własne; przysposobione; małżonka; obce, dla którego jest opiekunem prawnym; obce, dla którego jest rodziną zastępczą lub które przebywa w jego rodzinnym domu dziecka)
• męża lub żonę
• wstępnych (np. rodziców, dziadków, itd.), którzy mieszkają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym
• swojego wnuka (tylko w wyjątkowych przypadkach).

Dziecko może być objęte ubezpieczeniem zdrowotnym jako członek rodziny dopóki nie ukończy 18 lat. Ten limit jest zwiększony do 26 lat dla dzieci, które nadal się uczą w szkole, uczęszczają na studia wyższe lub doktoranckie. Limit wieku nie obowiązuje dzieci posiadających orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub równoważne.

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Jak ubezpieczyć członka rodziny pracownika?

Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o członkach rodziny, których chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego. Powinien to zrobić w terminie 7 dni od dnia swojego zatrudnienia lub od zaistnienia okoliczności uzasadniających to zgłoszenie (np. utraty pracy przez małżonka).

Po zakomunikowaniu przez pracownika chęci zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, pracodawca ma 7 dni na złożenie odpowiednich dokumentów. Zgłoszenie danych o członkach rodziny pracowników dla celów ubezpieczenia zdrowotnego składa się na formularzu ZUS ZCNA.

FAQ

Czy pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS?

Tak, pracodawca jest płatnikiem składek, więc to do jego obowiązków należy zgłaszanie nowych pracowników do ubezpieczeń społecznych.

Ile czasu ma pracodawca na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Pracodawca ma 7 dni od daty nawiązania stosunku pracy na zgłoszenie pracownika do ZUS. W praktyce 7 dni liczy się od dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Jak zgłaszać pracownika do ZUS?

Pracownika należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych (i zdrowotnego) na specjalnym urzędowym formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenie możesz złożyć elektronicznie, osobiście w placówce ZUS lub wysłać pocztą.

Co jeśli pracodawca nie zgłosi pracownika do ZUS?

Pracodawca, który nie zgłosił pracownika do ZUS może zostać ukarany karą grzywny do 5 tys. złotych. Ponadto będzie miał obowiązek opłacenia zaległych składek i odsetek.

Jeśli interesują Cię kwestie związane z ZUS-em dla przedsiębiorców zachęcam cię do śledzenia bloga i zapoznania się z innymi artykułami na ten temat:

O czym pamiętać, kiedy ZUS wzywa do złożenia wyjaśnień – historia mojej klientki

Jak wygląda kontrola ZUS w firmie i jakie się na nią przygotować?