Obowiązki przedsiębiorców względem sygnalistów

Od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów minęło już dwa miesiące. Ustawa weszła w życie 25 września 2024 r. Jednak wątpliwości jej dotyczących wcale nie jest mniej, wręcz przeciwnie. A obowiązków dla przedsiębiorców jest całkiem sporo.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące tego czy i jakie obowiązki może mieć twoja firma w związku z sygnalistami, to ten artykuł jest właśnie dla ciebie. Zapraszam do lektury.

Kogo dotyczą obowiązki

Obowiązki dotyczą tzw. podmiotów prawnych, czyli między innymi pracodawców i przedsiębiorców współpracujących z osobami fizycznymi na innej podstawie np. na podstawie umowy zlecenia czy współpracy B2B o ile pracują one odpłatnie i nie zatrudniają do tego innych osób.

Zasadniczo ustawa stosuje się do firm zatrudniających co najmniej 50 osób. W tej liczbie należy uwzględnić zarówno pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) jak i osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Określenie liczby osób wykonujących pracę zarobkową ma następować w każdym roku według stanu na 1 stycznia i 1 lipca. Zatem pierwsze ustalenie będzie miało miejsce 1 stycznia 2025 r.

Obowiązki związane z sygnalistami nie dotyczą wyłącznie firm zatrudniających pracowników na podstawie umów o pracę. Obejmują one również przedsiębiorców współpracujących ze swoimi ludźmi na innych podstawach prawnych.

Warto jednak pamiętać, że próg 50 osób nie dotyczy niektórych firm, w których z uwagi na profil ich działalności ryzyko wystąpienia naruszeń jest wyższe. Chodzi tu przedsiębiorców działając w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska takich jak banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, biura rachunkowe itp.

Jeśli zatem twoja firma działa w ww. obszarze, to jeśli jeszcze nie ma wdrożonych sygnalistów – działaj jak najszybciej. Tego typu firmy miały obowiązek wdrożenia przepisów z dniem wejścia w życie ustawy.

Umożliwienie dokonania zgłoszenia

Pierwszym kluczowym obowiązkiem jest wdrożenia mechanizmów umożliwiających sygnalistom zgłaszania naruszeń. Co to konkretnie znaczy? Twoja firma musi zapewnić tak zwane kanały zgłoszeń wewnętrznych, którymi sygnaliści będą mogli dokonywać zgłoszenia naruszeń. Jest kilka opcji do wyrobu, możesz na przykład uruchomić specjalną aplikację, linię telefoniczną, skrzynkę mailową, umożliwić przyjmowanie zgłoszeń pisemnych. Kanały te muszą jednak zapewnić poufność. Pisze o tym poniżej.

Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Kolejnym ważnym i obowiązkowym elementem ochrony sygnalistów jest wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych to to dokument, który powinien określać między innymi tryb dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami. Szczegółowe informacje o procedurze zgłoszeń wewnętrznych możesz znaleźć w moim wcześniejszym artykule.

Jednym z kluczowych obwoiązków przedsiębiorców jest wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Oprócz tego przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Taki rejestr musi zawierać:

• numer zgłoszenia,
• przedmiot naruszenia prawa,
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• adres do kontaktu sygnalisty,
• datę dokonania zgłoszenia,
• informację o podjętych działaniach następczych,
• datę zakończenia sprawy.

Wyznaczenie odpowiednich osób

Kolejnym obowiązkiem jest wyznaczenie odpowiednich osób do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz  podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem.  Osoby te muszą posiadać pisemne upoważnienia oraz zostać zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Przedsiębiorca musi również zagwarantować, że osoby podejmujące działania następcze, w tym weryfikujące zgłoszenia i prowadzące postepowania wyjaśniające będę gwarantowały bezstronność.

Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego

Przedsiębiorcy, w sytuacji wpłynięcia zgłoszenia mają obowiązek przeprowadzenia rzetelnego i bezstronnego postępowania wyjaśniającego. Wyniki dochodzenia powinny być odpowiednio udokumentowane i w razie potrzeby, przekazane odpowiednim organom.

 Zapewnienie poufności

Jednym z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców jest zapewnienie poufności w związku z ochroną sygnalistów. Zgodnie z przepisami procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych muszą uniemożliwiać nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniać ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Niezwykle ważnym obwoiązkiem jest uniemożliwienie nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Przedsiębiorcy są również zobowiązani do ochrony sygnalistów przed represjami.

Zgodnie z przepisami, wobec sygnalisty – pracownika nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu
• mobbingu
• dyskryminacji
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Warto pamiętać, że działaniem odwetowym z powodu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji jest także próba lub groźba zastosowania jednego z powyższych działań.

Co więcej, w razie zarzutu ze strony pracownika to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że jego działanie, na przykład pominięcie przy awansie osoby o statusie sygnalisty, nie było działaniem odwetowym. Pracodawca będzie musiał wskazać obiektywne przyczyny swojego działania, niezwiązane ze zgłoszeniem przez sygnalistę naruszenia prawa.

W razie zarzutu ze strony pracownika to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że jego działanie, na przykład pominięcie przy awansie osoby o statusie sygnalisty, nie było działaniem odwetowym. Pracodawca będzie musiał wskazać obiektywne przyczyny swojego działania, niezwiązane ze zgłoszeniem przez sygnalistę naruszenia prawa.

Jeśli natomiast chodzi o osoby wykonujące pracę lub usługi na innej podstawie niż umowa o pracę to działania odwetowe obejmują przykładowo:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Zakaz działań odwetowych stosuje się również odpowiednio w stosunku do:

• osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności takiej, która go zatrudnia
• osoby pomagającej w zgłoszeniu oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Informowanie

Pracodawcy mają ponadto obowiązek przekazania informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Kary za brak realizacji obowiązków

Przepisy przewdiują sankcje za niedopełnienie niektórych obowiązków.

I tak, zgodnie z przepisami:

• kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca takiego czynu stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3;
• kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca takiego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3;
• kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku;
• kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

Podsumowanie

Jak widzisz obowiąki sa liczne. Ochrona sygnalistów to jednak nie tylko obowiązek prawny. Przedsiębiorcy, którzy dbają o transparentność i etykę w swoich organizacjach, wdrażając skuteczne sposoby zgłaszania nieprawidłowości oraz prowadzać rzetelne postepowania wyjaśniające, zyskują zaufanie pracowników i współpracowników oraz budują pozytywny wizerunek firmy. Wdrożenie odpowiednich procedur, zapewnienie poufności, ochrona przed działaniami odwetowymi a także edukacja pracowników to kluczowe elementy skutecznej ochrony sygnalistów.

Mam nadzieję, że ten artykuł będzie dla ciebie pomocny!

r.pr. Irena Pacholewska-Urgacz