Wigilia firmowa – czy warto ją organizować i na co uważać

Święta to czas, który dla wielu firm staje się okazją do integracji zespołu. Jednym z najbardziej popularnych wydarzeń w grudniu jest wigilia firmowa. Dla pracodawców i działów HR to szansa na budowanie relacji w firmie i pokazanie pracownikom, że ich wysiłek i zaangażowanie są doceniane. Niemniej jednak, organizacja takiego wydarzenia wiąże się również z pewnymi wyzwaniami prawnymi, które warto rozważyć, zanim podejmie się decyzję o jej organizacji.

Czy warto organizować wigilię firmową

To zawsze kwestia indywidualna w konkretnej firmie. Jeśli decydujesz się na takie rozwiązanie to tylko pod warunkiem, że je odpowiednio zaplanujesz i przemyślisz. Dla firm, szczególnie tych, które stawiają na integrację i budowanie zaangażowania w zespole, wspólne świętowanie wydaje się dobrą okazja do zacieśnienia więzi między pracownikami i pracodawcą. Zorganizowanie wigilii firmowej może zwiększyć motywację zespołu, poprawić atmosferę w pracy oraz pokazać, że firma dba o swoich pracowników, co ma duże znaczenie w kontekście lojalności i utrzymania talentów.

Jednak przed podjęciem decyzji, warto mieć na uwadze kilka kwestii prawnych, które mogą wpłynąć na przebieg wydarzenia i na relacje z pracownikami.

Czy organizowanie wigilii firmowej to obowiązek pracodawcy

Wielu pracodawców zastanawia się, czy organizowanie wigilii firmowej to obowiązek. Tu mam dobrą wiadomość. Wigilia firmowa to wydarzenie dobrowolne – nie jest wymagane przepisami prawa pracy. Jako pracodawca nie masz obowiązku organizowania takich spotkań. Ale możesz je zorganizować, jeżeli chcesz zbudować atmosferę współpracy.

Wigilia firmowa to wydarzenie dobrowolne – jako pracodaca nie masz obowiązku go organizować.

Wigilia firmowa a czas pracy – co z wynagrodzeniem

Organizując wigilię firmową, musisz pamiętać o czasie pracy. Jeśli wydarzenie odbywa się w godzinach pracy, to sprawa jest dość prosta.

Jeśli jednak spotkanie odbywa się po godzinach pracy, może pojawić się pytanie, czy jest to czas pracy pracowników i czy będziesz zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny za ten dodatkowy czas.

Generalnie, jeżeli wigilia odbywa się po pracy i udział w niej jest dobrowolny to ten czas nie będzie traktowany jako czas pracy. Ale pamiętaj, że ta sytuacja może mieć wiele niuansów – bo co, jeśli pracownik trakcie spotkania wigilijnego podskoczy do komputera i trochę popracuje? Zawsze jasno określ zasady takiego spotkania i przeanalizuj sprawę indywidualnie.

Zazwyczaj czas udziału pracownika w wigilii nie będzie czasem pracy. Ale warto trzymac rękę na pulsie.

Co z pracownikami, którzy nie chcą uczestniczyć

Choć wigilia firmowa to okazja do integracji, nie wszyscy pracownicy mogą czuć się komfortowo uczestnicząc w takim wydarzeniu. Część osób może mieć różne powody, aby nie brać udziału – religijne, osobiste lub zdrowotne.

Warto pamiętać, że uczestnictwo w wigilii firmowej powinno być dobrowolne.  Nie można zmuszać pracowników do udziału w takim wydarzeniu, jeśli tego nie chcą. Tym bardziej nie można wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika, który na wigilię nie przyszedł. Należy również zadbać o to, by osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa, nie były traktowane inaczej lub nie odczuwały żadnych negatywnych konsekwencji w pracy.

Nie można zmuszać pracowników do udziału w firmowej wigilii. Ani wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracowników, który na wigilię nie przyszli.

Czy pracodawca powinien zapewnić catering lub alkohol

Jeśli pracodawca zdecyduje się na organizację wigilii, zazwyczaj pojawia się pytanie, co do zapewnienia posiłków. Nie ma przepisów, które nakładałyby na pracodawcę obowiązek zapewnienia cateringów lub alkoholu na wigilii firmowej. Standardowo jednak pracodawcy zapewniają pracownikom poczęstunek.

Natomiast alkohol to temat, który wymaga szczególnej ostrożności. Jego niewielkie ilości w określonych warunkach podczas tego typu spotkań okolicznościowych uważa się za dopuszczalne. I pracodawcy często alkohol na wigiliach serwują. Warto jednak zapewnić alternatywne napoje, a także pamiętać, by pracownicy, którzy zdecydują się na alkohol, nie byli pod jego wpływem podczas powrotu do pracy.

Należy pamiętać, by pracownicy, którzy zdecydują się na alkohol na wigilii firmowej, nie byli pod jego wpływem podczas powrotu do pracy.

Na co jeszcze warto uważać przy organizowaniu wigilii firmowej?

Równość i inkluzyjność

Zadbaj o to, by wigilia była wydarzeniem dostępnym i przyjaznym dla wszystkich. Może to obejmować np. odpowiednią lokalizację (dostosowaną do osób niepełnosprawnych), a także opcje posiłków odpowiadające na różnorodne potrzeby. Pamiętaj też, że nie dla każdego jest to wydarzenie religijne. Uważam, że w sytuacjach zawodowych należy wycofać się ze zwyczaju łamania się opłatkiem.

Unikanie stresu 

Nie każdy pracownik lubi publiczne wystąpienia czy konkursy, dlatego warto zapewnić, aby wigilia była wydarzeniem, które nie wywoła dodatkowego stresu.

Udział w wigilii firmowej a podatek i ZUS

Udział pracowników w wigilii traktowany nie jest traktowany jako przychód pracowników. W związku z tym nie wiąże się z obowiązkiem odprowadzania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy ani składek do ZUS.

Podsumowanie

Organizacja wigilii firmowej to okazja do integracji i budowania pozytywnej atmosfery w firmie, jednak warto zadbać o jej odpowiednie zaplanowanie z perspektywy prawnej. Pamiętaj, że uczestnictwo w takim wydarzeniu jest dobrowolne, a organizacja powinna uwzględniać komfort wszystkich pracowników – bez względu na to, czy chcą brać w niej udział, czy nie.

Jeśli zdecydujesz się na organizację wigilii firmowej, postaraj się, by była to okazja do wspólnego spędzenia czasu w sposób, który będzie satysfakcjonujący i komfortowy dla całego zespołu. Odpowiednie zaplanowanie wydarzenia pomoże uniknąć niepotrzebnych problemów prawnych, a jednocześnie stworzy miłą, integracyjną atmosferę, która pozytywnie wpłynie na morale pracowników.

Jak zawsze mam nadzieję, że te artykuł jest dla Ciebie pomocny!

r.pr. Irena Pacholewska-Urgacz

Zdjęcie pochodzi z portalu Pixabay.