Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – jakie przyczyny mogę wskazać?

Zakończenie współpracy z pracownikiem zazwyczaj nie jest przyjemne, ale czasem konieczne. Aby odbyło się bez problemów warto znać zasady wypowiadania umów o pracę wynikające z Kodeksu pracy. Jedną z kluczowych spraw, o których musisz wiedzieć, jest przyczyna wypowiedzenia. 

Z dzisiejszego artykułu możesz dowiedzieć się, jak poprawnie przygotować wypowiedzenie umowy o pracę, a zwłaszcza jak wskazać jego przyczynę, aby bez stresu przeprowadzić proces offboardingu i zmniejszyć ryzyko przegrania w sądzie (w przypadku, gdy pracownik odwoła się do wypowiedzenia).

Co musi znaleźć się w wypowiedzeniu?

Aby wypowiedzenie było zgodne z prawem, musi spełniać określone warunki i zawierać następujące elementy:

• formę pisemną (nie mów pracownikowi, że go zwalniasz ani nie pisz smsów w tej sprawie),
• kluczowe – przyczynę wypowiedzenia (konkretną, prawdziwą, rzeczywistą , zrozumiałą dla pracownika) – ten element jest obowiązkowy dla umowy na czas nieokreślony i określony),
• informację o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy. 

Po więcej informacji o wypowiadaniu umów zajrzyj do artykułu: Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi – wszystko co musisz wiedzieć.

Czy wypowiedzenie muszę przygotować na piśmie?

Tak jak wspomniałam, wypowiedzenie musi być sporządzone na piśmie. W prawie pracy jest tak, że brak zachowania tej formy powoduje, że wypowiedzenie jest skuteczne (czyli umowa się rozwiązuje) ale jeśli pracownik odwoła się do sądu przegrasz sprawę z powodów formalnych.

Jak mogę dostarczyć wypowiedzenie pracownikowi?

Masz kilka możliwości:

• osobiście – często najlepsza i najbezpieczniejsza opcja, ponieważ od razu wiesz jaki jest status wypowiedzenia,

• listem poleconym,

• kurierem,

• e-mailem, ale wyłącznie, jeśli dokument podpiszesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ile trwa okres wypowiedzenia?

To zależy od rodzaju umowy i stażu pracy pracownika.

Umowa na okres próbny:

Umowa na czas określony i nieokreślony:

W określonych przypadkach możesz skrócić okres wypowiedzenia. 

Jak określić przyczynę wypowiedzenia?

Skoro podstawowe zasady wypowiadania umów mamy już za sobą, możemy przejść do kluczowej kwestii – przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

Warto wiedzieć, że podana przyczyna musi być:

• konkretna  – nie może być sformułowana zbyt ogólnie, musi jasno i zrozumiale wskazywać powód decyzji o rozwiązaniu umowy z konkretnym pracownikiem;
• prawdziwa i rzeczywista – musi faktycznie występować i stanowić rzeczywisty powód rozwiązania umowy;
• zrozumiała dla pracownika – pracownik musi rozumieć dlaczego zostaje zwolniony;
• uzasadniona –  musi być być wystarczającym powodem do zwolnienia (nie może to być subiektywne “widzi mi się”).

Jednak nie musi mieć nadzwyczajnej doniosłości, ponieważ wypowiedzenie umowy o pracę jest zwykłym sposobem zakończenia współpracy (inaczej niż w przypadku dyscyplinarki). Wypowiedzenie jest tak zwanym zwykłym sposobem zakończenia współpracy.

Przyczyna wypowiedzenia musi spełniać wszystkie powyższe warunki.

Przykładem źle sformułowanej przyczyny wypowiedzenia jest np. „Brak należytej staranności w wykonywaniu obowiązków.”

Dlaczego jest to błędna przyczyna? Nie jest konkretna – co oznacza należyta staranność? Jakie dokładnie działania pracownika były niewłaściwe? Jakie obowiązki wykonywał bez należytej staranności. Może nie być zrozumiała dla pracownika – co dokładnie zrobił źle? Pracownik może nie wiedzieć, co zrobił źle.

Czy w wypowiedzeniu można podać więcej niż jedną przyczynę?

Tak! Podanie kilku przyczyn to dobra strategia zabezpieczenia interesów pracodawcy.

Wystarczy, że jedna z podanych przyczyn okaże się zgodna z prawem, aby sąd uznał wypowiedzenie za skuteczne. 

Pamiętaj, że jeśli dojdzie do procesu sądowego, nie możesz podać innych przyczyn niż te wskazane w wypowiedzeniu.

Jakie mogą być przykładowe przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę?

To przykładowa lista:

1. Niewłaściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych

• Niewłaściwe wykonywanie zadań przez pracownika i spowodowanie strat w mieniu pracodawcy.

• Niesumienne wykonywanie obowiązków służbowych.

• Brak dbałości i staranności w wykonywaniu obowiązków pracowniczych.

• Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych.

2. Naruszenie dyscypliny i zasad współpracy

• Podważenie przez pracownika autorytetu pracodawcy wobec podwładnych lub osób trzecich.

• Odmowa podporządkowania się poleceniom przełożonego dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy.

• Odmowa podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę.

• Odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji.

• Okoliczności uzasadniające wcześniej nałożenie na pracownika kary porządkowej.

3. Naruszenie lojalności wobec pracodawcy

• Uzasadnione podejrzenie popełnienia przez pracownika przestępstwa na szkodę pracodawcy, nawet w przypadku braku prawomocnego wyroku karnego.

• Nieformalne kontakty z konkurencją pracodawcy, choćby w sposób nie naruszający obowiązków pracowniczych.

• Zachowanie obiektywnie nieprawidłowe, budzące wątpliwości co do rzetelności pracownika.

Niektóre z przyczyn wskazanych w powyższych punktach mogą uzasadniać utratę zaufania do pracownika i razem z nią tworzyć uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy.

4. Długotrwałe lub częste nieobecności w pracy

Zapewne znasz zasadę, że nie można zwolnić pracownika z powodu przebywania na zwolnieniu lekarskim. W większości przypadków to prawda, ale istnieją wyjątki.

Długotrwałe lub często powtarzające się nieobecności mogą stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę, jeśli dezorganizują pracę i negatywnie wpływają na interesy firmy.

Nieobecności nie muszą być zawinione przez pracownika – wystarczy, że ich skutki utrudniają funkcjonowanie zakładu pracy, np. powodują konieczność reorganizacji lub zastępstw.

Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu: Długotrwałe lub często powtarzające się nieobecności pracownika przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę.

5. Likwidacja stanowiska pracy

To jedna z popularnych przyczyn wypowiedzenia. Warto jednak pamiętać, że musi być ona rzeczywista, a nie pozorna.

Przykład sytuacji, w której sąd może uznać likwidację za nieprawidłową:

Pracodawca likwiduje stanowisko „Specjalista ds. social mediów”, a następnie tworzy niemal identyczne stanowisko „Social Media Content Creator” i zatrudnia na nim nową osobę. W takiej sytuacji sąd może uznać, że likwidacja była fikcyjna i stanowiła próbę obejścia przepisów o ochronie przed wypowiedzeniem.

6. Utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy

• Zawiniona utrata prawa jazdy przez kierowcę.

Pamiętaj jednak, że każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy! Zanim zastosujesz jakaś przyczynę dokładnie zbadaj sytuację, zobacz jakie masz dowody, a najlepiej skonsultuj się ze specjalistą.

Jak zwolnić kierownika / menedżera?

Osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych ponoszą większą odpowiedzialność za nienależyte wykonywanie obowiązków niż zwyczajni pracownicy. Pracodawca może od nich wymagać specjalistycznej wiedzy oraz stawiać im większe wymagania.

Do przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowę o pracę pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowniczym należą:

• brak umiejętności organizacyjnych
• brak umiejętności pracy w zespole
• niemożność porozumienia się i współpracy przełożonego z pracownikiem
• nieprawidłowe rozliczenie się z powierzonego mienia.

Pamiętaj, że wskazane przyczyny to tylko przykłady. Możliwość zastosowanie którejś z nich  zależy od okoliczności konkretnej sprawy i wymaga analizy.

A jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat tego co się może stać, gdy podasz między innymi złą przyczynę wypowiedzenia to koniecznie zajrzyj do artykułu o roszczeniach pracownika w przypadku zwolnienia z pracy.