Jak rozliczyć czas pracy przy pracy zdalnej i hybrydowej – praktyczny przewodnik

Praca zdalna na stałe zmieniła sposób funkcjonowania firm. To rozwiązanie zostało entuzjastycznie przyjęte przez pracowników. Dla wielu wykwalifikowanych pracowników możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej to ważne kryterium podczas szukania pracy. Pracodawcy chcąc przyciągnąć talenty wychodzą naprzeciw potrzebom rynku i starają się zapewnić możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej. Z perspektywy prawa pracy praca zdalna nie jest jednak wcale „luźniejszą” formą współpracy – przeciwnie, wymaga od pracodawcy dużej dyscypliny organizacyjnej i dopełnienia wielu formalności. Tutaj możesz przeczytać więcej na ten temat.

W mojej praktyce regularnie spotykam się z sytuacjami, w których praca zdalna budzi wątpliwości pracodawców lub działów HR. Jednym z takich tematów jest rozliczanie czasu pracy przy pracy zdalnej.

Dlatego dziś, z tego artykułu dowiesz się, jak prawidłowo rozliczać czas pracy pracowników zdalnych i hybrydowych oraz jak zabezpieczyć firmę przed ryzykiem prawnym.

Na czym polega praca zdalna i hybrydowa?

W kodeksie pracy została zdefiniowana praca zdalna, która jest:

• wykonywana całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy;
• w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą;
• w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak widzisz ta definicja obejmuje również pracę tylko częściowo poza zakładem pracy potocznie nazywaną pracę hybrydową, która polega na łączeniu tradycyjnej pracy stacjonarnej z pracą zdalną.

Warto podkreślić, że już sama hybrydowa forma pracy rodzi takie same obowiązki ewidencyjne jak praca całkowicie zdalna. W praktyce wielu pracodawców błędnie zakłada, że częściowa obecność w biurze „rozwiązuje problem” ewidencji – co nie znajduje potwierdzenia w przepisach.

Ewidencjonowanie czasu pracy przy pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika niezależnie od trybu pracy. To znaczy, że czas pracy trzeba ewidencjonować również w sytuacji pracy zdalnej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy również w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej.

W przypadku pracowników zdalnych to zadanie jest utrudnione, jednak nie zwalnia to pracodawcy z tego obowiązku. Ewidencja czasu pracy stanowi podstawę ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca ma obowiązek udostępnić ją do wglądu na żądanie pracownika.

Jakie informacje znajdują się w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS ws. dokumentacji pracowniczej ewidencja czasu pracy pracownika zdalnego powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnych powinien zatem wprowadzić takie rozwiązania, które umożliwią uzyskanie informacji potrzebnych do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Konkretne propozycje rozwiązań znajdziesz w dalszej części artykułu.

Uproszczona ewidencja czasu pracy

Kodeks pracy umożliwia prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy dla niektórych kategorii pracowników, m.in. pracowników objętych zadaniowym czasem pracy. W ich przypadku pracodawca nie musi ewidencjonować jedynie godzin pracy. W praktyce jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców.

Nie da się ukryć, że zadaniowy czas pracy w stosunku do pracowników pracujących zdalnie znacznie upraszcza prowadzenie ewidencji czasu pracy. Rozliczanie czasu pracy pracowników pracujących z domu i tak niesie z sobą wiele wyzwań, dlatego ułatwienie tego procesu może odciążyć organizację oraz samego pracownika.

Oczywiście zastosowanie zadaniowego czas pracy wymaga wcześniejszej analizy – czy to w ogóle możliwe i zgodne z prawem. Tymczasem zadaniowy czas pracy bywa stosowany automatycznie, bez analizy charakteru obowiązków pracownika, co w razie sporu może działać na niekorzyść pracodawcy.

Więcej informacji o zadaniowym czasie pracy znajdziesz w artykule: Zadaniowy czas pracy w Twojej firmie – co musisz wiedzieć.

Ewidencja czasu pracy a dokumentacja pracownicza

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W związku z tym nie tylko należy ją regularnie prowadzić, ale również przechowywać 10 lat po zakończeniu stosunku pracy (w wyjątkowych sytuacjach nawet 50 lat). Głównym narzędziem ewidencjonowania czasu pracy jest karta ewidencji czasu pracy, która nie ma jednego określonego wzoru, a stopień jej dokładności zależy od pracodawcy. Powinna m.in. zawierać imię i nazwisko pracownika, określenie stanowiska i systemu czasu pracy oraz inne informacje, które wynikają z rozporządzenia MRPiPS ws. dokumentacji pracowniczej.

Jak rozliczyć czas pracy przy pracy zdalnej i hybrydowej?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, która pozwala ustalić rzeczywisty czas pracy danego pracownika. Umożliwia to prawidłowe obliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jednak kodeks pracy nie określa, w jaki sposób monitorować rzeczywisty czas pracy i pozostawia pracodawcy swobodę przy wyborze odpowiednich narzędzi.

Pamiętaj, że lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy.

W przypadku pracy zdalnej potwierdzanie czasu pracy na „tradycyjne” sposoby takie jak odbicie karty czy podpisanie listy obecności oczywiście nie jest możliwe. Pracodawca ma jednak do wyboru wiele rozwiązań umożliwiających rejestrację czasu pracy zdalnej.

Wśród nich można wskazać:

• rejestracja w odpowiednim programie umożliwiającym ewidencjonowanie czasu pracy;
• stosowanie elektronicznych list obecności;
• wykorzystywanie systemów do zarządzania zadaniami lub aplikacji do śledzenia czasu;
• monitorowanie czasu logowania się do oprogramowania lub czas aktywnej obsługi programu;
• wysłanie maila do przełożonego na start i zakończenie pracy.

Powyższe rozwiązania pozwalają określić godziny pracy pracownika, a następnie odpowiednio je zapisać w ewidencji czasu pracy. Sposób potwierdzania godzin pracy powinien być odpowiednio dobrany do potrzeb i charakterystyki pracodawcy. Przykładowo telefoniczne potwierdzanie rozpoczęcia pracy może być problematyczne w zakładzie pracy zatrudniającym kilkaset  osób.

Wskazane sposoby rozliczania czasu pracy opierają się częściowo na zaufaniu do pracownika, który samodzielnie dokonuje potwierdzenia rozpoczęcia i zakończenia pracy. W związku z tym warto dbać o wysoką kulturę pracy i dobre relacje z pracownikami, żeby budować ich lojalność i zaufanie do pracodawcy.

Każde z tych rozwiązań powinno być ujęte w wewnętrznych procedurach lub regulaminie pracy zdalnej. Samo stosowanie narzędzi bez odpowiednich zapisów formalnych nie zabezpiecza pracodawcy na wypadek kontroli.

Czas pracy a praca zdalna

Pracodawca zajmuje się ewidencjonowaniem czasu pracy pracownika. W przypadku pracy zdalnej warto pochylić się nad rozumieniem pojęcia czasu pracy i rozwinąć, co ono oznacza w praktyce. Wbrew dość powszechnym przekonaniom nie jest to czas rzeczywistego wykonywania pracy przez pracownika. Zgodnie z kodeksem pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Oznacza to, że do czasu pracy pracownika zdalnego wlicza się nie tylko czas faktycznie wykonywanej pracy, ale również czas oczekiwania na polecenie pracy czy okres, w którym pracownik pozostawał w gotowości do pracy, a z przyczyn leżących po stronie pracodawcy nie otrzymał zadań do wykonania.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie może rozliczać wyłącznie „efektywnej pracy”, lecz musi brać pod uwagę pełny czas dyspozycyjności pracownika.

Poza tym do czasu pracy pracowników zdalnych wliczają się również inne okresy, m.in.:

• ustawowa 15-minutowa przerwa dla pracowników wykonujących pracę przez co najmniej 6 godzin na dobę;
• dodatkowe 5-minutowe przerwy przysługujące po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym;
• inne szczególne rodzaje przerw, np. przerwy dla pracownic w ciąży lub przerwy na karmienie piersią.

Najczęstsze błędy pracodawców przy rozliczaniu pracy zdalnej lub pracy hybrydowej

Wspierając moich klientów często widzę, że firmy popełniają podobne błędy:

• brak formalnej procedury rozliczania czasu pracy,

• stosowanie zadaniowego czasu pracy bez spełnienia przesłanek ustawowych,

• mylenie listy obecności z ewidencją czasu pracy,

• brak mechanizmów potwierdzających godziny pracy,

• brak spójności między regulaminami a praktyką.

Konsekwencje nieodpowiedniego rozliczania czasu pracy

Nieprawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników zdalnych i hybrydowych generuje dla pracodawców realne ryzyka organizacyjne, finansowe i prawne.

Do najważniejszych konsekwencji należą:

Chaos organizacyjny – brak rzetelnej ewidencji utrudnia ustalenie faktycznej liczby przepracowanych godzin, co prowadzi do problemów z prawidłowym naliczaniem wynagrodzeń, dodatków oraz innych świadczeń pracowniczych. W praktyce skutkuje to sporami wewnętrznymi i spadkiem zaufania pracowników.

Ryzyko kontroli PIP – Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo prawidłowość prowadzenia ewidencji czasu pracy, również w odniesieniu do pracy zdalnej. Stwierdzenie nieprawidłowości może skutkować nałożeniem przewidzianych prawem sankcji.

Odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy – nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej prowadzenie w sposób nieprawidłowy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Ryzyko finansowe – brak prawidłowej ewidencji zwiększa ryzyko wypłaty świadczeń, w szczególności wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a także generuje dodatkowe koszty związane z korektami dokumentacji oraz obsługą sporów.

Ryzyko sporu sądowego – pracownik, który kwestionuje sposób rozliczania swojego czasu pracy, może wystąpić z roszczeniami do sądu pracy. W praktyce brak rzetelnej ewidencji czasu pracy działa zawsze na niekorzyść pracodawcy i znacząco osłabia jego pozycję procesową w ewentualnym sporze.

Rozliczanie czasu pracy przy pracy zdalnej i hybrydowej – podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy przy pracy zdalnej nie jest wyłącznie obowiązkiem formalnym. Jest elementem realnego zarządzania ryzykiem prawnym w firmie.

W praktyce każda organizacja powinna posiadać:
– procedurę pracy zdalnej,
– spójny system ewidencji czasu pracy,
– oraz rozwiązania dostosowane do charakteru stanowisk.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach pracy zdalnej, zachęcam Cię do przeczytania innych artykułów na blogu:

Praca zdalna 2025 – czy jako pracodawca musisz się na nią zgadzać

Praca zdalna w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą

Dowiedz się, czy musisz mieć regulamin pracy zdalnej w swojej firmie

W kancelarii Law First wspieram pracodawców we:

– wdrażaniu procedur pracy zdalnej i hybrydowej,
– przygotowaniu do kontroli PIP,
– audytach dokumentacji pracowniczej,
– oraz bieżącej obsłudze prawa pracy.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma prawidłowo rozlicza czas pracy pracowników zdalnych – zapraszam do kontaktu.

Z pozdrowieniami,

r.pr. Irena Pacholewska-Urgacz

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.