Czy pracodawca może monitorować pracowników w Internecie?

Media społecznościowe są istotną częścią życia wielu z nas, jednak oprócz licznych korzyści niosą ze sobą też zagrożenia. Dotyczy to zarówno życia prywatnego jak i zawodowego. W związku z tym, w celu zabezpieczenia swoich interesów, wiele firm mierząc się z tematem: monitorowanie pracowników w Internecie coraz częściej decyduje się na wprowadzanie polityk korzystania z mediów społecznościowych przez pracowników lub współpracowników.

Jeśli w Twojej firmie ten temat jeszcze nie został zaopiekowany to koniecznie przeczytaj poniższy artykuł. Dowiesz się z niego jakie masz prawa i obowiązki jako pracodawca, czy pracodawca może monitorować pracowników w Internecie oraz jak wprowadzić zgodną z RODO politykę medialną w firmie.

Czy pracodawca może monitorować pracowników w Internecie?

Pracodawca może monitorowanie pracowników w internecie w szczególności w mediach społecznościowych, również w czasie wolnym od pracy. Jego działania muszą być jednak zgodne z prawem. Takie stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 5 sierpnia 2022 r., II SA/Wa 190/22. Konieczne jest jednak spełnienie przez niego określonych warunków.

Po pierwsze, pracodawca może wprowadzić politykę dotyczącą zachowań swoich pracowników w mediach społecznościowych – nawet poza godzinami pracy. Ale możliwe jest jedynie, gdy jasno określi, czego oczekuje od pracownika, i nie naruszy przy tym jego godności czy prawa do mówienia o sprawach ważnych społecznie.

Po drugie, jeśli pracodawca wprowadzi taką politykę, to pracownik jest nią związany, gdyż stanowi ona uszczegółowienie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma być ambasadorem swojego pracodawcy 24/7. Pracownik nie może być zobowiązany do promowania pracodawcy w czasie wolnym.

Jeśli pracownik świadomie łamie ustalone zasady i szkodzi reputacji firmy – pracodawca ma prawo zareagować. Musi jednak robić to z poszanowaniem powyższych zasad.

Uprawnienie do monitorowania zachowań pracowników w Internecie przysługuje pracodawcy, jeśli treści umieszczane przez pracownika prowadzą do naruszenia jego obowiązków pracowniczych. Nie przysługuje mu natomiast prawo do stałej i prewencyjnej kontroli zachowań pracowników w mediach społecznościowych.

Pracodawca nie może przeglądać Facebooka pracownika „na wszelki wypadek”. Może podjąć działania dopiero, gdy ma konkretny powód, np. skargę, sygnał od innego pracownika lub wpis, który wyraźnie uderza w firmę.

Pracodawca może przetwarzać dane pochodzące z powszechnie dostępnych źródeł. Co ważne, nie można natomiast przetwarzać danych dotyczących życia osobistego pracownika.

Jak wprowadzić kontrolę mediów społecznościowych pracowników?

Jeśli chcesz wprowadzić kontrolę korzystania przez pracowników z social mediów, powinieneś jako pracodawca uregulować tę kwestię w regulacjach wewnętrznych, np. polityce korzystania z mediów społecznościowych.

W takiej polityce należy określić cel, zakres i sposób kontroli pracowników. Warto wskazać, jakie zachowania pracowników w social mediach są zalecane, a jakie są niedozwolone. Jako niedopuszczalne aktywności możesz podać publikowanie treści obrażających pracodawcę, umieszczanie treści będących rzekomym oficjalnym stanowiskiem czy udostępnianie poufnych informacji. Warto też dodać wytyczne w zakresie bezpieczeństwa, aby uchronić firmę przed wyciekiem danych.

Poza tym w polityce należy wskazać przebieg postępowania w razie stwierdzenia naruszeń oraz ewentualne sankcje dla pracowników.

Możesz też wprowadzać dodatkowe elementy, np. uregulować korzystanie przez pracowników z social mediów w czasie pracy.

Jeśli Twoi pracownicy mają profile biznesowe (np. LinkedIn), możesz zamieścić w polityce pewne wytyczne w sprawie ich prowadzenia. Wytyczne mogą dotyczyć m.in tego jak dbać o spójny wizerunek firmy.

Pamiętaj, że niezbędne są częste aktualizacje takich polityk . Media społecznościowe zmieniają się bardzo dynamicznie, dlatego warto przeglądać swoje polityki co 6-12 miesięcy.

Jakie działania pracowników w mediach społecznościowych może kontrolować pracodawca?

Pracodawca przede wszystkim może kontrolować aktywność pracowników w social mediach pod kątem naruszenia przez nich podstawowych obowiązków pracowniczych. W szczególności chodzi tu o obowiązki pracowników do dbania o dobro zakładu pracy, zachowania w tajemnicy informacji, które mogą narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzegania zasad współżycia społecznego. Jeśli pracownik swoim wpisem narusza swoje obowiązki i działa na szkodę pracodawcy, pracodawca ma prawo to skontrolować, a nawet ostatecznie wyciągnąć konsekwencje wobec takiego pracownika.

Pracodawca może weryfikować dodawane przez pracownika posty i komentarze dotyczące pracodawcy. Poza tym pracodawca ma prawo sprawdzać, czy pracownik publikując dany post na swoich social mediach nie naruszył tajemnicy przedsiębiorstwa. Oprócz tego możesz wykorzystać media społecznościowe do sprawdzenia aktywności pracownika podczas zwolnienia lekarskiego.

Pamiętaj,  że w żadnym wypadku podczas kontroli mediów społecznościowych nie możesz zbierać informacji o prywatnym życiu Twoich pracowników.

Monitorowanie pracowników w Internecie czyli jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie wewnętrznej polityki social mediów

1. Zapewnienie zgodności z RODO

Podczas kontrolowania social mediów pracowników są zbierane ich dane osobowe. W związku z tym polityka firmy powinna być zgodna z przepisami RODO. Podstawą przetwarzania danych osobowych pracownika w związku z działaniami w Internecie na gruncie RODO może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy.

W polityce firmy powinieneś wskazać, dlaczego decydujesz się na kontrolę mediów społecznościowych i jak to wpływa na ochronę Twoich interesów.

2. Wskazanie celu wprowadzenia kontroli mediów społecznościowych

Pracodawca wprowadzając jakąkolwiek formę monitoringu pracowników w Internecie powinien określić cel wprowadzenia kontroli pracowników. Może nim być na przykład ochrona przed naruszeniem dobrego imienia pracodawcy czy ujawnieniem tajemnicy przedsiębiorstwa.

3. Określenie zakresu i sposobu zastosowania monitoringu

W polityce dotyczącej zachowań pracowników w mediach społecznościowych pracodawca powinien także określić:

• zakres kontroli – czyli granice stosowania monitoringu
• sposób przeprowadzania kontroli – czyli środki techniczne służące do monitoringu.

4. Informowanie pracowników

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu kontroli social mediów. Oprócz tego pracodawca powinien przekazywać informację o funkcjonującej polityce medialnej także nowym pracownikom przed dopuszczeniem ich do pracy. Informacja powinna zastać przekazana na piśmie.

5. Szanowanie prawa pracowników do dozwolonej krytyki pracodawcy

Pracodawca nie może wyciągać konsekwencji wobec pracownika, który publikując na social mediach korzysta z prawa do dopuszczalnej krytyki pracodawcy. Dozwolona krytyka ma miejsce, jeśli pracownik postępuje w dobrej wierze, opiera się na zweryfikowanych faktach i działa w interesie zakładu pracy. W praktyce często trudno jednoznacznie stwierdzić, czy pracownik działa w ramach dozwolonej krytyki. Jeśli wpis w mediach społecznościowych pracownika jest merytoryczny i kulturalny dokładnie zweryfikuj, czy nie stanowi on przypadkiem dozwolonej krytyki. W takim przypadku nie możesz ukarać pracownika.

6. Przestrzeganie granic kontroli pracownika

Pracodawca decydujący się na ingerencję w życie pracowników, powinien zachowywać granice. Stosowane przez niego środki powinny być proporcjonalne, co oznacza, że należy zachować równowagę między interesami pracodawcy a prywatnością pracownika. Należy przeprowadzić w tym zakresie tzw. test równowagi. Pracodawca decydując się na kontrolę social mediów nie powinien wchodzić w życie prywatne pracowników.

7. Zakaz stałej i prewencyjnej kontroli pracowników

Pracodawca nie może tworzyć baz danych ze wszystkimi publikowanymi przez pracowników wypowiedziami „na zapas”. Narusza to prawo do prywatności pracowników oraz ich swobodę wypowiedzi. Kontrola profili w social mediach pracownika może być odpowiedzią na uzasadnione przypuszczenia, że działalność pracownika szkodzi pracodawcy.

8. Wprowadzenie działań prewencyjnych

Samo wprowadzenie polityki korzystania z mediów społecznościowych może się okazać niewystarczające. Polityki są często napisane skomplikowanym językiem, a pracownicy zapoznają się z nimi jedynie pobieżnie. W związku z tym warto poszerzać wiedzę pracowników i szkolić ich w tematach związanych z działalnością w mediach społecznościowych. Świadomość pracowników o płynących z nich ewentualnych zagrożeniach może zapobiec wielu nieprzyjemnym sytuacjom.

Monitorowanie pracowników w internecie – FAQ

1. Czy pracodawca może kontrolować social media swoich pracowników?

Tak, pracodawca może kontrolować media społecznościowe pracowników, ale tylko w określonych granicach – jeśli przemawia za tym jego prawnie uzasadniony interes. Monitorowanie social mediów powinno być uregulowane w wewnątrzzakładowym przepisach, np. polityce medialnej dotyczącej zachowań pracowników w mediach społecznościowych.

2. Czy kontrolowanie social mediów pracowników jest zgodne z RODO?

Tak, wprowadzenie kontroli social mediów jest dopuszczalne na gruncie przepisów RODO, jeśli przemawia za tym prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Pracodawca przetwarzając dane pracowników powinien stosować się do zasad wynikających z RODO, m.in. zasady ograniczenia celu czy minimalizacji danych.

3. Czy pracodawca powinien informować pracowników o wprowadzeniu kontroli social mediów?

Tak, pracodawca decydując się na kontrolę mediów społecznościowych powinien o tym uprzedzić pracowników. Obecnych pracowników należy o tym poinformować przed wprowadzeniem kontroli. Nowych pracowników należy poinformować o polityce medialnej na piśmie przed dopuszczeniem ich do pracy.

4. Czy pracodawca może wyciągać konsekwencje wobec pracownika naruszającego obowiązujące polityki medialnej?

Tak, pracodawca ma możliwość wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który narusza polityki medialne. Zakres grożących pracownikowi sankcji warto określić w samej polityce. Każda sprawa będzie tutaj wymagała odrębnej analizy, jaka sankcja jest możliwa do zastosowania w konkretnym przypadku.

5. Jaką aktywność pracownika w social mediach może kontrolować pracodawca?

Kontrola może dotyczyć naruszania obowiązków pracowniczych przez pracownika czy działania na niekorzyść pracodawcy. Pracodawca nie może zbierać informacji o życiu prywatnym pracownika.

Jeśli interesują Cię tematy związane z RODO zajrzyj także do artykułów o zasadach RODO w procesie rekrutacji oraz monitoringu w firmie.