Dzisiejszy rynek pracy dynamicznie się zmienia i niesie ze sobą nowe wyzwania dla pracodawców. Jednym z nich jest problem z ochroną informacji mających znaczną wartość dla pracodawcy. Obecnie występują rozwiązania technologiczne, które umożliwiają znacznie łatwiejsze i sprawniejsze pozyskiwanie oraz powielanie informacji. Poza tym obserwowana duża rotacja pracowników powoduje, że informacje rozchodzą się szybciej i w mniej kontrolowany sposób. Wpływa to na problemy z zachowaniem poufności.
W związku tym pracodawcy coraz częściej decydują się zadbać o swoje interesy i zabezpieczyć się przed wypłynięciem na zewnątrz cennych informacji. Na szczęście istnieje wiele rozwiązań prawnych, które ułatwiają im to zadanie i pomagają zminimalizować ryzyko ujawnienia wartościowych informacji.
Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli interesujesz się tematem zobowiązania pracowników do zachowania poufności. Dowiesz się z niego jak prawo zabezpiecza interesy pracodawców oraz co zrobić, żeby zapewnić swojej firmie pełną ochronę.
Pracownik ma prawny obowiązek zachowania poufności
Na wstępie warto zaznaczyć, że prawo chroni nawet tych pracodawców, którzy nie wprowadzili dodatkowych mechanizmów ochrony poufności. Na podstawie art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy pracownik ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca nie musi w tym zakresie zawierać dodatkowych umów czy klauzul, bo pracownik jest do tego zobowiązany prawnie, natomiast oczywiście takie działanie jest zalecane (o czym możesz przeczytać w dalszej części). Warto w umowie doprecyzować, o jakich informacjach mowa.
Warto podkreślić, że ustawowy obowiązek zachowania poufności obejmuje pracownika tylko w trakcie trwania stosunku pracy. Po ustaniu zatrudnienia obowiązek zachowania poufności na podstawie kodeksu pracy przestaje wiązać pracownika – ponieważ po prostu przestaje on być pracownikiem.
Obowiązek zachowania poufności a tajemnica przedsiębiorstwa
Kodeks pracy to jednak nie jedyna możliwa podstawa ochrony informacji. Uregulowana w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób. Osoba uprawniona do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi powinna podjąć działania w celu utrzymania ich poufności, aby podlegały ochronie na gruncie ustawy.
W praktyce oznacza to, że właściwe zabezpieczenie informacji będzie decydowało o tym, czy w ogóle będą one podlegały ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa. A zatem najważniejsze, aby realnie takie działania podjąć. W przeciwnym razie pracodawca traci możliwość powoływania się na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.
Obowiązek zachowania poufności – dobre praktyki
Już wiesz, że pracownik ma prawny obowiązek zachowania poufności. Pomimo tego warto rozważyć dodatkowe rozwiązania, które jeszcze bardziej zabezpieczą Twoje interesy.
W związku z tym warto doprecyzować jakie informacje podlegają ochronie i są objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Pracodawca może to zrobić w umowie o prace, odrębnej umowie o zachowaniu poufności lub w regulaminie pracy.
Oczywiście poza samymi umowa również ważne jest podjęcie konkretnych działań mających na celu zabezpieczenie danych informacji np. stosowanie zabezpieczeń dostępu do poszczególnych danych, określenie poziomów dostępu dla różnych grup pracowników itp.)
Zakaz konkurencji
Pracodawca ma możliwość dodatkowo zabezpieczyć swoje interesy podpisując z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji. Jej postanowienia mają na celu zobowiązanie pracownika o niepodejmowania działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy. Zakaz konkurencji może obejmować pracownika w trakcie trwania zatrudnienia, ale także przez określony czas po jego ustaniu. W kontekście ochrony informacji poufnych duże znaczenie maja właśnie umowy po zakończeniu współpracy.
Pracodawca może wprowadzić zakaz konkurencji tylko poprzez zawarcie odpowiedniej umowy z pracownikiem. Umowa o zakazie konkurencji jest odrębną umową od umowy o pracę. Nie trzeba jej jednak umieszczać w osobnym dokumencie, jeśli jej postanowienia można wyodrębnić z treści umowy o pracę. Umowa o zakazie konkurencji dla swojej ważności wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Pracodawca nie może zmusić pracownika do podpisania umowy o zakazie konkurencji. Jednak odmowa pracownika w tym zakresie może rodzić poważne wątpliwości co do jego intencji. W związku z tym pracodawca może wypowiedzieć pracownikowi umowę z powodu odmowy podpisania zakazu konkurencji.
Co powinna zawierać w umowie o zakazie konkurencji?
W każdej umowie o zakazie konkurencji należy wskazać zakres zakazu konkurencji oraz terytorium, na którym obowiązuje zakaz. W umowie o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia należy umieścić dodatkowe postanowienia dotyczące m. in. odszkodowania czy okresu obowiązywania. Umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy może być nieodpłatna, a czas jej trwania jest wyznaczony okresem zatrudnienia.
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
Umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy nie powinno zawierać jednak ze wszystkimi pracownikami. Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca może zawrzeć tę umowę tylko z pracownikiem, który miał dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę. To do pracodawcy należy decyzja, które informacje są „szczególnie ważne” z punktu widzenia jego interesów.
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia wiąże się z koniecznością zapłaty odszkodowania. W związku z tym warto pamiętać o odpowiednim doborze pracowników do zawarcia umowy o zakazie konkurencji. Zawarcie takiej umowy ze zbyt dużą ilością pracowników może się wiązać z wysokimi kosztami.
W umowie dotyczącej zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia należy określić czas trwania zakazu oraz ustanowić odszkodowanie. Warto również umieścić karę umowną, która ułatwi pracodawcy dochodzenie roszczeń od byłego pracownika. Czas trwania umowy o zakazie konkurencji powinien być adekwatny do zakresu zakazu i nie może być zbyt długi. Zakaz zazwyczaj wynosi od pół roku do dwóch/trzech lat. Minimalne odszkodowanie należne pracownikowi zostało określone w kodeksie pracy i wynosi nie mniej niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Pracodawca i pracownik mogą oczywiście ustalić w umowie wyższe odszkodowanie.
Przykład: Jeśli zakaz konkurencji wynosi dwa lata to odszkodowanie liczy się na podstawie wynagrodzenia, które pracownik otrzymał przez ostatnie dwa lata przed ustaniem zatrudnienia.
W obliczu dynamicznie zmieniającego się rynku pracy warto zadbać o swoje interesy. Dodatkowe zabezpieczenie zachowania poufności to dobre rozwiązanie, które chroni nie tylko pracodawcę, ale cały zakład pracy. Pamiętaj też, że warto już na początku współpracy rozważyć zawarcie odpowiednich umów – potem może to być znacznie trudniejsze.
Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci podjąć dobre decyzje dla Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie zapraszam do kontaktu.
Zachęcam Cię również do zapoznania się z innymi moimi artykułami dotykającymi tej tematyki: