Nowe uprawnienia PIP: jak uniknąć przekwalifikowania umów cywilnoprawnych na etat?

Jeśli zatrudniasz współpracowników na B2B lub na zleceniach – nadchodzą zmiany, które mogą w kilka dni zamienić ich w pracowników etatowych. I to bez Twojej zgody.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje rewolucyjne zmiany w walce z tzw. umowami śmieciowymi i fikcyjnym samozatrudnieniem. Do Rządowego Centrum Legislacji trafił projekt ustawy, która przyznaje nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy.

Najważniejszą z zapowiadanych zmian jest przyznanie PIP uprawnienia do przekształcania umów cywilnoprawnych w etat decyzją administracyjną. Do stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie wystarczała decyzja okręgowego inspektora pracy – bez udziału sądu.

To ogromna zmiana, ponieważ do tej pory PIP mógł jedynie wnieść pozew. Teraz decyzja PIP będzie działała natychmiastowo, a skutki finansowe i prawne poniesie pracodawca już od dnia jej wydania.

Dlaczego to tak istotne dla przedsiębiorców i HR?

Zmiany przede wszystkim dotkną firm, które korzystają z elastycznych modeli współpracy takich jak B2B, kontrakty, zlecenia. 
Można przypuszczać, że  pod lupę trafią branże: IT, sektor kreatywny, medyczny i managerski – czyli te, w których granica między współpracą a etatem często bywa płynna.

W praktyce oznacza to, że kontrola PIP może zakończyć się natychmiastowym przekwalifikowaniem umowy i obowiązkiem zapłaty zaległych składek, podatków i świadczeń.

Z niniejszego artykułu dowiesz się co zrobić, żeby przygotować się na planowane zmiany i uniknąć przekwalifikowania umów.

Nowe uprawnienia PIP – co się zmienia

Według projektu ustawy PIP zyska nowe uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych o istnieniu stosunku pracy, gdy strony zawarły umowę cywilnoprawną w warunkach typowych dla etatu (art. 22 kp).

Decyzja okręgowego inspektora pracy będzie natychmiast wykonalna, a więc  już w momencie wydania decyzji strony umowy cywilnoprawnej stają się pracodawcą i pracownikiem. W związku z tym nowy pracodawca będzie musiał od razu wypełnić szereg obowiązków.

Odwołanie od decyzji nie wstrzymuje jej wykonania. Może się więc zdarzyć, że strony umowy wykonają wszystkie obowiązki związane z przekwalifikowaniem umowy, a następnie sąd uchyli decyzję. Ustawa nie określa jak wygląda postępowanie w takiej sytuacji i kto ponosi koszty niezasadnego przekwalifikowania umowy.

Na co PIP zwróci szczególną uwagę

PIP  będzie przede wszystkim badać, czy współpraca nie spełnia cech stosunku pracy z art. 22 kodeksu pracy. A więc:

• podporządkowanie: czy wykonawca działa według poleceń i kontroli pracodawcy (co jest typowe dla etatu); a przypadku umowy cywilnoprawnej nie występuje stały nadzór nad wykonywaniem umowy. Osoba współpracująca na tej podstawie ma swobodę w organizacji swojej pracy;
• miejsce wykonywania pracy:  pracownik ma świadczyć pracę w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę lub ustalonym wspólnie z pracodawcą. Osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej może swobodnie decydować o miejscu wykonywania pracy;
• czas pracy: w przypadku umowy o pracę to pracodawca decyduje o czasie pracy. W umowach cywilnoprawnych wybór godzin pracy zależy w znacznym stopniu od wykonawcy;
• odpowiedzialność: pracownik ponosi bardzo ograniczoną odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę, zaś osoba na umowie cywilnoprawnej odpowiada w pełni za szkody;

• korzystanie z narzędzi i zasobów firmy: czy współpracownik ma swój sprzęt czy korzysta ze sprzętu firmowego;

• charakter wynagrodzenia: stałe, miesięczne czy godzinowe;

• jak współpraca wygląda w praktyce, jaka umowa łączyła strony wcześniej, czy wszyscy realizują te same zadania na podstawie tych samych umów.

Pamiętaj, że nawet dobrze napisana umowa nie wystarczy – decyduje praktyka współpracy.

Jak będzie wyglądała kontrola PIP

Kontrole mogą być wszczynane z urzędu,  po otrzymaniu informacji o możliwych naruszeniach, w wyniku informacji przekazanych przez ZUS czy konkurencję.

Pamiętaj, że inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole o każdej porze dnia i nocy bez wcześniejszego powiadomienia. Przed rozpoczęciem kontroli inspektor pracy powinien okazać legitymację służbową i upoważnienie do jej przeprowadzenia.

Miejsce kontroli

Projekt ustawy zakłada zmiany dotyczące miejsca przeprowadzania kontroli. Do tej pory PIP przeprowadzał kontrole w siedzibie kontrolowanego podmiotu, w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych.  Poszczególne czynności kontrolne mogły być wykonywane także w siedzibie PIP. Nowe przepisy wprowadzają możliwość przeprowadzenia kontroli w sposób zdalny, jeśli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny. To oznacza, że kontrola może odbyć się częściowo zdalnie – np. poprzez przesyłanie dokumentów elektronicznie, co przyspieszy postępowanie, ale utrudni przygotowanie się firmie.

Przebieg kontroli

Podczas kontroli inspektor jest upoważniony do podejmowania wszelkich działań związanych z zakresem kontroli, który został wskazany w upoważnieniu. Inspektor ma prawo m.in. swobodnie przemieszczać się po obiektach kontrolowanego, przeglądać dokumenty, przeprowadzać oględziny czy żądać pisemnych i ustnych informacji od kontrolowanego, pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

W trakcie kontroli inspektorzy starają się ustalić, czy u kontrolowanego podmiotu nie dochodzi do naruszeń oraz wykryć ewentualne nieprawidłowości. W przypadku kontroli istnienia stosunku pracy inspektorzy badają, czy dana umowa cywilnoprawna nie spełnia cech stosunku pracy. Warto zaznaczyć, że o istnieniu stosunku pracy nie decyduje nazwa umowy lub jej zapisy, ale jak jest realizowana w praktyce. W związku z tym inspektorzy będą m.in. badać:

• podporządkowanie danej osoby – pracodawca sprawuje nadzór nad pracownikiem
• stały czas i miejsce wykonywania pracy – elementy charakterystyczne dla stosunku pracy
• organizację pracy – czas pracy pracownika organizuje pracodawca
• korzystanie z narzędzi pracodawcy – pracodawca zapewnia pracownikowi narzędzia pracy oraz przestrzeń do jej wykonywania
• wynagrodzenie o stałym charakterze – charakterystyczny element stosunku pracy
• odpowiedzialność za wykonywane zadanie – pracownik ponosi ograniczoną odpowiedzialność.

Protokół pokontrolny

Wyniki kontroli powinny być odpowiednio udokumentowane. W związku z tym inspektor pracy sporządza protokół, w którym przedstawia wszystkie ustalenia kontroli. W razie niestwierdzenia uchybień protokół może zostać zastąpiony notatką urzędową. Według planowanych zmian protokół będzie mógł zostać sporządzony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nowe przepisy wyłączają konieczność podpisania protokołu osobę reprezentującą kontrolowany podmiot. Protokół będzie podpisywany tylko przez inspektora pracy. Kontrolowany podmiot będzie miał 7 dni od dnia przedstawienia protokołu na zgłoszenie zastrzeżeń.

Decyzja o ustaleniu stosunku pracy

W przypadku ustalenia istnienia stosunku pracy okręgowy inspektor pracy będzie mógł skorzystać z uprawnienia do wydania decyzji. Rozstrzygnięcie decyzji będzie zawierało:

• rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę;
• datę zawarcia umowy o pracę i datę rozpoczęcia pracy;
• rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wymiar czasu pracy;
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Odwołanie od decyzji będzie można wnieść do Głównego Inspektora Pracy za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, który wydał decyzję, w terminie 7 dni od doręczenia decyzji. Strona niezadowolona z rozstrzygnięcia GIP będzie mogła wnieść odwołanie do rejonowego sądu pracy w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji GIP.

Decyzja okręgowego inspektora pracy podlega natychmiastowemu wykonaniu, w związku z czym wniesienie odwołania nie wstrzymuje jej wykonania.

Ryzyka związane z przekwalifikowaniem umów B2B lub zleceń

Z przekształceniem umowy cywilnoprawnej w stosunek pracy wiąże się szereg ryzyk, m.in. finansowych, prawnych, operacyjnych czy wizerunkowych. Należy podkreślić, że konsekwencje przekwalifikowania umowy będą obciążały nie tylko pracodawcę, ale także pracownika.

Obowiązki po stronie pracodawcy po decyzji PIP

Decyzja PIP podlega natychmiastowemu wykonaniu. Oznacza to, że pracodawca powinien niezwłocznie zrealizować obowiązki wynikające z przepisów kodeksu pracy, w szczególności dotyczące:

• naliczania i wypłaty wynagrodzenia;
• prowadzenia dokumentacji pracowniczej;
• innych uprawnień pracowniczych np. urlopów;
• odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od bieżącego wynagrodzenia;
• zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego;
• naliczenia i odprowadzenia bieżących składek ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ryzyka finansowe

Konsekwencje finansowe związane z ustaleniem stosunku pracy w głównej mierze dotkną pracodawców, którzy będą musieli  np.:

• opłacić zaległe składki ZUS do pięciu lat wstecz;
• zapłacić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych;
• uregulować należności związane ze stosunkiem pracy takie jak premie, nagrody, wynagrodzenie, etc.

Poza tym pracodawcom grożą kary za zawarcie umowy cywilnoprawnej, gdy powinna zostać podpisana umowa o pracę. Projekt ustawy zakłada zwiększenie tych kar. Według nowych przepisów mają one wynosić od 2 tys. zł do nawet 60 tys. zł.

Ryzyka finansowe związane z ustaleniem stosunku pracy dotyczą również osób zatrudnionych na B2B, które były opodatkowane ryczałtem lub podatkiem liniowym. W związku z tym, że decyzja o ustaleniu stosunku pracy działa wstecz, będą one musiały dokonać rozliczeń podatkowych z urzędem skarbowym w związku z przejściem na skalę podatkową.

Ryzyka prawne

W związku z ustaleniem stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany respektować roszczenia i prawa pracownicze wynikające z kodeksu pracy. Przede wszystkim nowy pracownik zyska prawo do urlopu i ekwiwalentu za zaległy urlop. Poza tym pracodawca będzie musiał rozliczyć ewentualne nadgodziny. Strony umowy zostaną objęte ustawowym okresem wypowiedzenia, a pracodawca będzie miał mniejszą swobodę rozwiązywania umów ze względu na obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia.

Poza tym pracodawca będzie musiał prowadzić dokumentację pracowniczą, objąć pracownika regulacjami wewnętrznymi, skierować pracownika na badania medycyny pracy oraz zapewnić szkolenie BHP.

Poważne ryzyka prawne powstaną po stronie pracownika i pracodawcy współpracujących wcześniej na podstawie B2B na gruncie rozliczeń VAT. Zmiana podstaw współpracy spowoduje, że faktury wystawione przez nowego pracownika (dawnego współpracownika) w praktyce okażą się „puste”, a ich ujęcie i rozliczenie przez rzekomego pracodawcę będzie nieprawidłowe. W związku z tym powstanie konieczność wykonania stosownych korekt faktur VAT, żeby nie narazić się na zarzuty oszustwa podatkowego.

Ryzyka wizerunkowe

W przypadku licznych przekształceń umów cywilnoprawnych w etat firma ponosi również ryzyko wizerunkowe. Ujawnienie rzekomych nieprawidłowości może skutkować utratą zaufania kontrahentów. Grozi to również złą renomą na rynku pracy i problemami z rekrutacją oraz employer brandingiem. Ustalanie stosunków pracy na pewno stanie się głośnym tematem medialnym, co spowoduje ryzyko strat wizerunkowych na szerszą skalę w przypadku nagłośnienia tematu oraz konieczność podejmowania działań naprawczych.

Ryzyka operacyjne

Z ustaleniem stosunku pracy wiążą się liczne ryzyka operacyjne, które będą wymagały znacznych nakładów finansowych, czasowych i organizacyjnych. Ryzyka pojawią się już na etapie przygotowania do planowanych zmian. Pracodawcy chcący uniknąć strat wizerunkowych i ryzyka ustalenia stosunku pracy, będę musieli przeprowadzić weryfikację obecnych modeli współpracy oraz ponieść koszty restrukturyzacji modeli, które spełniają cechy stosunku pracy. Będzie się to wiązało nie tylko z koniecznością spełnienia licznych obowiązków prawnych, ale również przygotowaniem organizacji na nadchodzące zmiany, przeszkoleniem działów HR oraz wdrożeniem odpowiednich rozwiązań technicznych i systemowych.

Jak się przygotować na planowane zmiany?

Największy błąd firm to czekać na kontrolę, zamiast sprawdzić ryzyka wcześniej.
Poniżej znajdziesz praktyczne kroki, które warto wdrożyć już teraz:

• Przeprowadź audyt umów B2B i zleceń – sprawdź, czy nie mają cech etatu.
• Zweryfikuj praktykę współpracy – podległość, raportowanie, miejsce i czas pracy, komunikacja, inne osoby, które wykonują podobne zadania.
• Opracuj jasne kryteria rozróżnienia form współpracy (autonomia, ryzyko gospodarcze, samodzielność).
• Wprowadź checklisty compliance pomagające HR-owi klasyfikować współpracę i zawierać odpowiedne umowy.
• Przygotuj uzasadnienia biznesowe dla każdej elastycznej formy współpracy.
• Zadbaj o prawidłowe postanowienia w umowach i dokumentowanie zadań.
• Przeszkol liderów, kierowników i działy HR – jak nie tworzyć pozorów etatu.
• Zadbaj o odpowiednie nazewnictwo w umowach cywilnoprawnych i unikanie sformułowań charakterystycznych dla stosunku pracy, tj. urlop.
• Konsultuj z prawnikiem zmianę formy współpracy.

Jak przygotować się na kontrolę PIP?

Najlepszym przygotowaniem na kontrolę PIP jest regularne dbanie o przestrzeganie wymogów prawnych. Mogą się do tego przydać działania wymienione we wcześniejszym akapicie. Gdy już dojdzie do kontroli najlepiej zachować spokój i zadbać o dobrą współpracę z inspektorem. Kontrolowany podmiot powinien zapewnić inspektorowi pracy odpowiednie warunki i środki, które pozwolą na sprawne przeprowadzenie kontroli.

Jeśli Twoja firma opiera się na elastycznych modelach zatrudnienia (np. B2B, zlecenia, kontrakty), warto przygotować dokumenty potwierdzające faktyczny charakter współpracy: raporty, korespondencję, ewidencje zadań.
W kontaktach z inspektorem zachowaj spokój, udzielaj tylko niezbędnych informacji i trzymaj się faktów.

Kontrola kończy się zazwyczaj protokołem, do którego można wnieść zastrzeżenia w terminie 7 dni. PIP ma prawo wydawać decyzje zawierające nakazy lub zakazy określonych działań. Kontrolowany podmiot, który nie zgadza się z decyzją może wnieść od niej odwołanie do okręgowego inspektora pracy w terminie 7 dni. Od decyzji o ustaleniu stosunku pracy odwołanie będzie przysługiwało do Głównego Inspektora Pracy za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy. W razie podtrzymania decyzji przez PIP można wnieść odwołanie do sądu.

Podsumowanie i rekomendacja

Przyznanie PIP prawa do wydawania decyzji o istnieniu stosunku pracy to rewolucja na rynku pracy, która prawdopodobnie mocno zmieni polski rynek pracy.

Najlepszym zabezpieczeniem jest wcześniejszy audyt form współpracy i przygotowanie wewnętrznych procedur oraz wytycznych. 

W Law First pomagam firmom przeprowadzać audyty umów B2B i zleceń, przygotowuję  raporty i gotowe rekomendacje zmian.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje umowy są bezpieczne  – napisz do mnie i umów konsultację.

Dlaczego warto działać teraz

• zmiany maja obowiązywać już od 2026 r.;

• decyzje PIP będą działać natychmiastowo;

• koszty błędów mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych.

Polecam również inne artykuły dotyczące elastycznych form współpracy i kontroli PIP:

Przekwalifikowanie umów B2B w umowy o pracę

Co robi PIP i jak przygotować swoją firmę na kontrolę?

Zakaz konkurencji w umowie B2B z programistą Dowiedz się jak uniknąć problemów

Pozdrawiam,

Irena Pacholewska-Urgacz

radca prawny