Nowy staż pracy od 2026 – co zmieni się dla pracowników i jak przygotować firmę

W 2026 roku staż pracy pracowników będzie liczony wg. nowych zasad. Do tej pory zaliczało się do niego tylko zatrudnienie na podstawie stosunku pracy oraz okres służby (np. w Policji). Według nadchodzących zmian będą się do niego również wliczać okresy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzenia działalności gospodarczej.

Brzmi to niewinnie, jednak dla działów HR oznacza to mnóstwo dodatkowej pracy. W najbliższych miesiącach zapowiada się lawina korekt, wniosków oraz pytań o urlopy i odprawy. W tym artykule wyjaśniam jak przygotować firmę na zmiany w liczeniu stażu pracy, żeby nie pogubić się w papierach i opanować chaos organizacyjny.

Tło i cel zmian

Ustawa zmieniająca Kodeks pracy wprowadza długo zapowiadane zmiany w liczeniu stażu pracy, doliczając do niego okresy zatrudnienia na innej podstawie niż stosunek pracy. Od nowego roku będą się do niego wliczały m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umowy zlecenia czy pracy za granicą.

Celem zmian jest zlikwidowanie nierówności w traktowaniu pracowników ze względu na rodzaj wcześniej podejmowanej przez nich aktywności zawodowej. Nowe zasady liczenia stażu pracy mają za zadanie wyrównać szanse pracowników w dostępie do niektórych uprawnień pracowniczych oraz stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia zawodowego.

Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2026 roku. Od tej daty do zmian będą musiały się stosować podmioty z sektora publicznego. Pracodawcy z sektora prywatnego mają więcej czasu na przygotowania – nowe przepisy będą ich obowiązywać od 1 maja 2026 roku.

Co będzie wliczane do stażu pracy

Na podstawie nowych przepisów do stażu pracy będą wliczane okresy:

• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej;
• współpracy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą;
• wykonywania umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług oraz umowy agencyjnej;
• pozostawania osobą współpracującą z wyżej wymienionymi osobami;
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;
• skorzystania z „ulgi na start”
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem;
• sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą;
• udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (np. uczniowie szkół ponadpodstawowych, studenci do ukończenia 26 lat);
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej za granicą.

Do stażu pracy nadal nie będą wliczane umowy o dzieło, działalność nierejestrowa, praktyki studenckie czy wolontariat.

Dokumentowanie nowych okresów aktywności zawodowej

Udokumentowanie okresów aktywności zawodowej wliczanej do stażu pracy będzie leżało po stronie pracowników. Ustawa przyznaje im dwa lata na dostarczenie odpowiednich dokumentów.

Głównym sposobem dokumentowania zatrudnienia będą zaświadczenia wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wnioski o zaświadczenia będzie można składać za pośrednictwem PUE/eZUS. W zależności od podstawy zatrudnienia zaświadczenia wydawane przez ZUS będą dotyczyć:

• opłacenia za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku osób, które nie podlegały ubezpieczeniom społecznym będzie trudniej udowodnić okresy aktywności zawodowej. Dotyczy to przede wszystkim studentów oraz pracujących za granicą. Wskazane osoby będą mogły korzystać z każdego dokumentu, który potwierdza okresy wykonywania pracy zarobkowej (np. dokumenty z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych lub podatkowych, zaświadczenia wydane przez zagranicznego pracodawcę czy odpowiednie umowy).

Nowe przepisy a ogólny i zakładowy staż pracy

Na podstawie kodeksu pracy można wyróżnić tzw. ogólny oraz zakładowy staż pracy. To rozróżnienie jest bardzo ważne z punktu widzenia nowych przepisów.

Ogólny staż pracy dotyczy wszystkich okresów aktywności danego pracownika, a jego długość ma wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego oraz nabycie prawa do urlopu wychowawczego.

Zakładowy staż pracy to okres aktywności zawodowej u danego pracodawcy. Zależy od niego długość okresu wypowiedzenia, wysokość odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę i odprawy pośmiertnej. W przypadku obowiązywania u pracodawcy wewnętrznych regulacji nowe zasady obliczania stażu pracy wpłyną również na wynikające z nich świadczenia, np. nagrodę jubileuszową czy dodatek stażowy.

Przykład: Pani Anna przez 5 lat prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą. Następnie podjęła współpracę z firmą XYZ na podstawie umowy zlecenia. Po dwóch latach zlecenia firma XYZ i pani Anna zawarły umowę o pracę. W chwili wejścia w życie nowych przepisów pani Anna będzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę już 3 lata. Ogólny staż pracy pani Anny będzie wynosił 10 lat (5 lat JDG + 2 lata zlecenia + 3 lata stosunku pracy), a zakładowy staż pracy wyniesie 5 lat (2 lata zlecenia + 3 lata stosunku pracy).

Skutki dla pracodawców

Nowe przepisy o liczeniu stażu pracy są bardzo korzystne dla pracowników, jednak ich wprowadzenie w praktyce obciąży pracodawców. Najważniejsze skutki:

• konieczność przeliczenia stażu pracy pracowników – co wpłynie na długość urlopów i okresów wypowiedzenia oraz wysokość odpraw czy dodatków stażowych,
• konieczność korekt w dokumentacji kadrowej,
• wzrost kosztów osobowych – konieczność zabezpieczenia środków na dodatkowe wydatki związane z wydłużeniem urlopów, dodatkami i odprawami,
• obciążenie działów HR w zakresie dokumentowania stażu pracy oraz weryfikacji długości urlopów czy prawa do świadczeń,
• aktualizacja dokumentów wewnętrznych w celu dostosowania do nowej definicji stażu pracy,
• organizacja procesu gromadzenia dokumentów od pracowników potwierdzające poprzednie aktywności zawodowe,
• aktualizacja systemów informatycznych i kadrowo-płacowych aby przystosować je do naliczania uprawnień pracowniczych zgodnie z nowymi przepisami.

Jak krok po kroku przygotować się na zmiany

Już teraz warto podjąć odpowiednie działania, żeby uniknąć chaosu i niepotrzebnego stresu.

Audyt dokumentacji i danych

Na samym początku warto przeprowadzić audyt dokumentacji i danych oraz dokumentów wewnętrznych. Pozwoli to na sprawne ustalenie, które z ich elementów będą wymagały aktualizacji lub zmiany. Dzięki temu Twoja organizacja będzie przygotowana z wyprzedzeniem na nadchodzące zmiany.

Opracowanie procedury potwierdzania stażu

Pracownicy będą potwierdzać wcześniejszą aktywność zawodową na podstawie zaświadczeń z ZUS i innych dokumentów. Warto już teraz ustalić minimalne wymogi dla dokumentów dostarczanych przez pracowników oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich weryfikację. Przydatne może się okazać opracowanie procedury, która krok po kroku opisuje etapy potwierdzania stażu.

Komunikacja z pracownikami

Sprawność procesu wprowadzania zmian w dużej mierze będzie zależała od współpracy z pracownikami, ponieważ to oni będą dostarczać odpowiednie dokumenty potwierdzające staż. Warto już teraz zorganizować dla nich spotkania informacyjne, z których dowiedzą się o planowanych zmianach, nowych uprawnienia oraz o tym, jakie dokumenty należy przygotować. Można również podjąć działania, które zachęcą pracowników do szybkiego przedkładania dokumentów.

Szkolenia działów HR i menedżerów

Odpowiednio przeszkolone działy HR i kadra zarządzająca to podstawa sprawnego wprowadzania zmian organizacyjnych. Należy przygotować działy HR i menedżerów na nowe zasady obliczania stażu pracy oraz przeliczanie urlopów i świadczeń. Warto również przeprowadzić szkolenia dotyczące procedury potwierdzania stażu i weryfikacji dokumentów dostarczanych przez pracowników. Pomoże to zachować spokój pracownikom działów HR i menadżerom przy wdrażaniu zmian oraz uniknąć niepotrzebnego chaosu.

Przygotowanie budżetu na skutki zmian

Zmiany w stażu pracy najprawdopodobniej spowodują dodatkowe koszty po stronie pracodawcy. Wiąże się to z wydłużeniem urlopu oraz koniecznością wypłacenia wyższych odpraw, dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych. Warto już teraz zabezpieczyć część budżetu, która zostanie przeznaczona na wydatki związane ze wzrostem stażu pracy.

Ryzyka i dobre praktyki

Brak wcześniejszego przygotowania organizacji na nowe zasady liczenia stażu pracy na przykład brak odpowiednich procedur może skutkować chaosem organizacyjnym. Brak przeszkolenia działów HR spowoduje zapewne wolniejsze wprowadzanie zmian i ryzyko licznych błędów. Nieprzygotowanie budżetu na nadchodzące zmiany wiąże się z ryzykiem finansowym i problemami z wypłatą pracownikom należnych świadczeń.

Wcześniejsze uporządkowanie danych i procedur to gwarancja spokoju w 2026 roku. Zamów szkolenie dla działku kadr i płac – pomogę Ci przygotować procedurę i uniknąć chaosu w dokumentach. Możesz skontaktować się tutaj.

Zachęcam Cię również do zapoznania się z innymi artykułami dotyczącymi spraw kadrowych:

Pay transparency – co już dziś musi przygotować HR, zanim wejdzie polska ustawa

Rekrutacja po nowemu: co musisz wiedzieć o zmianach w Kodeksie pracy od 24 grudnia 2025 r.

Dokumentacja pracownicza w 2025 roku – kompletny przewodnik dla pracodawców

Pozdrawiam,

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny