Zatrudnianie pracowników to nieodłączna część prowadzenia firmy. A znalezienie odpowiedniego kandydata, który będzie spełniał Twoje wymagania bywa niemałym wyzwaniem.

Oprócz tego podczas rekrutacji trzeba pamiętać o wymogach prawnych związanych z tym procesem. Ten artykuł pomoże Ci z uporządkowaniem prawnych kwestii, aby móc kupić się na wyborze najlepszego z kandydatów.

Zatrudnienie pracowników – rekrutacja

Ogłoszenie o pracę

Dane osobowe kandydatów

Wstawiając ogłoszenie o pracę rozpoczynasz proces zbierania danych osobowych kandydatów do pracy. Powinny być one przez Ciebie przetwarzane zgodnie z wymogami prawa.

Jakie informacje o kandydacie może zbierać pracodawca?

Kodeks pracy wskazuje jakie dane kandydata do pracy może zbierać pracodawca. Należą do nich:

• imię i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać innych danych tylko jeśli kandydat wyrazi na to zgodę. Dlatego tak ważne jest uzyskiwanie zgody  na przetwarzanie innych danych, ale także zgody na przyszłe rekrutacje.

Informacja RODO

W ogłoszeniu o pracę oczywiście powinna się znaleźć klauzula informacyjna RODO. Powinny się w niej znaleźć m.in. informacje o administratorze danych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule: Jak zgodnie z RODO zbierać i przetwarzać CV kandydatów – Q&A.

Jeśli umieszczenie klauzuli nie było możliwe bo np. kandydat wysłał do Ciebie bez oficjalnego ogłoszenia to należy ją przekazać kandydatowi niezwłocznie po otrzymaniu jego aplikacji.

Wysokość wynagrodzenia

W Polsce 4 czerwca Sejm uchwalił nowe przepisy dotyczące obowiązków pracodawcy w zakresie podawania wysokości wynagrodzenia już na etapie rekrutacji. Ustawa została przekazana prezydentowi do podpisu. W związku z tym pracodawcy już niedługo będą mieli obowiązek umieszczać w ogłoszeniach o pracę informację o początkowej wysokości wynagrodzenia lub tzw. widełkach. Poza tym pracodawca będzie zobowiązany podać kandydatowi informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.

Informacje o wynagrodzeniu trzeba będzie podać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje.

Jeśli informacja o wynagrodzeniu nie znajdzie się ogłoszeniu, trzeba będzie ją podać najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub kolejno w innym przypadku przed nawiązaniem stosunku pracy. Warto już teraz przygotować się na zmianę przepisów!

Feminatywy w ogłoszeniu o pracę

Wspomniana nowelizacja wprowadza również wymóg formułowania ogłoszeń o pracę neutralnych pod względem płci. W związku z tym pracodawcy będą musieli stosować podwójne lub opisowe nazewnictwo stanowisk. Poza tym wszystkie słowa będą musiały być podane w formie męskiej i żeńskiej. Warto już teraz zastanowić się nad feminatywami określającymi dane stanowisko.

Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów pracodawca powinien przekazać kandydatowi do pracy informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. W praktyce najbezpieczniej będzie umieścić tę informację w samym ogłoszeniu o pracę. Ewentualnie można ją przesłać w odpowiedzi na zgłoszenie rekrutacyjne lub najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną. Pracodawca powinien zapewnić kandydatowi również dostęp do treści procedury lub co najmniej przekazać informację o możliwości dokonania zgłoszenia i ustanowionych kanałach komunikacji.

Zawarcie umowy o pracę

Przeprowadzony z sukcesem proces rekrutacyjny kończy się zawarciem umowy o pracę. W zależności od Twoich potrzeb może to być umowa na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony. Bez względu na rodzaj umowy, przy jej zawieraniu warto zadbać o kilka ważnych kwestii.

Treść umowy o pracę

W umowie o pracę należy obowiązkowo umieścić następujące informacje:

• strony umowy
• adres siedziby pracodawcy
• rodzaj umowy
• data zawarcia umowy
• rodzaj pracy (doprecyzowanie zadań i obowiązków pracownika może nastąpić w tzw. zakresie obowiązków)
• miejsce/miejsca wykonywania pracy
• wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników
• wymiar czasu pracy
• dzień rozpoczęcia pracy
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia (a w przypadku umowy na okres próbny w zależności od okoliczności możliwe są również inne dodatkowe postanowienia).

W umowie o pracę mogą znaleźć się również dodatkowe postanowienia, np. dotyczące zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, przetwarzania danych osobowych, zakazu konkurencji.

Forma umowy o pracę

Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie. Umowę sporządza się na dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Pracodawca umieszcza umowę o pracę w części B akt osobowych.

Jeśli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju i warunków umowy.

Czynności przed przystąpieniem do pracy

Zanim pracownik będzie mógł podjąć pracę w Twojej firmie, należy załatwić kilka dodatkowych formalności. Należą do nich badania medycyny pracy oraz szkolenie BHP.

Badania medycyny pracy

Pracownik nie może podjąć pracy na określonym stanowisku bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Badania lekarskie odbywają się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Skierowanie wydaje się w trzech egzemplarzach – dla lekarza, pracownika i do akt osobowych. Pracodawca powinien skierować pracownika na badania przed rozpoczęciem przez niego pracy. Może to być zarówno przed jaki i po podpisaniu umowy o pracę.

W skierowaniu należy umieścić informację o rodzaju badania, jakie ma być wykonane, stanowisku pracy oraz warunkach pracy. Wzór skierowania znajdziesz tutaj. Badanie wstępne kończy się orzeczeniem lekarskim, które zawiera informacje o braku przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku lub o występujących przeciwskazaniach.

Szkolenie BHP

Nowozatrudnionego pracownika należy przeszkolić w zakresie zasad BHP oraz przepisów przeciwpożarowych. Pracownik, który nie zna zasad BHP nie może zostać dopuszczony do pracy. Szkolenie BHP składa się z:

• instruktażu ogólnego (informacje o podstawowych przepisach BHP oraz zasady udzielania pierwszej pomocy) oraz
• instruktażu stanowiskowego (odnosi się do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku).

Zatrudnianie pracowników – obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika

Przekazanie informacji na temat warunków zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia. Powinien to zrobić do 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. Szczegółowy zakres informacji oraz wskazówki w jakim zakresie można odesłać do przepisów zawiera Kodeks pracy. Informacje można przekazać pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej.

Ponadto nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca informuje go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracodawca powinien zgłosić nowozatrudnionego pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Ma na to 7 dni od rozpoczęcia pracy przez pracownika. Zgłoszenia dokonuje się do ZUS na druku ZUS ZUA. Po więcej informacji sprawdź artykuł Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu pracowników w kontekście ZUS.

Zgłoszenie pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych

Pracodawca w terminie od 14 dni do trzech miesięcy po zatrudnieniu pracownika powinien go zgłosić do PPK. Pracownik może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK uzupełniając deklarację o rezygnacji.

Dokumentacja pracownicza

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą osobno dla każdego pracownika. Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Część A akt osobowych zakłada się już na etapie procedury zatrudniania. Należy w niej umieścić oświadczenia i dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. CV, list motywacyjny oraz skierowanie na badania lekarskie. Konieczność założenia części B wiąże się z zawarciem umowy o pracę – umieszcza się w niej m.in. wspomnianą umowę czy umowę lojalnościową. Szczegóły dotyczące dokumentacji pracowniczej znajdziesz w artykule Dokumentacja pracownicza w 2025 roku – kompletny przewodnik dla pracodawców.

Zatrudnianie pracowników – onboarding

Przy zatrudnianiu nowego pracownika równie ważne jak prawidłowe załatwienie kwestii formalnych jest odpowiednie wdrożenie go do organizacji. Proces onboardingu trwa przez pierwsze dni, tygodnie, a nawet miesiące zatrudnienia nowego pracownika i ma na celu pomóc mu w zaaklimatyzowaniu się w firmie.

Podczas procesu onboardingu przede wszystkim należy przekazać pracownikowi wszystkie niezbędne informacje takie jak te, o organizacji pracy w firmie, pełnionej przez niego roli, kulturze pracy czy stosowanych narzędziach i systemach. Warto zadbać na samym początku o zapoznanie nowego pracownika z innymi pracownikami oraz kadrą zarządzającą. Sprawnie i skutecznie przeprowadzony onboarding może wpłynąć na zatrzymanie się pracownika w firmie na dłużej.

Mam nadzieję, że artykuł jest dla Ciebie pomocny i ułatwi Ci w przyszłości zatrudnianie pracowników.