Pay transparency – co już dziś musi przygotować HR, zanim wejdzie polska ustawa

Do 7 czerwca 2026 r. wszystkie kraje Unii Europejskiej, w tym Polska, muszą wdrożyć przepisy dotyczące pay transparency wynikające z tzw. Dyrektywy o jawności wynagrodzeń (UE) 2023/970 Dla pracodawców oznacza to nowy obowiązek – ujawniania danych o wynagrodzeniach oraz raportowania luki płacowej.

Przede wszystkim dotyczy to pracodawców zatrudniających minimum stu pracowników, wobec których obowiązek informacyjny będzie najszerszy. Będą oni musieli nie tylko informować pracowników, ale również regularnie składać sprawozdania dotyczące wynagrodzeń.

Rząd pracuje nad ustawą wprowadzającą w życie postanowienia dyrektywy, jednak nie wiadomo kiedy zostanie ona ostatecznie przyjęta. W związku z tym warto już teraz wziąć sprawy w swoje ręce i rozpocząć przygotowania na wprowadzenie pay transparency. Przede wszystkim należy zebrać dane dotyczące wynagrodzeń w firmie, przeanalizować strukturę stanowisk oraz rozpocząć przygotowania kadry na nowe przepisy.

W tym artykule pokazuję, czym powinny się zająć działy HR już w 2025 roku. Pozwoli to uniknąć nerwowego wdrażania zmian w ostatniej chwili, tym bardziej, że nie ma informacji, kiedy zostanie wprowadzona polska ustawa.

Czego dotyczy dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 ma na celu wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet i likwidację tzw. luki płacowej. Wprowadza ona obowiązek informowania o wynagrodzeniu na danym stanowisku już na etapie rekrutacji, a także nakłada obowiązki sprawozdawcze na pracodawców zatrudniających co najmniej stu pracowników. Termin implementacji dyrektywy w państwach członkowskich wyznaczono na 7 czerwca 2026 roku. Do tej pory pracodawcy powinni się przygotować do realizowania wynikających z niej obowiązków.

Jak wyglądają prace nad polską ustawą?

W Polsce dyrektywa została na razie zaimplementowana częściowo w zakresie dotyczącym postępowania rekrutacyjnego. Nowe przepisy wejdą w życie 24 grudnia 2025 roku. Ustawa wprowadza obowiązek informowania osób ubiegających się o zatrudnienie o początkowej wysokości wynagrodzenia lub o tzw. widełkach oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Niniejsze informacje pracodawca powinien przekazać kandydatowi z wyprzedzeniem, najlepiej w ogłoszeniu o pracę, a w razie jego braku przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy. Według nowych przepisów pracodawcy nie będą mogli zadawać kandydatom do pracy pytań o wynagrodzenie otrzymywane w poprzednich stosunkach pracy.

Na podstawie nowych przepisów ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk powinny być neutralne pod względem płci.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi prace nad implementacją pozostałej części dyrektywy. Zapowiada między innymi stworzenie we współpracy z GUS narzędzia do przekazywania informacji o luce płacowej. Na razie nie wiadomo na jakim etapie są prace i kiedy wejdą polskie przepisy. Zachęcam Cię do śledzenia bloga, na którym będę na bieżąco informować o nadchodzących zmianach.

Co firmy będą musiały ujawniać?

Obowiązki nakładane na pracodawców przez dyrektywę można podzielić na trzy grupy tematyczne:

• obowiązki podczas procesu rekrutacji
• obowiązki informacyjne wobec pracowników
• obowiązek sprawozdawczy.

Dwa pierwsze obowiązki będą dotyczyć wszystkich pracodawców. Obowiązek sprawozdawczy na podstawie dyrektywy ma dotyczyć pracodawców zatrudniających minimum stu pracowników. Należy jednak zaznaczyć, że przepisy krajowe mogą rozszerzyć ten obowiązek, dlatego warto na bieżąco śledzić sytuację.

Zgodnie z unijną dyrektywą państwo powinno zapewnić pracodawcom zatrudniającym mniej niż 250 pracowników oraz zainteresowanym przedstawicielom pracowników wsparcie techniczne i szkolenia, aby umożliwić im przestrzeganie obowiązków określonych w dyrektywie.

Proces rekrutacji

Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą musieli informować kandydatów do pracy o proponowanym wynagrodzeniu lub tzw. widełkach wynagrodzeń oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Pracodawca powinien przekazać wskazane informacje w postaci papierowej lub elektronicznej  z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby zapewnić kandydatowi świadome i przejrzyste negocjacje. Informacje o wynagrodzeniu można umieścić w ogłoszeniu o pracę, a w razie jego braku przekazać przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

Obowiązki informacyjne wobec pracowników

Na podstawie postanowień dyrektywy pracownicy mają prawo występować do pracodawcy o informacje na temat ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawcy powinni przekazać pracownikom informacje na piśmie w terminie dwóch miesięcy. Poza tym pracodawcy mają obowiązek co roku informować pracowników o przysługującym im prawie do otrzymywania wskazanych informacji.

Obowiązek sprawozdawczy

W celu zapewnienia skutecznego mechanizmu pay transparency, dyrektywa zobowiązuje pracodawców do składania sprawozdań w zakresie luki płacowej do odpowiednich organów, które zostaną wskazane w ustawie. W sprawozdaniach pracodawcy będą zobowiązani dostarczać m.in. informacje o luce płacowej, medianie luki płacowej czy odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia.

Informacje przekazywane przez pracodawców w sprawozdaniach:

• luka płacowa ze względu na płeć;
• luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć;
• mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Obowiązek sprawozdawczy będzie dotyczył przede wszystkim średnich i dużych pracodawców. Pracodawcy zatrudniający od 100 do 249 pracowników będą przekazywać wskazane informacje co trzy lata, natomiast pracodawcy zatrudniający 250 pracowników i więcej co rok. W przypadku pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników złożenie informacji będzie dobrowolne, o ile odmienne postanowienia nie znajdą się w przepisach krajowych.

Jak się praktycznie przygotować?

Do czerwca 2026 roku zostało jeszcze trochę czasu, ale warto już teraz zacząć przygotowania na zmiany w prawie. Zapewni to stopniową adaptację firmy do nowych wymogów oraz pozwoli uniknąć niepotrzebnego stresu. Podczas przygotowań warto podjąć następujące działania:

• Audyty stanowisk i siatki wynagrodzeń – w celu identyfikacji nieuzasadnionych różnic płacowych między pracownikami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pozyskane dane mogą posłużyć do opracowania adekwatnych widełek wynagrodzeń dla danych stanowisk.
• Weryfikacja regulaminów i polityk wynagrodzeń – przede wszystkim pod kątem ich transparentności oraz kryteriów różnicowania wynagrodzeń. Zwrócenie uwagi, czy zawarte w nich zasady progresji wynagrodzeń są obiektywne i neutralne pod względem płci.
• Opracowanie procedur wewnętrznych – wyprowadzenie procedury rozpatrywania wniosków pracowników korzystających z prawa do informacji oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za udzielanie informacji.
• Przygotowanie procesu rekrutacji – aktualizacja dotychczasowej procedury rekrutacyjnej oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za rekrutację. Przede wszystkim zwrócenie uwagi na konieczność przeprowadzania procesu rekrutacyjnego w niedyskryminujący sposób, zakaz pytania o poprzednie wynagrodzenie oraz wypełnienie obowiązków informacyjnych wobec kandydatów.
• Zaktualizowanie ogłoszeń o pracę – opracowanie nowych wzorów ogłoszeń o pracę, uwzględniając obowiązek informowania o początkowym wynagrodzeniu lub jego widełkach oraz konieczność formułowania ogłoszeń neutralnych płciowo.
• Porządkowanie danych w systemach kadrowo-płacowych – weryfikacja prawidłowości danych znajdujących się w systemie oraz wykrycie ewentualnych błędów.
• Komunikacja z zarządem i pracownikami – współpraca z zespołem pracowniczym i zarządem w zakresie wprowadzanych zmian. Pomoże to w efektywniejszym wdrażaniu nowych rozwiązań oraz w budowaniu kultury równowagi i przejrzystości.
• Szkolenia działów HR i kadry zarządzającej – przeszkolenie osób zajmujących się rekrutacją i zarządzaniem kadrą pracowniczą w zakresie zmian w prawie. Przygotowanie działów HR na konieczność wypełniania obowiązków informacyjnych wobec pracowników i organów państwowych.
• Wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych – rozważenie automatyzacji procesu zbierania danych o wynagrodzeniach i sporządzania raportów z użyciem dostępnych na rynku narzędzi.

Ryzyka

W związku z wprowadzeniem jawności wynagrodzeń pracodawcy zmierzą się z licznymi ryzykami. Na pierwszy plan wysuwa się ryzyko organizacyjne związane z wprowadzeniem zmian w firmie. Proces zmian może się okazać czasochłonny i pochłonąć dodatkowe zasoby. Brak zebrania odpowiednich danych na temat wynagrodzeń grozi ryzykiem opracowania błędnych kryteriów wynagradzania, które nie będą spełniać wymogów z dyrektywy. Dodatkowo pojawia się ryzyko napięć i konfliktów między pracownikami, którzy po porównaniu swoich wynagrodzeń mogą się poczuć niesprawiedliwie potraktowani.

Z wprowadzenie dyrektywy wiążą się również ryzyka finansowe i prawne. Pracownik, który poniósł szkodę w wyniku naruszenia przez pracodawcę obowiązków związanych z zasadą równości wynagrodzeń, będzie miał prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia. Dyrektywa dopuszcza również możliwość nakładania kar pieniężnych na pracodawców, którzy nie przestrzegają przepisów. Pracodawcy będą musieli się również mierzyć z ryzykiem wizerunkowym, jeśli informacje o naruszeniach dostaną się do mediów.

Korzyści biznesowe

Zmiany w prawie dla wielu pracodawców wydają się uciążliwym obowiązkiem, ale warto spróbować je wykorzystać na swoją korzyć. Wprowadzenie sprawiedliwych i przejrzystych zasad wynagradzania buduje zaufanie pracowników, którzy czują się równo traktowani przez pracodawcę. Przewidywalność systemu wynagradzania jest korzystna zarówno dla pracowników jak i dla pracodawców. Jasne wytyczne dotyczące wynagrodzeń pozwalają pracownikom określić i zrozumieć swoją sytuację, a działom HR sprawniej obliczać wynagrodzenia. Wpływa to na lepszy wizerunek działów HR oraz budowanie dobrych relacji z pracownikami. Wskazane czynniki mają znaczenie dla employer brandingu i zwiększenia atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy.

Pay transparency to nie tylko compliance, ale również projekt strategiczny. Odpowiednio wprowadzone zmiany przysłużą się Twojej organizacji i pomogą w budowaniu employer brandingu. Już dziś zamów audyt gotowości na pay transparency – przygotujemy mapę stanowisk i plan wdrożenia jawności płac w Twojej firmie.

Zachęcam Cię również do zapoznania się z innymi publikacjami na blogu dotyczącymi jawności wynagrodzeń:

Jawność wynagrodzeń – jak przygotować proces rekrutacji?

Czy Twoja firma jest gotowa na jawność wynagrodzeń?

Jawność wynagrodzeń – planowane nowe obowiązki pracodawców

Zdjęcie pochodzi z portalu Unsplash.