Sygnaliści: procedura zgłoszeń wewnętrznych

Już 25 września wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów. O tym kim są sygnaliści, na czym polega ich ochrona oraz kto ma obowiązek wdrożenia nowych przepisów możesz przeczytać TUTAJ.

Z poniższego artykułu dowiesz się co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych i jak ją ustalić.

Co to jest procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to dokument, który określa tryb dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna w jasny sposób opisywać proces zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów. Ustawa określa obowiązkowe elementy procedury oraz dopuszcza wprowadzanie dodatkowych postanowień.

Co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych

Nowa ustawa wprost wskazuje co koniecznie mu znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Te obowiązkowe elementy to:

• Podmiot uprawniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych może być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dział HR, dział prawny lub dział compliance) albo podmiot zewnętrzny (np. zewnętrzna kancelaria).

Jeśli Twoja firma zamierza przekazać kompetencje do przyjmowania zgłoszeń podmiotowi spoza firmy zadbaj o odpowiednią umowę, która przede wszystkim powinna określać szczegółowe prawa i obowiązki tego podmiotu w zakresie przetwarzania danych osobowych.

• Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę.

Chodzi o określenie tzw. kanałów zgłoszeń, czyli sposobów lub narzędzi, za pomocą których sygnaliści będą mogli przekazywać zgłoszenia.

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych powinny obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Pracodawca ma pełną dowolność w wyborze sposobu dokonywania zgłoszeń. Dokonując jednak wyboru kanału zgłoszeń warto zastanowić się, który z systemów będzie najbardziej efektywny w Ciebie w firmie.

Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane w postaci papierowej (np. tradycyjna przesyłka pocztowa, poprzez wrzucenie do specjalnych skrzynek w siedzibie pracodawcy) lub elektronicznej (np. internetowy formularz, aplikacja internetowa).

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenia ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej są dokumentowane za zgodą sygnalisty w postaci nagrania lub transkrypcji.

Wykorzystując nienagrywane linie telefoniczne lub inne nienagrywane systemy komunikacji głosowej należy sporządzić protokół zgłoszenia ustnego. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być również dokonane ustnie na bezpośrednim spotkaniu.

• Podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych.

Do podejmowania działań następczych może zostać upoważniona bezstronna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy. Może być to ten sam podmiot, który był upoważniony do przyjmowania zgłoszeń, jeśli jest zapewniona bezstronność.

Działania następcze podejmowane przez uprawniony podmiot polegają przede wszystkim na weryfikacji zgłoszenia, dalszej komunikacji z sygnalistą, występowaniu o dodatkowe informacje oraz przekazywaniu sygnaliście informacji zwrotnej. Uprawniony podmiot powinien mieć możliwość przeciwdziałania naruszeniom prawa, będącym przedmiotem zgłoszenia.

• Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Jest to Twój wybór czy zdecydujesz się wprowadzić w firmie możliwość zgłaszania nieprawidłowości anonimowo. Ważne jest, aby postanowienia w tym temacie zamieści w procedurze, w celu uniknięcia wątpliwości w przyszłości.

Każde z rozwiązań niewątpliwie ma swoje plusy i minusy.

Zezwolenie na dokonywanie zgłoszeń anonimowych może motywować większą liczbę osób do raportowania nieprawidłowości. Warto też pamiętać, że jeśli dany podmiot nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych, to w przypadku wpłynięcia takiego zgłoszenia, nawet jeżeli dotyczy ono poważnych naruszeń, musi ono zostać pozostawione bez rozpoznania.

Jednak zgłoszenia anonimowe niosą za sobą również różne zagrożenia. Zapewnienie aminowości sygnalistom może prowadzić do dokonywania nieprawdziwych, złośliwych lub niesłusznych zgłoszeń. Dodatkowo, jeśli zgłoszenie byłoby niepełne, uniemożliwia to kontakt z sygnalistą i uzupełnienie zgłoszenia. To do pracodawcy należy ostateczna decyzja, czy zgłoszenia anonimowe w jego organizacji powinny być dopuszczalne.

• Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Taki obowiązek nie występuje, jeśli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazań potwierdzenie.

• Obowiązek podjęcia działań następczych.

Działania następcze są podejmowane przez uprawnioną jednostkę organizacyjną lub osobę. Wskazany podmiot powinien podejmować działania następcze z zachowaniem należytej staranności.

• Obowiązek przekazania sygnaliści informacji zwrotnej.

Informacja zwrotna powinna zostać przekazana sygnaliście maksymalnie w terminie trzech miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. Informacja zwrotna powinna zawierać przede wszystkim wskazanie podjętych lub planowanych działań w związku ze zgłoszeniem, a także uzasadnienie określonych działań.

• Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Procedura poza wskazaniem elementów procesu zgłoszeń wewnętrznych, powinna również zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych, a w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.

Co dodatkowo może zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować również dodatkowe elementy, takie jak:

• wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które również mogą podlegać zgłoszeniu;
• wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa;
• wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Konsultacje ze związkami

Planowana procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową (bądź organizacjami związkowymi). W przypadku braku działających organizacji związkowych konsultacje powinny się odbyć z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w danym podmiocie prawnym.

Konsultacje powinny trwać co najmniej 5 dni i nie dłużej niż 10 dni. Przeprowadzenie konsultacji jest obowiązkowe, ale ich wynik nie jest wiążący dla pracodawcy. Strona społeczna nie może zablokować projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych ani nie wyrazić zgody na jej wprowadzenie.

Wejście w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia jej podania do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać przekazana osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego wraz przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Z procedurą zgłoszeń wewnętrznych jest związany obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot prawny może upoważnić do tego wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które są uprawnione do przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania działań następczych. Wpis do rejestru jest dokonywany na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien obejmować:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Odpowiedzialność karna za brak odpowiedniej procedury

Na podmiot odpowiedzialny za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, który jej nie ustanowił lub zrobił to z istotnym naruszeniem wymogów może zostać nałożona kara grzywny do 5 tys. zł.

Zdjęcie z serwisu Unsplash.