Niedopuszczalne przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Podanie zgodnej z prawem i prawidłowej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę jest kluczowe, aby uniknąć kosztownych błędów i sporów przed sądem pracy. Niedopuszczalna przyczyna wypowiedzenia to prosta droga do sporu i ryzyko przegranej w sądzie.

Z tego artykułu dowiesz się, jakie są niedopuszczalne przyczyny wypowiedzenia oraz jak prawidłowo uzasadnić decyzję o zwolnieniu pracownika. 

Dlaczego odpowiednie uzasadnienie wypowiedzenia jest tak ważne?

Powodów jest co najmniej kilka. Przede wszystkim, w Polsce pracownik może dość łatwo się odwołać do sądu od wręczonego mu wypowiedzenia umowy o pracę. W takiej sytuacji pracownik może żądać:

• orzeczenia przez sąd o bezskuteczności wypowiedzenia (jeśli nie minął jeszcze okres wypowiedzenia)
• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach
• odszkodowania.

Niedopuszczalna przyczyna wypowiedzenia to prosty przepis na przegraną.

Pamiętaj, że w trakcie postępowania przed sądem nie możesz wskazywać dodatkowych przyczyn wypowiedzenia. Z tego powodu warto już od samego początku zadbać o ich prawidłowe sformułowanie.

Pomijając kwestie prawne, jeśli dobrze sformułujesz przyczynę wypowiedzenia, pracownikowi będzie łatwiej zrozumieć Twoją decyzję i ją zaakceptować. Pomoże Ci to rozstać się w dobrej atmosferze. Dzięki temu masz większą szansę na uniknięcie niepotrzebnego postępowania sądowego. Skoro pracownik rozumie powód rozstania, najprawdopodobniej nie będzie miał aż tak dużej ochoty się sądzić.

Jak prawidłowo przygotować wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi?

Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, aby było zgodne z prawem, powinno spełniać kilka warunków. Należą do nich:

• forma pisemna – ustne lub SMS-owe poinformowanie pracownika jest niewystarczające
• przyczyna wypowiedzenia – jej prawidłowe podanie jest kluczowym elementem wypowiedzenia (poniżej dowiesz się jak to poprawnie zrobić i czego unikać)
• informacja o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy od wypowiedzenia.

Brak któregokolwiek z powyższych elementów powoduje, że wypowiedzenie jest niezgodne z prawem. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi – wszystko co musisz wiedzieć.

Jak prawidłowo sformułować przyczynę wypowiedzenia?

Zgodna z prawem przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi jest kluczowa, aby zmniejszyć ryzyko odwołania się do sądu przez pracownika, jeśli do tego dojdzie – zwiększenia Twoich szans na wygraną.

Podana przez Ciebie przyczyna wypowiedzenia powinna być:

• konkretna (nie może być zbyt ogólna, powinna jasno i zrozumiale wskazywać powód rozwiązania umowy)
• prawdziwa i rzeczywista (musi występować naprawdę i stanowić rzeczywisty powód zakończenia współpracy)
• zrozumiała dla pracownika (powinna być tak sformułowana, żeby pracownik zrozumiał, dlaczego został zwolniony)
• uzasadniona (musi być odpowiednio umotywowana, nie może być subiektywna).

Jeśli podana przez pracodawcę przyczyna nie spełnia tych kryteriów, sąd może uznać, że wypowiedzenie jest nieuzasadnione lub niezgodne z przepisami dotyczącymi wypowiadania umów o pracę. Więcej informacji o tym, jak uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę i jakie przyczyny są generalnie uznawane za dopuszczalne, znajdziesz w artykule: Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – jakie przyczyny mogę wskazać?

Kogo chroni kodeks pracy przed zwolnieniem?

W kodeksie pracy są wymienione grupy pracowników, których nie możesz zwolnić za wypowiedzeniem. W ich przypadku nawet bardzo dobrze sformułowana przyczyna nie umożliwia wypowiedzenia umowy o pracę. Do pracowników szczególnie chronionych przed zwolnieniem należą między innymi:

• pracownicy w wieku przedemerytalnym
• pracownicy w czasie urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności
• pracownice w ciąży
• pracownicy w czasie urlopów związanych z rodzicielstwem lub po złożeniu wniosku o dany urlop
• niektórzy działacze związków zawodowych.

Jakie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę są niedopuszczalne?

Poniżej znajdziesz szczegółowe omówienie przypadków, gdy przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę są nieuzasadnione lub sprzeczne z prawem i mogą skutkować Twoją – jako pracodawcy – odpowiedzialnością.

1. Przyczyny dyskryminujące pracownika

Kodeks pracy jednoznacznie zabrania wypowiadania umów o pracę z powodów dyskryminujących. Niedozwolone jest zwolnienie pracownika między innymi ze względu na:

• płeć, wiek, niepełnosprawność,
• rasę, narodowość, pochodzenie etniczne,
• religię, wyznanie, poglądy polityczne,
• przynależność do związków zawodowych,
• orientację seksualną,
• zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony,
• wymiar czasu pracy (pełen lub niepełny etat).

Przyczyna wypowiedzenia musi dotyczyć wykonywania pracy przez pracownika, a nie jego cech osobistych czy grupy, do której należy.

2. Przyczyny zbyt ogólne lub niejasne

Przyczyny wypowiedzenia muszą być konkretne. Niedopuszczalne są sformułowania ogólne, takie jak na przykład:

• utrata zaufania
• niespełnienie oczekiwań
• racjonalizacja zatrudnienia dla dobra firmy
• brak dyscypliny pracy
• niewłaściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych (bez wskazania konkretnych uchybień).

Każdą przyczynę należy szczegółowo uzasadnić i poprzeć przykładami. Brak tego elementu może niestety prowadzić do daleko idących konsekwencji, w tym przegranej w sądzie.

3. Przyczyny pozorne

Przyczyna wypowiedzenia musi być prawdziwa i rzeczywista. Oznacza to, że musi realnie występować i faktycznie stanowić powód rozstania z danym pracownikiem.

Dobrym przykładem jest likwidacja stanowiska pracy.  Likwidacja stanowiska pracy jest zasadniczo dopuszczalnym powodem zwolnienia, ale nie może być pozorna. Niedopuszczalne jest wypowiedzenie, jeśli na przykład:

• pracodawca wypowiedział umowę po upływie znacznego czasu od likwidacji stanowiska (zwłaszcza jeśli wyznaczył danemu pracownikowi inną pracę)
• pracodawca wyznaczył pracownikowi inne miejsce pracy
• pracodawca utworzył nowe stanowisko z identycznymi lub bardzo podobnymi obowiązkami
• pracodawca wypowiedział umowę o pracę z powodu likwidacji stanowiska, którego pracownik już nie zajmował.

4. Jakie są nowe niedopuszczalne przyczyny zwolnienia po nowelizacji kodeksu pracy w 2023 roku?

W 2023 roku wprowadzono duże zmiany przepisów, które rozszerzają ochronę pracowników przed wypowiedzeniem umowy. Dotyczą one głównie ochrony pracowników korzystających z elastycznych form pracy oraz dodatkowych zabezpieczeń dla osób w szczególnej sytuacji zawodowej lub rodzinnej.

Rozszerzona ochrona pracowników korzystających z uprawnień rodzicielskich

Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę dotyczy Ciebie jako pracodawcy już od momentu złożenia przez pracownicę lub pracownika wniosku o:

• urlop macierzyński lub ojcowski,
• urlop rodzicielski,
• urlop wychowawczy lub obniżenie wymiaru etatu zamiast urlopu wychowawczego (ochrona maksymalnie 12 miesięcy).

Dotyczy to także działań przygotowujących do wypowiedzenia – pracodawca nie może podejmować żadnych kroków zmierzających do zwolnienia w okresie ochronnym.

Zakaz zwolnienia z powodu pracy zdalnej

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy, jeśli pracownik:

• odmówił przejścia na pracę zdalną,
• złożył wniosek o pracę zdalną (np. jako rodzic dziecka do lat 4),
• zrezygnował z pracy zdalnej i wrócił do pracy stacjonarnej.

Ochrona elastycznej organizacji pracy 

Wspomniana nowelizacja dodatkowo zakazuje zwolnienia pracownika z powodu chęci skorzystania z elastycznej organizacji pracy, np. złożenia wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, pracę zdalną czy też na część etatu w związku z obowiązkami rodzinnymi.

Dotyczy to pracowników sprawujących opiekę nad dzieckiem do lat 8.

Zakaz zwolnienia w związku ze skorzystaniem z przysługujących praw

Niedozwolone jest wypowiedzenie umowy z powodu:

• wniosku o zmianę warunków pracy (np. o umowę na czas nieokreślony),
• zatrudnienia u innego pracodawcy (o ile nie narusza zakazu konkurencji),
• dochodzenia swoich praw wobec pracodawcy (np. pytania o wynagrodzenie, warunki pracy),
• korzystania z prawa do szkoleń.

W przypadku sporu to Ty pracodawca musisz udowodnić, że zwolnienie nastąpiło z innej przyczyny.

5. Kiedy nie można wypowiedzieć pracownikowi umowy z powodu długotrwałych lub częstych nieobecności pracownika?

Bywa, że długotrwałe lub częste nieobecności pracownika mogą stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy. Możesz o tym przeczytać w artykule: Długotrwałe lub często powtarzające się nieobecności pracownika przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę.

Jest to jednak niedopuszczalne, jeśli:

• choroba pracownika miała charakter przejściowy, a pracownik powrócił do zdrowia
• nieobecność pracownika nie generowała dla pracodawcy dodatkowych wydatków
• nieobecność pracownika nie zakłóca funkcjonowania zakładu pracy
• przemawiają za tym względy współżycia społecznego (np. w przypadku choroby pracownika w wyniku wykonywania pracy w szkodliwych warunkach lub w odniesieniu do długoletniego pracownika nienagannie wykonującego dotąd swoje obowiązki pracownicze).

6. Jakie są inne niedopuszczalne przyczyny wypowiedzenia?

znajdziesz przykłady innych przypadków, kiedy sądy uznały, że wskazana przyczyna nie zasługuje na uznanie jej za uzasadnioną. Na przykład:

• osiągnięcie wieku emerytalnego – samo osiągnięcie wieku emerytalnego i nabycie prawa do emerytury nie może stanowić wyłącznej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę (zajrzyj do uchwały 7 sędziów Sądu Najwyższego z 21.01.2009 r. sygn. II PZP 13/08);
• uchybienia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych w dalekiej przeszłości w stosunku do chwili wypowiedzenia umowy – pamiętaj, że przyczyny „zwykłego” wypowiedzenia również się dezaktualizują!

Stosowanie się do tych zasad zmniejszy ryzyko sporu w sądzie i przegranej.

Pamiętaj, że to czy dana przyczyna zostanie uznana za uzasadnioną jest ostatecznie zawsze decyzją sądu. Po Twojej stronie jest dostarczenie odpowiednich dowodów i argumentów, aby przekonać sąd. 

Mam nadzieję, że artykuł okaże się dla Ciebie pomocny. Zachęcam Cię również do zapoznania się z artykułem o legalnych przyczynach wypowiedzenia umowy o pracę.

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.