Kiedy warto aktualizować regulamin wynagradzania – 5 sygnałów ostrzegawczych

Jeśli zatrudniasz określoną liczbę pracowników – masz obowiązek wprowadzić w swojej firmie regulamin wynagradzania. Regulamin wynagradzania to jednak nie tylko formalność – to dokument, który realnie wpływa na Twoją firmę. Problem zaczyna się wtedy, gdy leży w szufladzie od lat i nikt nie sprawdza, czy w ogóle odpowiada aktualnym przepisom, strukturze firmy czy systemowi płacowemu.

Nieaktualny regulamin nie daje żadnych korzyści – przeciwnie, może stać się źródłem roszczeń pracowników, zarzutów o dyskryminację, konfliktów w zespole albo przyczyną problemów w razie kontroli PIP czy ZUS. Dlatego ważne, aby mieć aktualny regulamin, spójny z systemem wynagrodzeń w firmie i zgodny z przepisami.

W tym artykule pokażę, jak rozpoznać, że regulamin wynagradzania jest już nieaktualny, kiedy staje się ryzykiem dla pracodawcy i co warto sprawdzić przed jego zmianą.

Kto ma obowiązek wprowadzić regulamin wynagradzania w firmie

Obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania dotyczy pracodawców, którzy:

• zatrudniają co najmniej 50 pracowników – do tej liczby zaliczają się wszyscy pracownicy, także zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na 1/2 etatu;
• nie są objęci zakładowym/ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Pracodawca spełniający oba wskazane warunki musi wprowadzić regulamin wynagradzania.

Kodeks pracy (zgodnie z art. 77(2) kodeksu pracy) oczywiście umożliwia dobrowolne wprowadzenie regulaminu wynagradzania przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników lub obowiązkowe jeśli w wnioskiem wystąpi związek zawodowy.

Ustalenie regulamin wynagradzania należy do pracodawcy, który robi to samodzielnie lub uzgadnia regulamin z działającą u niego zakładową organizacją związkową. Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jakie elementy powinien zawierać regulamin wynagradzania?

Na regulamin wynagradzania składają się elementy obowiązkowe i takie, które można oprócz tego dodać. Zgodnie z przepisami w regulaminie trzeba ustalić warunki wynagradzania oraz ewentualnie inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. To znaczy, że pracodawca musi zawrzeć w regulaminie wynagradzania przynajmniej ustalenia dotyczące warunków wynagradzania za pracę.

W związku z tym minimum treści regulaminu stanowi określenie wynagrodzenia zasadniczego i systemu wynagradzania (np. akordowy, prowizyjny, miesięczny, godzinowy, mieszany, etc.). Brak tych postanowień powoduje, że dany dokument nie jest regulaminem wynagradzania. Podobnie jest w przypadku braku tzw. „widełek” – one w regulaminie muszą być.

Poza tym w regulaminie wynagradzania mogą się znaleźć dodatkowe postanowienia dotyczące np.:

• zasad przyznawania dodatkowych składników wynagradzania np. premii lub prowizji;
• zasad przyznawania dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatków zmianowych, przestoju;
• zasad przyznawania innych świadczeń, np. dodatków funkcyjnych, nagród jubileuszowych, dodatków za pracę na stanowisku kierowniczym.

O czym pamiętać ustalając regulamin wynagradzania?

Podczas ustalania regulaminu wynagradzania musisz pamiętać, że jego przepisy nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy kodeks pracy. Jeśli dany regulamin wprowadza rozwiązania mniej korzystne od kodeksowych, to w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu pracy.

Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą naruszać zasad równego traktowania lub mieć charakteru dyskryminacyjnego. Dlatego upewnij się, czy dane postanowienia nie różnicują w nieuzasadniony sposób sytuacji określonej grupy pracowników, np. rodziców, kobiet czy osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.

5 sygnałów, że czas na aktualizację regulaminu

Kiedy Twoja firma powiną zaktualizować regulamin wynagradzania?

Zmiana struktury organizacyjnej

Regulamin został wprowadzony dawno temu, a od tego czasu firma znacznie rozrosła się lub zreorganizowała. Wówczas w regulaminie wynagradzania należy uwzględnić zmiany organizacyjne oraz zmiany dotyczące stanowisk. Brak przystosowania regulaminu wynagradzania do aktualnej sytuacji organizacyjnej może powodować chaos w działach HR oraz roszczenia ze strony pracowników.

Nowe przepisy

Czynnikiem, który powinien skłonić Cię do przeglądu obowiązującego regulaminu wynagradzania powinny być zmiany prawne. W erze dynamicznych zmian w prawie pracy (takich jak ma to aktualnie miejsce) warto trzymać rękę na pulsie i na bieżąco na nie reagować. W najbliższym czasie wejdą w życie przepisy dotyczące pay transparency. Już teraz należy sprawdzić aktualne regulaminy wynagrodzeń, czy przejdą „próbę ognia” po zmianie przepisów.

Roszczenia lub konflikty płacowe

Pozew ze strony choćby jednego pracownika to sygnał alarmowy, aby sprawdzić i być może nawet zmienić regulamin wynagradzania. Warto podejść do tego z głową i w pełni profesjonalnie, aby nie wpędzić się w jeszcze większe kłopoty.

Negatywne wyniki kontroli PIP lub ZUS

Bywa, że regulamin wymaga zmian w wyniku stwierdzenia w nim nieprawidłowości przez ZUS lub PIP. Tutaj warto działać już na etapie samej kontroli a nawet, w miarę możliwości, przed nią. Przeprowadzenie audytu przed spodziewana kontrolą, aktywne działanie, złożenie odpowiednich pism lub wyjaśnień w trakcie kontroli może pomóc Ci uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami.

Wynagrodzenia nie odpowiadają rynkowi

Regulamin wynagradzania powinien reagować na potrzeby zmieniającego się rynku. Jest to element strategii employer brandingu, która pozwala wybić się na tle konkurencji. Przestarzałe rozwiązania lub brak wymaganych elementów regulaminu mogą zniechęcać potencjalnych pracowników. W tym kontekście ważne jest śledzenie występujących na rynku trendów oraz zmian w prawie.

Co grozi za brak aktualnego regulaminu wynagradzania

Nieaktualny regulamin nie powoduje automatycznie kar, ale w praktyce może prowadzić do sporów, roszczeń i problemów przy kontroli. Najczęściej konsekwencje pojawiają się wtedy, gdy dokument nie odzwierciedla realnych zasad wynagradzania w firmie.

Jeżeli regulamin zawiera postanowienia sprzeczne z Kodeksem pracy,  w ich miejsce stosuje się jego przepisy. Pracownik może się wtedy domagać np. wyrównania wynagrodzenia lub dodatków nawet do 3 lat wstecz. Pojawia się też problem czy to, co jest zapisane w regulaminie powinno należeć się pracownikow dodatkowo, oprócz tego, co wynika z Kodeksu pracy. W postępowaniu przed sądem pracy regulamin wynagradzania jest jednym z kluczowych dowodów. Nieprecyzyjny albo przestarzały dokument będzie działał na niekorzyść pracodawcy.

Niejasne lub nieaktualne zasady przyznawania premii, prowizji albo dodatków sprzyjają konfliktom. Taka sytuacja może prowadzić do zarzutów o dyskryminację płacową lub naruszenie zasady równego traktowania.

Co więcej, podczas kontroli inspektorzy opierają się na dokumentach obowiązujących w firmie. Jeśli praktyka odbiega od regulaminu, możliwe są nakazy usunięcia naruszeń a nawet nałożenie obowiązku wypłaty zaległych świadczeń lub składek wraz z odsetkami.

Brak spójności między regulaminem, praktyką kadrowo-płacową i regulaminem pracy może powodować dezorientację, obniżać motywację pracowników i generować dodatkowe obciążenia dla działu HR. W dłuższej perspektywie przekłada się to na rotację pracowników i problemy wizerunkowe.

Jak zmienić regulamin wynagradzania 

Dobrze skonstruowany regulamin wynagradzania to podstawa. W związku z tym warto odpowiednio przygotować się do jego aktualizacji i działać zgodnie z wyznaczonym planem. Co konkretnie trzeba zrobić?

Audyt dokumentów i praktyki

Pierwszym krokiem powinien przegląd dokumentów dotyczących wynagradzania i sprawdzenie, czy są one spójne ze stanem faktycznym. W szczególności warto zweryfikować:

• czy zasady wynagradzania faktycznie odpowiadają temu, co zapisano w regulaminie,

• czy w dokumentach nie ma zapisów sprzecznych z Kodeksem pracy i aktualnym stanowiskiem sądów lub ZUS,

• czy system wynagradzania nie prowadzi do nierównego traktowania określonych grup pracowników.

To moment, w którym często wychodzi na jaw, że regulamin istnieje „na papierze”, a firma od dawna stosuje zupełnie inne rozwiązania płacowe.

Analiza rynkowa

Przeprowadzenie analizy rynkowej przed aktualizacją regulaminu wynagradzania jest kluczowe, jeśli chcesz nadążać za zmieniającym się rynkiem pracy. Dostosowanie regulaminu do realiów rynkowych wpłynie na zwiększenie atrakcyjności pracodawcy dla wykwalifikowanych pracowników. Przydatny może się okazać benchmarking wynagrodzeń, który pomaga w ustaleniu satysfakcjonujących wynagrodzeń, optymalizacji nakładów na wynagrodzenia oraz zapewnieniu zewnętrznej sprawiedliwości wynagrodzeń.

Benchmarking wynagrodzeń polega na porównywaniu wynagrodzeń oferowanych na analogicznych stanowiskach w innych firmach w obrębie danej branży. Pozwala on ustalić optymalne wynagrodzenia, które będą satysfakcjonujące dla pracowników oraz optymalne dla budżetu firmy.

Konsultacje ze związkami zawodowymi

Pracodawca, u którego nie ma zakładowych organizacji związkowych wprowadza zmiany samodzielnie. Jeśli w firmie działają związki zawodowe – bez ich zgody nowy regulamin nie może zostać wprowadzony. Dlatego:

• warto wcześniej przedstawić projekt zmian i uzasadnienie,

• przygotować się na rozmowy,

• zaplanować na to czas w harmonogramie.

Zadbanie o formalności konieczne do wdrożenia zmian

Sama zmiana regulaminu wynagradzania to jedno. Aby wprowadzić skutecznie zmiany konieczne jest podanie nowego regulaminu do wiadomości pracowników oraz, jeśli planowane zmiany są niekorzystne dla pracowników, złożenie pracownikom tzw. wypowiedzenie zmieniających lub podpisanie aneksów do umów o pracę. Brak dbałości o formalności będzie powodował, że mijany nie odniosą skutku wobec pracowników.

Podsumowując, regularny przegląd regulaminu wynagradzania to inwestycja w przejrzystość i bezpieczeństwo Twojej firmy. Zwłaszcza w kontekście zbliżających się zmian w zakresie jawności wynagrodzeń.

Zachęcam Cię również do sprawdzenia innych artykułów na blogu:

Dowiedz się, czy musisz mieć regulamin pracy zdalnej w swojej firmie

Dokumentacja pracownicza w 2025 roku – kompletny przewodnik dla pracodawców

Jak prawidłowo ewidencjonować nadgodziny?

Pozdrawiam,

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.