Umowa zlecenia a umowa o dzieło – którą wybrać dla Twojej firmy? Poradnik dla pracodawców i HR

Umowa zlecenia a umowa o dzieło. Przy powierzaniu zadań jednym z kluczowych elementów jest wybór odpowiedniego typu umowy. Często przedsiębiorcy zastanawiają się właśnie między umową zlecenie a umową o dzieło. Poniższy artykuł pomoże Ci wybrać umowę odpowiadającą potrzebom Twojego biznesu w bezpieczny sposób.

Czym jest umowa zlecenia? Kluczowe aspekty dla pracodawcy

Stronami umowy zlecenia jest zleceniodawca (dający zlecenie) oraz zleceniobiorca (przyjmujący zlecenie). Polega ona na wykonywaniu przez zleceniobiorcę określonych w umowie czynności lub usług.

Umowa zlecenie polega na wykonywaniu przez zleceniobiorcę określonych czynności lub usług.

Jest to tak zwana umowa starannego działania. uChodzi więc o to, że strony umawiają się na wykonywanie pewnych czynności lub świadczenie pewnych usług zgodnie z określonymi standardami, a nie na osiągnięcie konkretnego wyniku.

Obowiązki zleceniobiorcy

Zleceniobiorca zobowiązany do dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków. Zleceniobiorca wykonuje swoje obowiązki samodzielnie, a zleceniodawca nie sprawuje nad nim kontroli. Jeśli nie wyklucza tego umowa, zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia innej osobie.

Forma umowy

Umowa zlecenia może być zwarta w dowolnej formie, ale dla zabezpieczenia interesów Twojej firmy warto podpisać umowę zlecenia na piśmie. Możesz ją zawrzeć zarówno z osobą fizyczną, jak i z innym przedsiębiorcą. Może być zawarta na czas określony lub na czas nieokreślony. Umowa zlecenia może być w dowolnej chwili wypowiedziana, chyba że strony postanowiły inaczej.

Umowę zlecenia dla zabezpieczenia interesów Twojej firmy warto zawrzeć w formie pisemnej.

Wynagrodzenie

W umowie zlecenia należy określić wynagrodzenie. Jeśli tego nie zrobisz, zleceniobiorcy będzie przysługiwało wynagrodzenie odpowiadające wykonanej przez niego pracy. Umowa zlecenie może być nieodpłatna, ale takie postanowienie musi być wyraźnie zaznaczone w umowie. Jeśli zawierasz umowę zlecenia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, musisz jej zagwarantować minimalne wynagrodzenie za pracę.

Składki ZUS

Konieczność opłacenia składek ZUS będzie zależała od tego, z kim zawarłeś umowę zlecenia. Jeśli Twoim kontrahentem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, to masz obowiązek uiszczenia składek ZUS. W przypadku umowy z innym przedsiębiorcą lub osobą, która podlega ubezpieczeniu z innego tytułu, np. umowy o pracę (i otrzymuje z niego co najmniej minimalne wynagrodzenie) zasadniczo takiego obowiązku nie będzie. Pamiętaj jednak, że kwestia tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczenia jest dość skomplikowana i zatrudniając daną osobę na zlecenie warto tę kwestię skonsultować z ekspertem.

Co warto wiedzieć o umowie o dzieło

Umowa o dzieło jest zawierana między zamawiającym działo a wykonawcą dzieła.

Przy umowie o dzieło zasadą jest, że wykonawca może skorzystać z zastępstwa. Jeśli zatem zależy Ci, aby to konkretna osoba realizowała dzieło (np. zrobiła projekt logo), to musisz to wyraźnie wskazać w umowie.

Umowa o dzieło jest tzw. umową rezultatu, czyli interesuje nas wynik, to co powstanie na końcu. Przy umowie o dzieło chodzi o osiągnięcie indywidualnego, konkretnego efektu. Zamawiający powierza wykonawcy wykonanie określonego dzieła lub rezultatu. Jej skutkiem jest otrzymanie przez zamawiającego określonego finalnego produktu, np. raportu, strony internetowej.

Zawierając umowę o dzieło oczekujesz od wykonawcy wykonania określonego dzieła.

Jest to jedna z zasadniczych różnic pomiędzy zleceniem a dziełem.

Zgodnie z przepisami dzieło może mieć charakter materialny (np. logo) lub niematerialny. Z punktu widzenia ZUS, aby uznać za dzieło utwór, który ma charakter niematerialny (np. tłumaczenie), musi on być w jakiś sposób utrwalony (np. nagranie, zapis itp.)

Odpowiedzialność wykonawcy

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub wadliwe wykonanie dzieła. Zamawiający może w tym przypadku żądać poprawek, obniżenia ceny, a w wyjątkowych przypadkach odstąpić od umowy.

Forma umowy

W umowie o dzieło strony określają, co ma stworzyć wykonawca. Umowa może być zawarta w dowolnej formie, ale znowu – najlepiej zawrzeć ją w formie pisemnej.

Wynagrodzenie

Umowa o dzieło jest zawsze odpłatna. Wynagrodzenie może być określone z góry, ryczałtowe czy kosztorysowe. W przypadku umowy o dzieło nie obowiązują przepisy o minimalnym wynagrodzeniu.

Składki ZUS

W większości przypadków nie będziesz musiał odprowadzać składek ZUS. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zawierasz umowę o dzieło ze swoim pracownikiem. W tej sytuacji masz obowiązek odprowadzenia składek.

Jeśli zawierasz umowę o dzieło ze swoim pracownikiem albo osobą, która będzie realizować dzieło na rzecz swojego pracodawcy jesteś zobowiązany do odprowadzenia składek ZUS.

Warto jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2021 r. istnieje obowiązek informowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło, jeśli jesteś płatnikiem składek ZUS (zgłaszasz kogoś do ZUS) lub jeśli działasz jako osoba fizyczna. Termin na poinformowanie ZUS to 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.

Czym różni się umowa o dzieło od zlecenia?

Z pozoru te dwa rodzaje umów są do siebie bardzo podobne, ale w praktyce można wskazać kilka zasadniczych różnic.

1. Cel umowy.

Celem umowy o dzieło jest otrzymanie przez zamawiającego określonego rezultatu. W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonywania określonej czynności.

Przykład: Przedsiębiorca planujący rozpoczęcie sprzedaży online może zlecić stworzenie strony internetowej na podstawie umowy o dzieło (konkretny rezultat), a następnie powierzyć jej bieżącą obsługę specjaliście współpracującemu na umowie zlecenie (wykonywanie określonych powtarzalnych czynności).

2. Wypowiedzenie

Umowę zlecenia można swobodnie wypowiedzieć w każdy czasie, jeśli nie jest to ograniczone umownie.

Przy umowie o dzieło strony nie umawiają się na stałą współpracę tylko na osiągnięcie określonego rezultatu. Nie ma tu mowy o żadnym okresie wypowiedzenia. Od umowy o dzieło można natomiast odstąpić tylko w ściśle określonych przypadkach.

3. Odpowiedzialność

Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za zachowanie należytej staranności przy wykonywaniu powierzonych czynności. Wykonawca odpowiada za ostateczny efekt i stworzony przez niego finalny produkt.

4. Odpłatność

Umowa o dzieło zawsze jest odpłatna. W przypadku umowy zlecenie strony mogą ustalić, że zleceniobiorca będzie wykonywał czynności bez wynagrodzenia. Jednak w stosunkach biznesowych takie sytuacje raczej się nie zdarzają zwłaszcza, że obowiązuje tu minimalna stawka wynagrodzenia.

Umowa zlecenia a umowa o dzieło – kiedy trzeba płacić ZUS od umowy cywilnoprawnej?

Konieczność opłacenia ZUS zależy od rodzaju umowy oraz podmiotu, z którym została zawarta.

Składki ZUS zapłacisz, gdy:

• zawierasz umowę zlecenie z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
• zawierasz umowę o dzieło ze swoim pracownikem albo osobą, która będzie realizować dzieło na rzecz swojego pracodawcy.

Składek ZUS nie zapłacisz, jeśli:

• zawierasz umowę zlecenie z innym przedsiębiorcą lub osobą fizyczną, która jest objęta ubezpieczeniem z innego tytułu i tam ma obowiązek opłacać składki
• zawierasz umowę o dzieło z innym podmiotem niż Twój pracownik.

Jaką umowę podpisać w praktyce?

Zawsze będzie decydował o tym konkretny przypadek. W praktyce umowy o dzieło, które były w swoim czasie mocno nadużywane (w celu uniknięcia płacenia składek ZUS) teraz stosowane są z dużą ostrożnością. Warto zawsze przeanalizować konkretną sytuację, aby nie ryzykować. ZUS ma prawo zweryfikować czy dana umowa faktycznie spełnia cechy umowy o dzieło. Jeśli nabierze co do tego wątpliwości, może uznać, że jest to umowa zlecenia i zobowiązać przedsiębiorcę do zapłaty zaległych składek.

Co jest lepsze umowa zlecenia czy umowa o dzieło? Podsumowanie

Każda umowa może być lepsza lub gorsza w zależności od konkretnej sytuacji. Umowa zlecenia i umowa o dzieło to dwie zupełnie rożne umowy. Powinno się je stosować w innych okolicznościach. Nadużywanie dzieła jest ryzykowne i może wiązać się ze sporym ryzykiem finansowym.

FAQ:

Czy umowa o dzieło może być zawarta z osobą prowadzącą działalność?

Tak, umowę o dzieło można zawrzeć z przedsiębiorcą, o ile jej przedmiot faktycznie spełnia warunki dzieła – czyli ma prowadzić do powstania konkretnego, indywidualnego rezultatu. Trzeba jednak uważać, żeby taka umowa nie była faktycznie świadczeniem usług pod pozorem dzieła.

Jakie są konsekwencje błędnego zastosowania umowy o dzieło?

Jeśli ZUS lub sąd uzna, że dana umowa o dzieło w rzeczywistości spełnia cechy umowy zlecenia (czyli oparta była na wykonywaniu czynności lub usług, a nie rezultacie), może dojść do jej „przekwalifikowania”. Skutkuje to obowiązkiem zapłaty zaległych składek ZUS – często z odsetkami. To może być spory wydatek dla przedsiębiorcy.

Kiedy ZUS może zakwestionować umowę cywilnoprawną?

ZUS może przeprowadzić kontrolę i zakwestionować umowę, jeśli uzna, że jej wybór nie odpowiada rzeczywistości. Dotyczy to przede wszystkim umów o dzieło stosowanych w sposób ciągły, powtarzalny, bez wyraźnie określonego efektu (np. osoby pracujące na lini produkcyjnej w fabryce).

Czy można podpisać umowę zlecenia bez wynagrodzenia?

Teoretycznie tak – umowa zlecenia zgodnie z kodeksem cywilnym może być nieodpłatna, ale w praktyce, szczególnie w relacjach B2B i z osobami fizycznymi, brak wynagrodzenia jest rzadkością i może wzbudzić podejrzenia ZUS lub inspekcji pracy.

Czy umowa o dzieło musi być pisemna?

Prawo nie wymaga formy pisemnej, ale dla celów dowodowych, podatkowych i na wypadek kontroli ZUS, zdecydowanie zaleca się zawieranie umowy o dzieło na piśmie. To zabezpiecza interesy obu stron.

Jeśli chcesz przeczytać o możliwości przekwalifikowania przez ZUS umów cywilnoprawnych to zajrzyj do wpisu  przekwalifikowanie umów B2B w umowy o pracę.

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny

Zdjęcie z portalu Unsplash.