Praca w godzinach nadliczbowych – co musi wiedzieć pracodawca

W wielu firmach końcówka miesiąca, choroby w zespole czy kluczowe deadline’y powodują konieczność pracy po godzinach. Czy można to legalnie pracownikom zlecić? Ile maksymalnie nadgodzin może mieć pracownik? Czy może odmówić? Sprawdź, jak zgodnie z prawem planować, zlecać i rozliczać pracę w godzinach nadliczbowych. Pamiętaj, że kodeks pracy wskazuje kiedy i na jakich zasadach można polecić pracownikom pracę w godzinach nadliczbowych ograniczenia w ich wykonywaniu, ale jest to dość skomplikowany temat w praktyce. Sprawdź zatem, kiedy możesz zlecić nadgodziny bez ryzyka kary z PIP.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z kodeksem pracy, praca w godzinach nadliczbowych to:

• praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także
• praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Sposób naliczania nadgodzin zależy od obowiązującego pracownika systemu czasu pracy. W najbardziej powszechnym podstawowym systemie czasu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca ponad 8 godzin na dobę lub przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Jakie są ograniczenia dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych?

Prowadzenie firmy jest wyzwaniem organizacyjnym, a niektórych sytuacji nie da się przewidzieć nawet w najlepiej zarządzanym biznesie. Zdarza się, że zlecenie nadgodzin będzie konieczne dla sprawnego funkcjonowania firmy. Z drugiej strony kodeks pracy nakłada na pracodawców ograniczenia w zlecaniu pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych. Warto je poznać już teraz, żeby w sposób odpowiedzialny i zgodny z prawem korzystać z pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodny z prawem powód pracy w godzinach nadliczbowych

Na podstawie kodeksu pracy praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w określonych przypadkach, do których należą:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii
• szczególne potrzeby pracodawcy.

W przeważającej większości przypadków praca w godzinach nadliczbowych będzie występowała ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Pojęcie szczególnych potrzeb pracodawcy nie zostało określone w przepisach i jest bardzo szerokie. W praktyce chodzi tu raczej  o wyjątkowe, niezaplanowane i niedające się przewidzieć sytuacje, które uzasadniają zostawienie pracowników po godzinach. Należą do nich na przykład braki kadrowe spowodowane licznymi chorobami pracowników.

Czy można zaplanować nadgodziny?

Nadgodziny nie powinny być stałą praktyką w firmie, tylko odpowiedzią na nagłe i szczególne przypadki. Praca w godzinach nadliczbowych nie powinna być na stałe wpisana w organizację pracy w firmie, choć istnieją tu pewne szczególne sytuacje, które moim zdaniem pozwalają na zaplanowanie nadgodzin. ALe na pewno nie powinna być to stała praktyka.

Ile maksymalnie godzin nadliczbowych można zlecić?

Praca w godzinach nadliczbowych jest również ograniczona czasowo w perspektywie dziennej, tygodniowej i rocznej.

Roczne ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych

Kodeks pracy ogranicza pracę w godzinach nadliczbowych do maksymalnie 150 godzin rocznie. Pracodawca ma jednak możliwość zwiększenia ustawowego limitu godzin nadliczbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub umowie o pracę. Limit może zostać podniesiony maksymalnie do 416 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym.

Tygodniowe ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych

Według kodeksu pracy tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Poza tym nadgodziny w danym tygodniu powinny być tak zaplanowane, żeby zapewnić pracownikowi co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Dzienne ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych

Ograniczenie pracy w godzinach nadliczbowych w perspektywie dziennej wynika z konieczności zapewnienia pracownikowi minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Prowadzi to do sytuacji, w której dopuszczalna dobowa liczba nadgodzin będzie się różnić w zależności od systemu czasu pracy pracownika.

Przykład: W przypadku pracownika zatrudnionego w podstawowym czasie pracy (8 godzin na dobę) maksymalna liczba dziennych nadgodzin na dobę to 5 godzin. Pracownikowi zatrudnionemu w równoważnym systemie pracy i pracującemu 12 godzin na dobę będzie można zlecić tylko jedną godzinę pracy nadliczbowej.

Szczególne grupy chronionych pracowników

W kodeksie pracy wyróżniono grupy pracowników szczególnie chronionych, dla których praca w nadgodzinach jest wyjątkowo obciążająca. W związku z tym wprowadzono w stosunku do nich zakaz pracy w godzinach nadliczbowych. Do szczególnie chronionych grup należą:

• kobiety w ciąży
• pracownicy młodociani
• pracownicy z niepełnosprawnościami
• pracownicy zatrudnieni na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia
• pracownicy opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia (czyli niekoniecznie rodzice), chyba że wyrażą zgodę na nadgodziny.

Obowiązek wynagrodzenia pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych

Z zatrudnieniem pracowników w godzinach nadliczbowych wiążą się dodatkowe koszty. Pracodawca ma obowiązek odpowiednio wynagrodzić pracownikowi zostanie po godzinach pracy. Może to zrobić poprzez dodatek do wynagrodzenia lub czas wolny za pracę w nadgodzinach.

Kiedy należy się 100% dodatek za nadgodziny?

Pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia. Dodatek w wysokości 100% przysługuje w przypadku pracy:

• w nocy
• w niedziele i święta (jeśli nie są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy)
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Oprócz tego, dodatek w wysokości 100 % przysługuje za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (tzw. nadgodziny średniotygodniowe).

W pozostałych przypadkach dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych wynosi 50%.

Czas wolny za pracę w nadgodzinach

Czas wolny za pracę w nadgodzinach jest alternatywą dla dodatku. Pracodawca może go udzielić z własnej inicjatywy lub na wniosek pracownika. W przypadku wniosku pracownika czasu wolnego udziela się w stosunku 1:1 do przepracowanych nadgodzin. Jeśli wolnego udziela pracodawca z własnej inicjatywy, pracownikowi przysługuje o połowę więcej czasu wolnego.

Zakaz omijania przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych

Zdarza się, że pracodawcy zawierają z pracownikiem drugą umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną, żeby obejść ograniczenia dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych. W praktyce te umowy zazwyczaj dotyczą takiej samej pracy jak ta określona w pierwotnej umowie o pracę. Takie działania są niedopuszczalne jako sprzeczne z prawem, nawet jeśli są zgodne z wolą pracodawcy i pracownika. Na pracodawcę omijającego przepisy może zostać nałożona kara grzywny nawet do 30 tys. złotych.

Czy pracownik może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych?

Pracownik nie może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych, jeśli polecenie pracodawcy jest zgodne z przepisami prawa. Wynika to z jego obowiązków pracowniczych do respektowania poleceń przełożonych oraz dbania o dobro zakładu pracy.

Zachęcam Cię również do zapoznania się z artykułem o prawidłowym ewidencjonowaniu nadgodzin: Jak prawidłowo ewidencjonować nadgodziny?