Praca zdalna 2025 – czy jako pracodawca musisz się na nią zgadzać

Praca zdalna nadal cieszy się popularnością wśród wielu pracowników, którzy cenią sobie możliwość pracy z domu. Może być też ona atrakcyjna z perspektywy Twojej firmy, choć tu wiele zależy od specyfiki i potrzeb firmy. Wprowadzenie pracy zdalnej wiąże się jednak z pewnymi formalnościami i obowiązkami po stronie pracodawcy. Poniżej znajdziesz kompleksową widzę o zasadach pracy zdalnej w 2025 roku.

Jaka jest definicja pracy zdalnej?

Zgodnie z kodeksem pracy praca zdalna jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu.

Przepisy o pracy zdalnej mają zastosowanie do tzw. pracy hybrydowej, która nie została osobno zdefiniowana w kodeksie pracy. Jest to określenie potoczne.

Czym jest praca zdalna w praktyce?

Intuicyjnie praca zdalna jest kojarzona z pracą związaną z użyciem komputera i Internetu. Nawet w kodeksie pracy jest podkreślone, że jest ona wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Pracę zdalną można świadczyć przede wszystkim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, ale także telefonu czy komunikatorów internetowych. Możliwa jest też praca zdalna bez użycia środków porozumiewania się na odległość, np. polegająca na analizie dokumentów.

Jak określić miejsce wykonywania pracy zdalnej?

Miejsce pracy zdalnej powinno zostać wzajemnie ustalone między pracownikiem a pracodawcą. Inicjatywa wskazania miejsca pracy zdalnej należy do pracownika. Pracodawca nie może wskazać danego miejsca, a jedynie odnosi się do propozycji pracownika. W większości przypadków praca zdalna będzie wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika.

Ustalając miejsce pracy zdalnej warto pamiętać o następujących zasadach:

• Tylko pracownik ma możliwość wskazania miejsca pracy.
• Do pracodawcy należy jedynie akceptacja zaproponowanego przez pracownika miejsca wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie może narzucić konkretnego miejsca świadczenia pracy, ale może wskazać jakie miejsca nie są ogólnie dozwolone (np. kawiarnie, dworce, lotniska, środku komunikacji publicznej itp.)
• Pracownik nie ma całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej. Za każdym razem powinien je uzgodnić z pracodawcą.

Pracownik, który chce wykonywać pracę w niestandardowych miejscach, np. w kawiarni lub bibliotece lub ogólnie w miejscu innym niż uzgodnione z pracodawcą, powinien ponownie uzgodnić to z pracodawcą. Pracownik nie może samodzielnie podjąć decyzji o zmianie miejsca wykonywania pracy zdalnej, nawet jeśli jest to stosunkowo blisko ustalonego miejsca.

Jak wprowadzić pracę zdalną?

Praca zdalna jest wprowadzana poprzez uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą. Strony mogą zdecydować się na pracę zdalna już przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W trakcie zatrudnienia uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną w postaci papierowej lub elektronicznej.

Strony mogą dokonać zmiany dotychczasowej formy pracy na zdalną w dowolnej postaci. Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą nie musi mieć formy pisemnej.

Kiedy nie można wprowadzić pracy zdalnej?

Pracy zdalnej nie można wprowadzić przede wszystkim wtedy, gdy jest to niemożliwe z przyczyn praktycznych. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której kosmetyczka lub fryzjerka przechodzi na pracę zdalną.

Poza tym pracą zdalną nie można objąć prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Czy pracodawca może narzucić pracę zdalną?

Pracodawca zasadniczo nie może zmusić pracownika do przejścia na pracę zdalną. Jednak w szczególnych przypadkach pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma taką możliwość, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. z powodu powodzi).

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej na wniosek pracownika regułą jest, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o przejście na pracę zdalną. Istnieją jednak pewne wyjątki odnoszące się do pracowników, którzy znajdują się w wyjątkowej sytuacji życiowej. W związku z tym pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności
• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ 1 pkt 2 i 3 kodeksu pracy, czyli rodzica dziecka ze specjalnymi potrzebami.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku wyżej wymienionych pracowników, jeśli wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku zgodzić się na pracę zdalną pracownika, ale mimo to należy zachować ostrożność. Jeśli w firmie inni pracownicy pracują zdalnie i wykonują podobną pracę lub zajmują podobne stanowisko co pracownik składający wniosek, to odmowa może zostać uznana za nierówne traktowanie w zatrudnieniu. W związku z tym należy odpowiednio uzasadnić, dlaczego wniosek danego pracownika nie został uwzględniony.

Gdzie powinny być określone zasady pracy zdalnej? Jak napisać regulamin pracy zdalnej?

W zależności od sytuacji występującej w zakładzie pracy, zasady pracy zdalnej mogą być określone w:

1. Porozumieniu – jest ono zawierane między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi.
2. Regulaminie pracy zdalnej – pracodawca określa w nim zasady pracy zdalnej, jeśli nie działają u niego zakładowe organizacje związkowe. Przed ustaleniem regulaminu pracodawca powinien przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników.
3. Poleceniu pracy zdalnej – jeśli u pracodawcy nie ma porozumienia ani regulaminu, a pracodawca kieruje pracowników do pracy zdalnej w wyjątkowych sytuacjach określonych w kodeksie pracy.
4. Porozumieniu zawartym z pracownikiem – gdy u pracodawcy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin.

W porozumieniu lub regulaminie należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej – kodeks pracy wyraźnie wskazuje co.

Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej?

Do obowiązków pracodawcy wobec pracowników zdalnych między innymi należą:

1. Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
2. Zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy.
3. Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
4. Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem.
5. Zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
6. Umożliwienie przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Praca zdalna a obowiązki BHP 2025

Obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) wobec pracowników zdalnych choć w ograniczonym zakresie pozostają po stronie pracodawcy.

Co to oznacza w praktyce?

• Pracodawca musi przekazać ocenę ryzyka zawodowego oraz przygotować informację zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej.

• Pracownik przed dopuszczeniem do pracy potwierdza zapoznanie się z przygotowanymi przez pracodawcę dokumentami (oceną ryzyka zawodowego oraz informacją) i zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nich zawartych.

• Nie jest wymagane przeprowadzenie przez pracodawcę kontroli warunków lokalowych, ale pracodawca ma obowiązek uzyskać od pracownika potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Uwaga: Praca zdalna nie wyłącza odpowiedzialności pracodawcy za wypadek przy pracy!

Jak zaprzestać wykonywania pracy zdalnej?

W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia pracownik lub pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Wniosek należy złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Strony powinny uzgodnić termin przywrócenia poprzednich warunków pracy do 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli tego nie zrobią, po upływie 30 dni od złożenia wniosku następuje powrót do poprzednich warunków pracy. Pracodawca nie może wystąpić z wnioskiem w stosunku do szczególnie uprawnionych pracowników, chyba że wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Jakie są zasady okazjonalnej pracy zdalnej w 2025 roku?

Pracownik może wykonywać tzw. pracę zdalną okazjonalną. Pracownikowi przysługuje 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu roku. Jest ona możliwa tylko na wniosek. Wniosek pracownika o udzielenie okazjonalnej pracy zdalnej nie jest wiążący dla pracodawcy. Ze względu na jej szczególnych charakter pracodawca nie ma obowiązku zapewnić pracownikowi materiałów, narzędzi pracy czy zwrotu kosztów energii elektrycznej.

Praca zdalna w 2025 roku – FAQ

1. Czy pracodawca może skontrolować pracownika zdalnego?

Tak, pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę w zakresie BHP lub ochrony informacji. Pracodawca nie może przeprowadzić niespodziewanej kontroli. Kontrola powinna być zaplanowana i uzgodniona z pracownikiem. Należy ją przeprowadzić w godzinach pracy pracownika. Kontrola powinna się odbyć z poszanowaniem prywatności pracownika oraz innych domowników.

2. Ile dni pracy zdalnej w 2025 roku?

W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej między pracodawcą a pracownikiem nie ma limitu dni pracy zdalnej. W odniesieniu do okazjonalnej pracy zdalnej pracownik ma do wykorzystania 24 dni pracy zdalnej w danym roku kalendarzowym.

3. Czy pracodawcę musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną?

Pracodawca nie ma obowiązku przyjąć wniosku pracownika o przejście na pracę zdalną. Wyjątkiem są wnioski szczególnie uprawnionych pracowników wymienionych w art. 67¹⁹ § 6 kodeksu pracy.

4. Czy pracodawca może narzucić pracę zdalną?

W wyjątkowych sytuacjach praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, jeśli pracownik uprzednio oświadczył, że ma odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w przypadku stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii lub jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić warunków pracy zgodnych z BHP ze względu na działalnie siły wyższej.

5. Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu?

Ekwiwalent przysługuje pracownikowi, jeśli używa on do pracy swojego sprzętu. Ekwiwalent uwzględnia rzeczywiste zużycie materiałów i narzędzi pracy. Strony mogą zastąpić ekwiwalent ryczałtem, który odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

radca prawny 

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash