Jak zwolnić pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony – krok po kroku

Pracodawcy często zgłaszają się do mnie z podobnymi dylematami dotyczącymi zwalniania pracowników. Zazwyczaj chcą zakończyć nieukładającą się zgodnie z ich oczekiwaniami współpracę, ale boją się, że coś przeoczą i skończy się to dla nich pozwem. Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony to rzeczywiście stresujące wydarzenie, ale mimo to da się je przeprowadzić zgodnie z przepisami i bez chaosu.

Legalne i przede wszystkim spokojne zwolnienie jest możliwe, gdy znasz zasady i zdajesz sobie sprawę z ewentualnych problemów.

Jeśli spotykasz się z podobnymi problemami również w Twojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie. Poniżej znajdziesz kompleksową instrukcję, jak legalnie przeprowadzić zwolnienie pracownika krok po kroku. Odnajdziesz w niej cenne wskazówki dotyczące procedury zwolnienia pracownika oraz podpowiedzi, na co uważać, żeby uniknąć kosztownych błędów oraz przede wszystkim niepotrzebnego stresu.

Czy można zwolnić pracownika „z dnia na dzień”?

W przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony zwolnienie pracownika „z dnia na dzień” jest możliwe tylko w szczególnych przypadkach. Należą do nich rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia lub porozumienie stron. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę, które stanowi najczęstszy sposób rozwiązania umowy o pracę, obowiązują okresy wypowiedzenia.

Na podstawie art. 36 kodeksu pracy, okresy wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony wynoszą:

1) 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;

2) 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;

3) 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Umowa na czas nieokreślony – czy można wypowiedzieć?

Umowa na czas nieokreślony zapewnia pracownikowi największą ochronę, nie oznacza to jednak, że nie można jej wypowiedzieć. Wypowiedzenie umowy o pracę to normalny sposób zakończenia współpracy. Pracodawca wypowiadając umowę powinien jednak pamiętać o zachowaniu wymogów prawnych dotyczących m.in. formy pisemnej, konieczności podania uzasadnienia czy konsultacji ze związkami zawodowymi (w niektórych przypadkach).

Procedura wypowiedzenia i uzasadnienie

Podczas wypowiadania umowy należy zachować odpowiednią procedurę, żeby nie pominąć żadnego ważnego kroku. Istotnym elementem każdego wypowiedzenia jest uzasadnienie – jego brak lub niewłaściwe sformułowanie może kosztować pracodawcę przegraną w sądzie. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki dotyczące tych zagadnień.

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy – co mówi prawo?

Potocznie wypowiedzenie i rozwiązanie są terminami używanymi zamiennie. Nie jest to błąd, ale w praktyce te dwa pojęcia delikatnie się od siebie różnią znaczeniowo. Rozwiązanie umowy to pojęcie szersze, obejmujące wszystkie sposoby zakończenia umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy rozwiązanie umowy obejmuje porozumienie stron, wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, a także rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta. Wypowiedzenie umowy jest więc jednym z dopuszczalnych sposobów rozwiązania umowy o pracę. W przypadku wypowiedzenia umowa rozwiązuje się wraz z upływem odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Kiedy możesz wypowiedzieć umowę na czas nieokreślony?

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony to standardowy, zgodny z prawem sposób zakończenia współpracy. Na podstawie art. 32 § 1 kodeksu pracy każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem. W praktyce po stronie pracodawcy występują dodatkowe obowiązki, które powinien spełnić wypowiadając umowę pracownikowi. Przede wszystkim pracodawca musi podać przyczynę zakończenia współpracy i uzasadnić wypowiedzenie. Poza tym pracodawca powinien przestrzegać wymogów formalnych dotyczących wypowiadania umów.

Jakie uzasadnienie musi znaleźć się w wypowiedzeniu?

Uzasadnienie wypowiedzenia to bardzo ważny element, którego odpowiednie sformułowanie znacznie zwiększa szanse pracodawcy w sądzie w razie pozwu. W uzasadnieniu przede wszystkim należy wskazać przyczynę wypowiedzenia, która powinna być:

• konkretna – nie należy jej formułować zbyt ogólnie, musi z niej jasno i zrozumiale wynikać, jakie są powody decyzji pracodawcy o zwolnieniu
• prawdziwa i rzeczywista – musi występować naprawdę i stanowić rzeczywisty powód rozwiązania umowy
• zrozumiała dla pracownika – pracownik powinien zrozumieć, dlaczego jego umowa zostaje wypowiedziana
• uzasadniona – musi się opierać na obiektywnych powodach, które da się uzasadnić, a nie na subiektywnych odczuciach.

Przy formułowaniu przyczyny warto pamiętać o kilku wskazówkach, które jeszcze lepiej zabezpieczą Twój interes. Przede wszystkim nie musisz ograniczać się do podawania tylko jednej przyczyny. W praktyce najlepiej podać więcej przyczyn, ponieważ w razie ewentualnego sporu sądowego wystarczy, że jedna z nich jest prawidłowa. Poza tym podczas ewentualnego postępowania sądowego nie można podawać nowych przyczyn, stąd warto zadbać o ich wyczerpujące wskazanie w uzasadnieniu. Pamiętaj również, że przyczyna powinna być aktualna – sąd może nie uznać przyczyny, która została powołana w wypowiedzeniu po długim czasie od jej wystąpienia.

Uzasadnienie odpowiednio tłumaczy i rozwija, dlaczego dana przyczyna została uznana jako podstawa wypowiedzenia. Powinno być jasne, zrozumiałe i konkretne. Warto w nim wskazać okoliczności, wydarzenia czy nieprawidłowości, które doprowadziły do zwolnienia. Należy je sformułować zachowując obiektywizm i neutralność emocjonalną.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o dopuszczalnych i niedopuszczalnych przyczynach wypowiedzenia, zapraszam do inny artykułów na blogu:

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – jakie przyczyny mogę wskazać?

Niedopuszczalne przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Jednymi z dopuszczalnych sposobów rozwiązania umowy o pracę są wypowiedzenie i porozumienie stron. Wypowiedzenie jest mniej elastyczną opcją, ale nie potrzebujesz do jego złożenia zgody pracownika. Porozumienie stron zapewnia większą swobodę, ale wymaga współpracy z pracownikiem, który musi je podpisać.

Porozumienie stron będzie szczególnie atrakcyjne, jeśli masz dobre relacje ze zwalnianym pracownikiem i obie strony wyrażają chęć współdziałania. Ze względu na to, że porozumienie stron to dwustronne oświadczenie woli, nie obowiązują przy nim ograniczenia charakterystyczne dla wypowiedzenia. Przede wszystkim przy porozumieniu nie trzeba wskazywać przyczyny czy przeprowadzać konsultacji ze związkami zawodowymi. Porozumienie można zawrzeć z pracownikami chronionymi, np. kobietą w ciąży. Należy w nim wskazać datę rozwiązania umowy, warto również uregulować inne kwestie, np. rozliczenie urlopu wypoczynkowego.

Wypowiedzenie umowy o pracę to opcja która nie jest zależna od zgody pracownika. Sprawdzi się lepiej w niektórych sytuacjach np. gdy dialog ze zwalnianym pracownikiem jest utrudniony lub niemożliwy. Przy wypowiedzeniu należy zachować okresy wypowiedzenia oraz stosować się do wymogów i ograniczeń prawnych. Przy wypowiedzeniu, w przeciwieństwie do porozumienia, pracownik ma możliwość odwołania się do sądu.

Krok po kroku – jak przeprowadzić wypowiedzenie?

Przygotowanie do zwolnienia

Przed wręczeniem wypowiedzenia pracownikowi warto się do tego odpowiednio przygotować. Zwiększy to Twoje szanse w razie sporu sądowego. Przed wypowiedzeniem przeanalizuj sytuację i dokładnie zbadaj problem, np. przeprowadzając postępowanie wyjaśniające. Dokumentuj również na bieżąco naruszenia – w przyszłości może Ci się to przydać przy uzasadnianiu wypowiedzenia. Zanim zdecydujesz się na wypowiedzenie sprawdź, czy pracownik jest członkiem związku zawodowego lub czy nie należy do grupy pracowników chronionych przed zwolnieniem. Zadbaj również o wskazanie odpowiedniej podstawy prawnej zwolnienia oraz zachowanie wymogów formalnych.

Zawiadomienie związków zawodowych

Przed zwolnieniem pracownika należącego do związku zawodowego, pracodawca musi przeprowadzić konsultacje wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową. Brak konsultacji jest poważnym błędem i powoduje, że wypowiedzenie jest niezgodne z prawem.

Pracodawca informuje organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi na piśmie, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Związek zawodowy ma 5 dni od otrzymania zawiadomienia na zgłoszenie zastrzeżeń. Opinia organizacji związkowej nie jest wiążąca dla pracodawcy, warto ją jednak wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zwolnieniu.

Jeśli pracownik jest działaczem związkowym to wówczas konieczna jest zgoda związku na jego zwolnienie.

Przygotowanie do spotkania

Spotkanie ze zwalnianym pracownikiem może nie należeć do najprzyjemniejszych, ale odpowiednie przygotowanie zapewni mu spokojniejszy przebieg. Przede wszystkim najpierw przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty. Przygotuj się również merytorycznie do uzasadnienia swojej decyzji i podania pracownikowi racjonalnych przyczyn zwolnienia. Zachowanie obiektywizmu pomoże złagodzić nastroje i zrozumieć pracownikowi, dlaczego otrzymał wypowiedzenie. Warto również zadbać o przygotowanie emocjonalne i być gotowym na różne reakcje pracownika. Zachowanie spokoju przez pracodawcę może pomóc w sprawnym i bezkonfliktowym przeprowadzeniu zwolnienia.

Treść pisma z wypowiedzeniem

Wypowiedzenie umowy o pracę należy sporządzić na piśmie i jak wspomniałam powyżej musi zawierać podanie przyczyny wypowiedzenia i uzasadnienie. Musi również zawierać pouczenie pracownika o możliwości odwołania się od wypowiedzenia do właściwego sądu pracy.

Wręczenie wypowiedzenia

Pracodawca może wręczyć wypowiedzenie osobiście, wysłać pocztą lub przesłać za pośrednictwem e-maila. W przypadku wysłania wypowiedzenia e-mailem, pracodawca musi je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wypowiedzenie umowy o pracę nie wymaga zgody pracownika, ale warto uzyskać pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się z nim. Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą, gdy dotrze do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Brak podpisu pracownika pod wypowiedzeniem nie oznacza, że jest ono nieważne.

Najczęstsze błędy przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony

Jednym z najczęstszych błędów przy wypowiadaniu umowy na czas nieokreślony jest brak odpowiedniego uzasadnienia. Przy formułowaniu uzasadnienia należy pamiętać, że przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna. Zbyt ogólne wskazanie przyczyny może doprowadzić do przegranej w sądzie. Do zbyt ogólnie sformułowanych przyczyn należą m.in. niespełnienie oczekiwań czy niewłaściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych bez wskazania konkretnych uchybień.

Czy trzeba oferować inne stanowisko?

Pracodawca zwalniając pracownika nie ma obowiązku oferować mu innego stanowiska. Natomiast jeśli w wyniku zmian organizacyjnych nadal jest możliwość zatrudnienia pracownika ale na innym stanowisku, to warto rozważyć taką opcję. Można to zrobić poprzez wypowiedzenie zmieniające, w którym pracownikowi są proponowane nowe warunki.

Kiedy nie możesz zwolnić pracownika – wyjątki i ochrona

Przepisy wprowadzają pewne ograniczenia i w niektórych przypadkach uniemożliwiają lub znacznie ograniczają możliwość zwolnienia pracownika. Najbardziej popularna ochrona dotyczy usprawiedliwionej nieobecności, wieku przedemerytalnego, ciąży, urlopów związanych z rodzicielstwem, działaczy związkowych. Zakres ochrony w poszczególnych przypadkach się różni, dlatego zawsze warto to sprawdzić indywidualnie.

Mam nadzieję, że artykuł okazał się dla Ciebie pomocy. Zapraszam do śledzenia bloga po więcej takich treści.

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny